Modtag en F2-rekvisition

Du kan håndtere F2-rekvisitioner ved at bruge arbejdsrutiner, du normalt bruger til at håndtere sager og processer.

F2-rekvisitioner til WorkZone-brugere

Når en F2-rekvisition er afsendt, sker følgende i WorkZone:

• En sag oprettes i WorkZone. Sagen reflekterer formålet med F2-rekvisitionen i sagstitlen og sagsteksten. Dokumenter og anden metadata føjes til sagen ifølge F2-rekvisitionen.

Bemærk:Du kan se rekvisitions-ID'et på fanen Oplysninger på sagen.

• Der startes en faseprocess af typen Minister med forslag til frister og involverede parter.

• F2-detaljer om afsender og kopimodtagere flettes ind i beskrivelserne i følgende steder:

• Beskrivelse af ministerprocessen. Den udvidede fordelingsprocesbeskrivelse, der startes som en del af ministerprocessen arver beskrivelsen fra ministerprocessen. Detaljerne er tilgængelige i fordelingssmarttasken
• Sagstekst på sagen.

Opdaterede rekvisitioner

Hvis en F2-rekvisition er opdateret, opdateres sagen med det tilsvarende rekvisitions-ID:

• Sagstitlen og titlen på faseprocessen opdateres. Teksten i de kantede parenteser i titlen ændres til at passe med det, der er defineret i F2, f.eks: [Ministersvar på henvendelse] Bestilling: Test af ekstern bestilling.
• Sagsteksten og beskrivelsen til ministerprocessen opdateres, hvis de defineres i den opdaterede F2-rekvisition. Bemærk at den udvidede fordelingsproces, der startes som del af en ministerproces, ikke opdateres.
• Fristen for ministerfaseprocessen tilpasses, hvis den opdaterede F2-rekvisition indeholder en ændring på fristen.
• Sagsbehandleren og postkassen, der modtager oplysninger om rekvisitioner får besked i en mail om at F2-rekvisitionen er blevet opdateret.

Annullerede rekvisitioner

Hvis en F2-rekvisition annulleres, vil det følgende ske i WorkZone:

• Ministerfaseprocessen, der startes på en sag med det tilsvarende rekvisitions-ID bliver annulleret.
• Sagsbehandleren og postkassen, der modtager oplysninger om rekvisitioner får en besked om annulleringen af F2-rekvisitionen i en mail.
• Underprocesserne annulleres ikke. Du skal håndtere dem manuelt.

Sagen lukkes ikke. Processer på den sag, der ikke er knyttet til den annullerede F2-rekvisition påvirkes ikke og er fortsat aktiv.

Opgaver og meddelelser i forbindelse med en F2-rekvisition

Du får automatisk en besked om at der er F2-rekvisitionsopgaver, der afventer dine handlinger. Du kan også blive gjort opmærksom på rekvisitioner, som er sendt til andre arbejdsgrupper. Meddelelser om rekvisitioner til andre arbejdsgrupper er blot til information, og de indebærer ikke opgaver for dig.

Når du får tilsendt en F2-rekvisition, bliver du gjort opmærksom på følgende måder:

• Du modtager en smarttask, hvor du bliver bedt om at acceptere rollen som sagsejer. Det betyder, at du, i din arbejdsgruppe, defineres som personen, der skal modtage og bearbejde F2-rekvisitioner, så en rekvisition automatisk deles med dig, når den sendes.
• Du modtager en smarttask, hvor du bliver bedt om at acceptere rollen som bidragyder til sagen. Det betyder, at en af dine kolleger tildeles rolles som ejer på sagen og vedkommende har tilføjet dig som bidragyder på sagen, så du kan komme med input.

Når der sendes en F2-rekvisition til en anden arbejdsgruppe med din arbejdsgruppe som CC, sker følgende:

• Din arbejdsgruppes F2-oplysningspostkasse modtager en smarttask med links til rekvisitionen og sagen.

Håndtering af opgaver fra F2-rekvisitioner

Fra det tidspunkt, hvor der oprettes en sag, og der startes en fordeling, ligner de efterfølgende tilgængelige opgaver de almindelige brugeropgaver i WorkZone Process. Når rekvisitionen skal returneres, kan du følge vejledningen under Returner input til F2.