Administrer sager


Opret en ny sag

  1. I båndet, klik Sag for at åbne en ny sagsdetaljeside.
  2. I den nye sagsdetaljeside, udfyld de påkrævede felter.
  3. I båndet, klik Gem for at oprette sagen. Detaljesiden for den nye sag forbliver åben i browseren.


Opret en ny sag ud fra en skabelon

Du kan oprette sagsskabeloner med forskellige sagstyper og egenskaber.

For at kunne oprette sager ud fra en skabelon skal en eller flere sagsskabeloner være defineret på serveren. .

  1. I båndet, klik Sag.
    • Hvis det kun er standardskabelonen, der findes på serveren, åbner en ny sagsdetaljeside, der er baseret på en standardskabelon.
    • Hvis mere end en sagskabelon er oprettet på serveren, vises en liste med tilgængelige sagsskabeloner. Vælg en sagsskabelon fra listen. En ny sagsdetaljeside vil åbne på baggrund af den valgte skabelon.
  2. I den nye sagsdetaljeside, udfyld de påkrævede felter.
  3. I båndet, klik Gem for at oprette sagen på baggrund af den sagsskabelon. Detaljesiden for den nye sag forbliver åben i browseren.


Opret en ny undersag

Du kan oprette en ny sag og automatisk tilføje den som en undersag på en anden eksisterende sag (oversagen) eller du kan gøre en eksisterende sag til en undersag eller andre eksisterende sager.

Opret en ny undersag.

  1. Åbn detaljesiden for den sag, som du vil oprette en ny undersag for.
  2. Fra detaljefanerne på oversagens detaljeside, vælg fanen Undersager1.
  3. På detaljefanen Sager:
    • Klik Sager og vælg derefter en sagsskabelon for at oprette en ny undersag på baggrund af en skabelon
      - eller -
    • Klik Sager for at oprette en ny undersag, der ikke er baseret på en sagsskabelon.
      I begge situationer åbnes en ny detaljeside.
  4. I den nye sagsdetaljeside, udfyld de påkrævede felter.
  5. I båndet, klik Gem for at oprette sagen som en undersag på sagen i sagsdetaljesiden. Detaljesiden for den nye undersag vil forblive åben i browseren.

1Hvis detaljefanen Sager eller ikke vises i detaljebåndet, kan du vise dem, se Administrer faner.

Tilføj en eksisterende sag som en undersag

Se Tilføj eller fjern over- eller undersager.

Klik Opdater for at opdatere fanens indhold.


Rediger en sag

Du kan redigere oplysninger på en sag, indtil sagen afsluttes. Hvis du har behov for at redigere en afsluttet sag, skal du genåbne sagen.

  1. Åbn den sag, du vil redigere.
  2. Klik i feltet, du vil redigere.
  3. Foretag dine ændringer. Se også Om felter på sagsdetaljesiden.
  4. Klik Gem.

    5. Du kan også redigere nogle felter, når sagen vises i en liste. Se Rediger et element fra en liste.


Afslut en sag

  1. Åbn den sag, du vil afslutte.
  2. I båndet, klik Luk.

    3. Vigtigt:  

    • Du kan ikke føje nye dokumenter eller parter til en afsluttet sag.
    • På en afsluttet sag kan du kun redigere Påmindelser, Sagsbehandler, Ansvarlig enhed, Læseadgang og Bevaringskode. Genåbn denne sag for at redigere andre felter.
    • Når du lukker en sag, vil du få vist bevaringsdatoen. Datoen er beregnet ud fra sagens bevaringspolitik.


Genåbn en afsluttet sag

  1. Åbn den sag, du vil genåbne.
  2. I båndet, klik Genåbn for at genåbne sagen og rydde feltet Afsluttet data.


Kopiér en eksisterende sag

Du kan kopiere en eksisterende sag og genbruge dens indhold til en ny sag. Fra den oprindelige sag, kan du kan kopiere valgte henvisninger, såsom sagsparter, sagshenvisninger, sagsoplysninger, dato og sagslister fra brugerdefinerede sagstyper. Du kan ikke vælge hvilke specifikke henvisninger, du vil kopiere. Hvis du vælger at kopiere sagshenvisninger, kopieres alle sagshenvisninger.

