Start en udvidet forelæggelsesproces

Du kan starte en ny udvidet forelæggelsesproces fra en mail, fra mappen Sager & Dokumenter i Outlook eller fra WorkZone Client. For yderligere oplysninger, se:Start en ny proces

Start en forelæggelsesproces

1. Åbn for eksempel en sag fra panelet Sager & Dokumenter i Outlook.
2. Klik Proces på båndet.

Bemærk:Hvis du starter processen fra din indbakke i Outlook, og mailen er blevet gemt på flere sager, så vises sagerne på en liste. Vælg en sag.

3. Klik Forelæggelse (Udvidet).
4. Dialogboksen Start forelæggelse (Udvidet) åbner. Sagens titel indsættes automatisk i feltet Titel.



5. Vælg eventuelt en Frist.

Hvis den udvidede forelæggelsesproces er del af en faseproces, anbefales det at fristen for den aktuelle fase er den samme som hos faseprocessen. Hvis den aktuelle fase ikke har en frist, vil dem følgende fasefrist blive foreslået.

6. I feltet Prioritet kan du sætte prioriteten til for eksempel Høj, Normal eller Lav. Standardværdien er Normal.
7. I feltet Beskrivelse, skriv en tekst, der beskriver forelæggelsesprocessen.
8. Vælg dokumenter til godkendelse. Klik i feltet Dokumenter til godkendelse, og vælg et eller flere dokumenter fra listen, for eksempel et sagsdokument og en gemt mail.
9. Vælg bilag til forelæggelse. Klik i feltet Bilag til godkendelse, og vælg et eller flere dokumenter fra listen.

Feltet Bilag til godkendelse kan indeholde godkendte dokumenter fra den senest lukkede Udvidet Fordeling-proces på den samme sag. I dette tilfælde vil du se en meddelelse, der oplyser dig om, fra hvilken Udvidet Fordelingsproces dokumenterne er blevet importeret.

10. Vælg en eller flere godkendere på en af følgende måder.
• Klik i feltet Godkendere, og vælg fra listen over kontakter. Kontakten kan enten være en medarbejder eller en organisatorisk enhed.
• Vælg en aktørsekvens - se Arbejde med aktørsekvenser.
11. Du kan eventuelt udfylde de øvrige felter på fanen Avanceret.
• Hvis du vil have en anden end dig selv (procesejeren) til at lukke processen, vælg en afsluttende aktør. Vælg en medarbejder eller en organisatorisk enhed fra listen over kontakter.
• Vælg den tilstand, din proces skal starte i. I feltet Start sagstilstand, vælg en tilstand fra listen, for eksempel Ny.
• Vælg den tilstand, din proces skal slutte i. I feltet Slut sagstilstand, vælg en tilstand fra listen, for eksempel Afklaret.
• Vælg eller fravælg følgende muligheder (alle er valgt som standard).
• Vælg en aktør i feltet Ansvarlig for afslutning, hvis du vil have, at en anden bruger afslutter processen, når alle aktører har svaret. Hvis du ikke udfylder feltet, vil du som procesejer være ansvarlig for at afslutte processen.
• Vælg afkrydsningsfeltet Gem proceshistorik på sagen for at gemme processens historik på sagen i WorkZone Client.
• Vælg afkrydsningsfeltet Besked til godkendere ved afvisning for at give godkendere besked, hvis forelæggelsen afvises. Det er kun aktører, der allerede har besvaret processen, der får en meddelelse.
• Vælg Besked til godkendere ved godkendelse for at give forelæggelsens godkendere besked, hvis forelæggelsen godkendes af alle. Det er kun aktører, der allerede har besvaret processen, der får en meddelelse.

12. På fanen Meddelelser kan du eventuelt vælge medarbejdere, der skal modtage meddelelser, når der udføres bestemte handlinger. Vælg hvilke handlinger, som medarbejdere skal modtage meddelelser omkring og hvem der skal modtage mails med meddelelser.

De medarbejdere, du vælger er normalt ikke aktører i forelæggelsesprocessen. Det er oftest medarbejdere, du vil informere om nye handlinger i forelæggelsesprocessen. Aktører modtagere automatisk meddelelser. Se Om meddelelser.



13. Klik Start.
14. Klik OK.

Processen er startet og kan nu ses i oversigten Processer - Se Om Procesoversigten.