Låst et dokument for redigering
Du behøver ikke hele tiden at tjekke dokumenter ind og ud manuelt for at forhindre andre brugere i at redigere dine dokumenter, når du arbejder med dem. Når du åbner et Microsoft Office-dokument, vil det automatisk blive låst for redigering af andre WorkZone-brugere.
Når du er færdig med at redigere, vil dokumentlåsen automatisk blive fjernet og andre WorkZone-brugere kan igen åbne og redigere dokumentet.
Når du åbner et Office-dokument (Word-, Excel, PowerPoint- og Visio-dokumenter) i Microsoft Office, vil dokumentet automatisk blive låst for redigering af andre WorkZone-brugere og kun du vil kunne redigere dokumentet.
Dit brugernavn vil blive vist i feltet Låst af i alle dokumentlister, der viser det pågældende dokument samt dato og tidspunkt for hvornår dokumentlåsen udløber i feltet Låsen udløber.
Felterne Låst af, Låsen udløber, Tjekket ud af, og Tjekket ud vises ikke som standard i dokumentlisterne. Du skal redigere listen og tilføje disse felter for at kunne se de tilknyttede feltværdier.
Dokumentlåsen er sat til at udløbe 10 minutter efter dokumentet er blevet åbnet, men låsen vil løbende blive forlænget med 10 minutter så længe det pågældende Microsoft Office-program er åbent. Når du lukker det pågældende Microsoft Office-program, vil dokumentlåsens udløbstid blive ryddet.
Hvis WorkZone ikke registrerer, at Microsoft Office-programmet lukkes (for eksempel hvis netværksforbindelsen fejler, eller hvis Microsoft Office-programmet uventet lukker ned), vil dokumentlåsens udløb ikke blive forlænget og dokumentlåsen vil udløbe.
Når du åbner et Office-dokument (Word-, Excel-, Powerpoint- og Visio-dokumenter) i Microsoft Office, vil felterne Tjekket ud og Tjekket ud af i dokumentlisterne være tomme.
Gem dine ændringer i et dokument
Når du gemmer eventuelle ændringer i dit åbne Microsoft Office-dokument, vil feltet Tjekket ud blive opdateret med dato og tidspunkt for første gang du gemte dine første ændringer og feltet Tjekket ud af vil indeholde dit WorkZone-brugernavn.
Felterne Låst af og Låsen udløber i listen vil indeholde dit WorkZone-brugernavn og dato og tidspunkt for låsens udløb.
Systemet bruger værdierne for dato og klokkeslæt i feltet Tjekket ud til at bestemme om der eksisterer en nyere version af det pågældende Microsoft Office-dokument. Hvis versionering af udkast er slået til i din WorkZone-installation, vil de forskellige dokumentversioner blive vist i detaljefanen for Versioner på dokumentets detaljeside.
Versionering af udkast aktiveres af en systemadministrator i WorkZone Configurator > Document > Draft versioning > Enable draft versioning.
Felterne Tjekket ud og Tjekket ud af vises ikke som standard i dokumentlisten. Du skal redigere listen og tilføje felterne for at få vist deres værdier.
Når du lukker Microsoft Office-programmet, vil dokumentet blive opdateret i WorkZone-databasen og de følgende felter i dokumentlisten ryddes:
- Tjekket ud
- Tjekket ud af
- Låst af
- Låsen udløber
En systemadministrator kan også fjerne en lås fra et dokument i databasen i tilfælde af at en anden bruger skal bruge dokumentet omgående.
Tjek et dokument ind uden en dokumentlås
I sjældne situationer kan det hænde, at et Office-dokument kan være registreret som tjekket ud, men uden en registreret udløbsdato for hvornår låsen udløber.
Dette kan hænde, når dokumenter åbnes for redigering under en opgradering fra en tidligere version af WorkZone (fra før WorkZone 2018.1). Disse dokumenter vil blive opgraderet med en dato i feltet Tjekket ud, men der vil ikke være angivet en dato i feltet Låsen udløber.
Du kan tjekke disse dokumenter ind manuelt ved at klikke Administrer > Tjek ind i båndet på dokumentets detaljeside.
Vigtigt: Hvis du låser et dokument for redigering (dokumentlås), er det ikke det samme som dokumenttilstanden Låst (UL).
Dokumenttilstanden Låst (UL) sættes manuelt af en bruger og bruges til at forhindre redigering af det aktuelle dokument, også fra den bruger, der angav dokumenttilstanden.
Når et dokument låses for redigering, er det en automatisk proces, der kun tillader den bruger, der åbnede dokumentet, at redigere og gemme dokumentet.
Lås dokumenter, der ikke er Office-dokumenter
Hvis du redigerer dokumenter der ikke er Office-dokumenter (for eksempel i almindeligt tekstformat med filtypen '.txt'), vil felterne Låst af, Låsen udløber, Tjekket ud og tjekket ud af ikke blive opdateret og andre WorkZone-brugere vil ikke kunne se om det pågældende dokument har været åbnet. Brugere vil heller ikke få besked, hvis de åbner et dokument, der er åben hos eller under redigering af en anden bruger.
Hvis to eller flere WorkZone-brugere gemmer deres ændringer på det samme dokument, der ikke er et Office-dokument, vil den ændringerne fra den bruger, der gemme sine ændringer sidst, overskrive den anden brugers ændringer.
Hvis du har aktiveret og anvender det avancerede PDF-visningsprogram til at redigere PDF-dokumenter, vil felter Låst af og Låsen udløber blive opdateret når du gemmer dine ændringer i dokumentet.
Felterne Tjekket ud og Tjekket ud af opdateres ikke af det avancerede PDF-visningprogram, heller ikke efter ændringer gemmes.
Se også