  1. Åbn den sag, du vil kopiere.
  2. I båndet, klik Kopiér for at åbne formularen Kopiér sag.
  3. Vælg de henvisninger, som du vil kopiere fra den oprindelige sag, og udskift eventuelt sagsgruppen eller undersagsgruppen.
  4. Klik Kopiér for at oprette en ny sag, der består af indhold fra den oprindelige sag. Den nye sag åbner i en ny fane. Du kan finde en henvisning til den oprindelige sag på detaljesiden Sagshenvisning. Værdien i feltet Rolle er Original.

    5. Vigtigt:  

    • Hvis en kontakt fra en oprindelig sag ikke længere findes i databasen, kopieres denne kontakt ikke til den nye sag.
    • Hvis du kopierer en sag, der indeholder datoer tilbage i tiden, for eksempel en slut dato, der er passeret, vil disse datoer ikke blive kopieret til datofelterne på den nye sag.

    • Hvis du kopierer en afsluttet sag, vil felterne Afsluttet dato og Planlagt afslutningsdato på den nye sag være tomme.

  5. Foretag eventuelt ændringer på den nye sag, og klik Gem.

 

Se en sags livscyklus

Livscyklusen viser sagens fremdrift, siden den blev oprettet. Dette betyder, at du kan se:

  • Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret.
  • Hvornår sagsbehandleren blev ændret.
  • Hvornår sagen blev afsluttet.
  • Hvornår sagen blev genåbnet.
  1. Åbn den sag, som du vil se livscyklus for.
  2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus.


Rediger sagstilstand

Sagstilstanden viser for eksempel, om en sag er ny, afventende eller arkiveret.

  1. Åbn den sag, som du vil redigere sagstilstanden for.
  2. Klik i feltet Tilstand, og vælg en tilstand fra listen, for eksempel Afventende.
  3. Klik Gem.


Send et link til en sag i en mail

Du kan sende et link til en sag i en mail.

Forudsætninger:  

  • Du skal have installeret WorkZone for Office.
  • Modtageren skal have adgang til WorkZone Client for at se sagen.
  1. Åbn den sag, du vil generere et link til i din mail.
  2. I båndet, klik Del > I Mail > Link for at åbne en ny mail i Microsoft Outlook, der automatisk indeholder et link til sagen i WorkZone Client.
  3. I mailen, tilføj en modtager og klik Send.

Kopiér en sag til udklipsholderen

Du kan kopiere linket til en sag i WorkZone Client og, for eksempel, indsætte det i et dokument.

  1. Åbn detaljesiden for en sag, du vil kopiere til din udklipsholder, eller vælg den fra en liste.
  2. I båndet, klik Del > Kopier til udklipsholder.
  3. Indsæt linket, for eksempel i et dokument.


Åbn en sag med Windows Stifinder

Du kan åbne en sag som en mappe i Windows Stifinder, og se dens indhold. Se WorkZone Explorer Brugervejledning.

WorkZone Explorer skal være konfigureret og aktiveret.

  1. Åbn den sag, som du vil åbne med Windows Stifinder, eller vælg sagen fra en liste.
  2. I båndet, klik Stifinder for at åbne den valgte sag som en mappe i Windows Stifinder. Hvis du bruger en sagsliste, kan du også højreklikke sagen i listen og vælge Stifinder.

Grundet sikkerhedsmodellen for Google Chrome og Microsoft Edge Chromium, åbnes Windows Stifinder ikke automatisk, når du klikker knappen Stifinder. I stedet, skal du åbne Windows Stifinder manuelt og derefter trykke CTRL+V i adresselinjen for at åbne stifinderen for den aktive sag.
Linkadressen til den aktive sag kopieres automatisk til din udklipsholder, når du klikker knappen Stifinder.

