Modtag beskeder fra e-Boks
Borgere, virksomheder og myndigheder kan sende beskeder til din organisation fra e-Boks. De modtagne beskeder kan enten være svar på beskeder, der er sendt fra WorkZone eller de kan være uopfordrede beskeder.
Besvarelser
Når SmartPost modtager en besked fra e-Boks tjekker WorkZone om beskeden er et svar på en besked fra WorkZone som del af en SmartPost-proces. Hvis beskeden er et svar, gemmes den som et dokument på den sag, der indeholder den oprindelige besked samt eventuelle bilag.
Uopfordrede beskeder
Når SmartPost modtager en uopfordret besked, gemmes beskeden som et dokument med eventuelle bilag på en foruddefineret standardsamlesag.
Hvis der er underenheder såsom forskellige myndigheder eller underafdelinger i din organisation, som har individuelle postkasser i e-Boks, vil uopfordrede beskeder, der modtages i disse postkasser, blive gemt på foruddefinerede standardsamlesager for underenhederne, så de svarer til deres respektive underenheder.
Hvad sker der når en besked gemmes i WorkZone?
Hvis den modtagne besked indeholder vedhæftninger, vil vedhæftningerne blive tilføjet som bilag på det dokument der oprettes. Der føjes automatisk metadata til hoveddokumentet og til eventuelle bilag til det dokument, der oprettes.
Hoveddokument
Hoveddokumentet får automatisk følgende metadata:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
|
Titel |
Titlen på beskeden, som afsenderen har angivet i e-Boks. |
|
Dokumenttype |
Dokumenttypen sættes som standard til Indgående (I). |
|
Tilstand |
Hvis beskeden er et svar, får dokumentet tilstanden Arkiveret (ARK). Hvis beskeden er en uopfordret besked, får dokumentet tilstanden Låst udkast (UL). |
|
Oprindelse |
Oprindelsen for dokumentet er som standard sat til Digital Post. |
|
Brevdato |
Datoen som e-Boks tildeler beskeden. Dette er datoen for, hvornår afsenderen sender beskeden fra e-Boks. |
Derudover tilføjes de følgende oplysninger på fanen Oplysninger på hoveddokumentet:
| Oplysningstype | Oplysninger |
|---|---|
|
Svar på sag |
Hvis beskeden er et svar på en besked og den sag, som den oprindelige besked blev sendt fra, ikke kan findes, eller er en afsluttet sag, vil besvarelsen blive gemt på en samlesag. Dette felt viser sagsnummeret for den sag, som den oprindelige besked blev sendt fra. |
|
Forsendelsesid |
En besked fra e-Boks indeholder et e-Boks-id, der identificerer beskeden. Du kan bruge dette id, hvis du vil kontakte e-Boks vedrørende en besked. |
|
Digital post afsender CPR |
Hvis afsenderen er en borger, vil afsenderens CPR-nummer blive gemt på dokumentet i informationstypefeltet Digital post afsender CPR. |
|
Digital post afsender CVR |
Hvis afsenderen er en organisation, vil afsenderens CVR-nummer blive gemt på dokumentet i informationstypefeltet Digital post afsender CVR. |
|
Digital post afsender |
Hvis afsenderen er en myndighed, der har sendt beskeden via et forsendelsessystem uden en CVR-opsætning, vil navnet på myndigheden i stedet blive gemt på dokumentet i informationstypefeltet Digital post afsender. |
Bilag
Eventuelle vedhæftninger til beskeden gemmes som bilag med følgende metadata:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
|
Titel |
Filnavnet på bilaget bliver bilagets titel i WorkZone. |
|
Dokumenttype |
Bilag får altid dokumenttypen Dokument. |
|
Tilstand |
Hvis beskeden er et svar, får bilaget tilstanden Arkiveret (ARK). Hvis beskeden er en uopfordret besked, får bilagene tilstanden Låst udkast (UL). |
|
Oprindelse |
Oprindelsen for dokumentet er som standard sat til DP (Digital Post). |
Parter
Hvis den modtagne besked indeholder oplysninger om afsenderen såsom et CPR-nummer, CVR-nummer eller et navn på en myndighed, og kontakten eksisterer i WorkZone, vil afsenderen blive tilføjet på dokumentet som en part.
SmartPost skal være konfigureret til at tilføje parter automatisk. Se Configure CPR and CVR i WorkZone Process Administrator Guide.
Hvad sker der, hvis en besvarelsessag er afsluttet?
Hvis en sag er afsluttet, prøver WorkZone at gemme en modtaget besked på den. Afhængigt af sagstypen og om din organisation bruger koncernindblik, vil det følgende ske.
Organisation bruger ikke koncernindblik
- Hvis standardsamlesagen eller en underenheds samlesag er afsluttet, genåbnes sagen og beskeden gemmes på den. Sagen forbliver åben.
- Hvis beskeden er et svar på en anden besked fra WorkZone og den tilsvarende sag er afsluttet, gemmes beskeden på standardsamlesagen.
Koncernindblik
- Hvis standardsamlesagen eller en underenheds samlesag er afsluttet, genåbnes sagen og beskeden gemmes. Sagen forbliver åben.
- Hvis beskeden er et svar på en anden besked fra WorkZone og den tilsvarende sag er afsluttet, gemmes beskeden på enhedens samlesag.
WorkZone identificerer myndighedens samlesag på baggrund af filnøglen i den modtagne besked. Filnøglen henviser til sagen hvorfra den oprindelige besked blev sendt. Myndigheden på denne sag findes, og beskeden gemmes på myndighedens samlesag. Hvis myndighedens samlesag ikke kan findes, vil beskeden i stedet blive gemt på standardsamlesagen.
