Faseprocesser


Om faseprocesser

En faseproces er en procestype med mange konfigurationsmuligheder. Din organisation kan have defineret faseprocesser på en anden måde end eksemplerne vist i denne onlinehjælp.

Faser

Faseprocesser kan opdeles i faser. Kolonnen Fase i oversigten Processer viser, hvilken fase en proces er i.

Faser er konfigurerbare og afpasses efter din organisations opsætning.

Eksempel: En proces kan være i en af følgende faser:

  • Distribution

    • Fasen, hvor en proces tildeles en sagsbehandler.

  • Behandling

    • Fasen, hvor en proces undergår sagsbehandling af udvalgte aktører, for eksempel afdelingslederen.

  • Forelæggelse

    • Fasen, hvor en proces gennemses af godkenderne, for eksempel ministeren, og der tages en beslutning.


Start en faseproces

Du kan starte en ny faseproces fra en mail eller folderen Sager & Dokumenter i Outlook, eller fra WorkZone Client. En faseprocess kan for eksempel være et paragraf 20-spørgsmål.

Eksempel:  

  1. Klik på Proces, og vælg en faseprocestype, for eksempel Paragraf 20 proces. For yderligere oplysninger om at starte processer, se Start en ny proces.

    2. Dialogboksen Paragraf 20-spørgsmål åbner.

  2. Indtast en titel i feltet Titel.
  3. Vælg en frist i feltet Frist. Som standard er varigheden 6 arbejdsdage, men dette kan være sat anderledes op i din organisation.
  4. Vælg en godkendelsesfrist i feltet Frist. Dette er fristen for godkendelsesfasen, der som standard har en varighed på 2 dage fra den overordnede frist.
  5. Vælg en prioritet i feltet Prioritet.
  6. Indtast en beskrivelse i feltet Beskrivelse.
  7. Vælg en kontakt, der er ansvarlig for sagen. Klik i feltet Sagsansvarlig, og vælg en kontakt fra listen.
  8. Vælg dokumenter, der skal bruges som henvisninger. Klik i feltet Dokumenthenvisninger og vælg et eller flere dokumenter fra listen.
  9. Vælg kontakter som bidragydere. Klik i feltet Bidragydere, og vælg en kontakt fra listen.
  10. Klik Start. Processen er startet og kan nu ses i oversigten Processer.


Faseprocesser i oversigten Processer

Når du udvider en faseproces, for eksempel Paragraf 20 spørgsmål, vises subprocesserne, i dette eksempel en fordelingsproces.

Dobbeltklik underprocessen for at se dens tilhørende opgaver i Visningsruden.

Når du peger på hvert af faseikonerne, får du et værktøjstip, der viser varighed, frist og oplysninger om afslutning af processen. Desuden, hvis du peger et sted i kolonnen Faser i oversigten, vises et værktøjstip med oplysninger om den aktuelle fase.

Flyt en proces til en anden fase

Hvis du manuelt vil se en faseændring eller flytte fra en manuelt håndteret fase, kan du flytte en proces fra den forrige eller næste fase.

Du kan manuelt rykke frem til den næste fase eller tilbage til den forrige fase i en aktiv proces i Procesoversigten.

Hvis du rykker proces frem til den næste fase, sættes relaterede subprocesser og opgaver i gang.

Hvis du rykker en proces frem til efter den sidste fase i processen, afsluttes processen, men alle subprocesser er stadig i gang.

Hvis du rykker tilbage til den tidligere fase, sættes eventuelle relaterede subprocesser og opgaver i gang.

Følg disse trin for at rykke en proces tilbage eller frem.

  1. Vælg en aktiv faseproces.
  2. Højreklik på processen.
  3. Vælg Ryk frem eller Ryk tilbage. Den handling, du udfører, og den ændrede procestilstand vises i kolonnen Tilstand.

Hvis du vil opdatere hele procesoversigten, så du kan se dine ændringer, klik Opdater i båndet.

Rediger faseprocesdetaljer

Du kan ændre detaljer for en faseproces som for eksempel titel, frist, beskrivelse og prioritet i Procesoversigten.

  1. Vælg den faseproces, som du vil redigere oplysninger i.
  2. Klik Rediger i båndet.
  3. I dialogboksen Rediger proces, kan du ændre titel, frist, beskrivelse og prioritet i de tilsvarende felter.

Ændring af frister for faser

Du kan ændre fristen for de enkelte faser i en faseproces.

  1. I dialogboksen Rediger proces, klik på fanen Faser.
  2. Klik i feltet, og vælg en dato.


Vis fremdrift i en faseproces

Når du åbner en opgave fra Procesoversigten, Outlook, eller WorkZone Mobile, vises følgende oplysninger om faseprocessen:

  • Procestypen
  • Et link til den sag, som processen er startet fra.
  • Faseprocesfristen.

Du kan klikke på fristen for at åbne dialogboksen Rediger, hvis du for eksempel vil ændre fristen. Se Rediger procesdetaljer.

En faselinje viser de forskellige faser i faseprocessen og den aktuelle status.

Faselinjen viser følgende oplysninger:

  • Afsluttede faser er markeret med et flueben og titlerne er skjult.
  • Kommende faser er markeret med lysegrønt og viser de fulde titler.
  • Den aktuelle fase er markeret med mørkegrøn.
  • Faserne er markeret med grøn, gul eller rød svarende til oplysninger om frister.
  • Hver fase har et værktøjstip, der oplyser om fristen for den aktuelle fase.