Hvis du bruger Microsoft Edge som browser, skal du være logget ind på WorkZone IdentityServer for at aktivere integration med Windows File Explorer. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Forbliv logget på, når du logger ind, behøver du ikke logge in igen. Den vedvarende bevaring af cookies kan dog udløbe, hvorefter det bliver nødvendigt at logge ind manuelt igen.

Hvis WorkZone Explorer er deaktiveret, vil knappen Stifinder ikke vises uafhængigt af hvilken webbrowser, der bruges. WorkZone Explorer kan aktiveres og deaktiveres af en systemadministrator i WorkZone Configurator > Global > Feature Settings > Client > Explore.

 

Udskriv sagsdokumenter

Du kan udskrive sagsdokumenterne til en PDF-fil og gemme den på en sag og på din lokale disk. PDF-filen vil indeholde de valgte dokumenter og eventuelt metadata.

For at oprette en PDF-fil skal WorkZone PDF Engine installeres.

Hvis du har behov for at udskrive bilag uden deres hoveddokumenter, kan du gøre dette på detaljefanen Alle hoveddokumenter og bilag eller på den brugerdefinerede fane, der er konfigureret til kun at vise bilag.

  1. Åbn sagsdetaljesiden.

  2. For at udskrive sagsdokumenter, klik Udskriv i båndet og derefter vælg Udskriv i listen,

    - Eller -

    På enhver dokumentdetaljefane (for eksempel Dokumenter), vælg mindst et dokument og klik Udskriv på detaljebåndet.

    For at oprette en brugerdefineret dokumentfane, skal du følge instruktionerne i afsnittet Gem en søgning som en brugerdefineret detaljefane.

  3. I dialogboksen Udskriv sag, skal du vælge de dokumenter, som du vil have med i en PDF-fil fra listen i venstre side. Udvid Avanceret søgning for at finde bestemte dokumenter. Bemærk, at dokumenter uden en tilknyttet sag ikke kan inkluderes i en PDF-fil, og de vises ikke.
  4. Klik på for at flytte de valgte dokumenter til listen i højre side. Kun dokumenter fra listen i højre side inkluderes i PDF-filen. Træk og slip dokumenter for at placere dem i den rækkefølge, som du vil have dem vist i, i PDF-filen.

    5. Klik på knappen Tilføj arkiveret for at flytte arkiverede hoveddokumenter med deres bilag (som ikke nødvendigvis er arkiverede) til listen i højre side.

  5. Klik eventuelt på fanen Avanceret, og juster indstillinger for PDF-filen:
    • Skabelon - Vælg en skabelon til en PDF-fil. Forsiden indeholder metadata på sagen, parterne og dokumenterne.
      • En sag med parter og dokumenter - indeholder metadata over sagen, dokumenter og parter og valgte dokumenter.
      • Aktindsigt, udskrift af sagens dokumenter - Indeholder metadata for sagen, dokumenter og parter og udvalgte dokumenter.
      • Rapport uden en forside - Indeholder kun valgte dokumenter.
    • Titel - Angiv et navn på den nye PDF-fil.

      • Angiv type, gruppe, sagsbehandler, brevdato, dokumenttilstand og klassificering på denne fane for PDF-filen.

  6. Markér afkrydsningsfeltet Medtag dokumentindhold for at føje dokumentets indhold til rapporten. Hvis afkrydsningsfeltet Medtag dokumentindhold ryddes, vil rapporten kun bestå af en liste over dokumenter uden indhold.

  7. Du kan markere afkrydsningsfeltet Medtag dokumentforside for at indsætte en forside på hvert dokument, så der kan skelnes mellem dem.
  8. I gruppen Konfigurer udskrivningsparametre for sagsdokumenter angiv om kommentarer og noter skal inkluderes i Word-, Excel-, PowerPoint-, og PDF-dokumenter for rapporten samt vise, acceptere eller afvise eventuelle ændringer, der er foretaget i Word- eller Excel-dokumenter. Du kan også angive om eventuelle PDF-formularer i rapporten skal udlignes.
  9. Klik Udskriv og gem for at oprette en PDF, der kan vil gemmes på sagen, eller klik Udskriv for enten at åbne den direkte, eller gem den på dit lokale drev.


Slet en sag

Første gang man sletter en sag, flyttes den til papirkurven. Sagen vil ikke være synlig i almindelige lister, men den fjernes ikke fra databasen og den kan gendannes om nødvendigt.

Du kan konfigurere WorkZone til automatisk at flytte en sag eller et dokument til papirkurven, når den definerede bevaringsperiode for sagen eller dokumentet udløber. Parametret for automatisk sletning indstilles for hver bevaringsperiode i WorkZone Configurator  > Retention > Retention Policies.

Vigtigt:

  • Du kan ikke slette en skrivebordssag.
  • Du kan ikke slette en sag, der har dokumenter. For at kunne flytte sagen til papirkurven skal du flytte sagens dokumenter til papirkurven. Sagens dokumenter skal ligeledes slettes permanent, hvis sagen skal slettes permanent.

  • For nogle sager, kræves der en bestemt opdateringskode, hvis de skal slettes. Kontakt din administrator, hvis du har yderligere spørgsmål.

Flyt en sag til papirkurven

For at flytte en sag til papirkurven skal du have adgangskoden  SOFTDELETE.

Når du sletter en sag, flyttes den til papirkurven. Samtidigt fortsætter det med at eksistere i WorkZone-databasen. Dette gør det muligt at gendanne sagen.

For at slette en sag, skal du gøre følgende:

  1. Åbn detaljesiden for den sag du vil slette.
  2. I hovedbåndet, klik Til papirkurv. Hvis du bruger en sagsliste, kan du også højreklikke sagen i listen og vælge Til papirkurv.
  3. Vælg en årsag fra listen og tilføj en kommentar i feltet Beskrivelse i dialogboksen Slet dokument .
  4. Klik Slet. Sagen flyttes til papirkurven.

På detaljesiderne har slettede sager overstregede titler.

Slet en sag permanent

For at slette en sag permanent, skal du have adgangskoden SOFTDELETE og den adgangskode, der er tilknyttet sagens bevaringspolitik.

Du kan slette sager permanent fra:

  • Listen Papirkurv - Sager;
  • Detaljeside for den slettede sag
  1. Åbn detaljesiden for den slettede sag eller vælg den på en liste. Husk at du kan vælge flere elementer i en liste.
  2. I hovedbåndet, klik Slet og derefter, Ja. Hvis du bruger listen Papirkurv - sager, kan du også højreklikke sagen i listen og vælge Slet.

Sagerne slettes permanent fra WorkZone.

Slet automatisk sager fra papirkurven

WorkZone kan konfigureres af en systemadministrator til automatisk at slette en sag eller et dokument fra papirkurven efter en foruddefineret frist. Fristen er angivet som et antal dage efter sagen eller dokumentet oprindeligt blev slettet (sendt til papirkurven). Elementer, der slettes fra papirkurven, slettes permanent.

Fristen kan defineres for hver bevaringspolitik i feltet Purge period i indstillingerne for bevaringspolitikkerne i WorkZone Configurator Retention > Retention policies.

Sager og dokumenter slettes ikke automatisk fra papirkurven, hvis feltet Purge period er tomt,

Sager også dokumenter, der står til sletning fra papirkurven indeholder en dato i feltet Purge dato i deres respektive lister for papirkurve - Papirkurv - Sager for sager og Papirkurv for dokumenter på fanen Hjem og fanen Papirkurv i sagsdetaljesiden. Hvis feltet Purge dato er tomt, slettes sagen eller dokumentet ikke automatisk fra papirkurven.


Se slettede sager.

Du kan se slettede sager i listen Papirkurv - Sager under Sager i navigationsruden.


Gendan en slettet sag

For at flytte en sag til papirkurven skal du have adgangskoden  SOFTDELETE.

  1. Åbn en sag, du vil gendanne i sagens detaljeside
    - Eller -
    Vælg de slettede sager i listen Papirkurv - Sager.
  2. I båndet, klik Gendan. Hvis du bruger listen Papirkurv - sager, kan du også højreklikke sagen i listen og vælge Gendan.