Om dokumenter

Du kan åbne og redigere alle dokumenter fra alle typer af mapper, forudsat at du har det tilsvarende program installeret. Bemærk at det samme dokument kan ses i flere mapper. For eksempel findes et udkast i både mappen Udkast og i den sagsmappe, hvor det hører til. Du kan åbne og redigere dokumentet fra begge mapper. De ændringer, du foretager dig opdateres begge steder. Hvis du åbner et dokument fra Papirkurv, åbner dokument som skrivebeskyttet.

Eksemplet nedenfor viser dokumenter på en sag:

WorkZone Explorer viser ikke sager med tilstanden “O” (såkaldte "oplysningssager"), da de repræsenterer metadata uden et dokument, hvilket ikke er relevant i WorkZone Explorer.

Skrivebeskyttede dokumenter

Skrivebeskyttede dokumenter er dokumenter med tilstandene UL (Låst), ARK (Arkiveret) eller AFS (Afsluttet). Dokumenter med disse tilstande kan ikke redigeres. Microsoft Office-produkter genkender tilstanden og åbner dokumenter i skrivebeskyttet tilstand.

Dokumenttilstand	Mulige handlinger
UL (Låst)	Det er et skrivebeskyttet dokument. Du kan flytte og omdøbe dokumentet.
ARK (Arkiveret) or AFS (Afsluttet)	Det er et skrivebeskyttet dokument. Du kan omdøbe dokumentet.

Du kan ændre et ikke-skrivebeskyttet dokumentet til et skrivebeskyttet i dialogboksen Filegenskaber. Hvis du gør det, ændres dokumentets tilstand til UL, et låst udkast. Du kan ikke fjerne attributten skrivebeskyttet, da systemet ikke tillader det. Hvis du forsøger at ændre attributten, har det ingen virkning.

Se også Dokumentattributter og dokumenttilstande.

Tjek ud

Produkter fra Microsoft Office låser automatisk redigerbare dokumenter, når de åbnes, for eksempel tjekker dokumenter ud i WorkZone. Dette forhindrer to brugere i at redigere samme dokument på samme tid, eller den samme bruger i at redigere det samme dokument fra forskellige mapper på samme tid. For eksempel har Microsoft Office en funktion, der meddeler den anden bruger, som åbner et dokument, når dokumentet er klar til redigering. Microsoft Office kan også tillade, at begge brugere redigerer på samme tid og automatisk flette ændringerne. Denne funktion fungerer automatisk med WorkZone Explorer.

Microsoft Office-dialogboksen nedenfor, vises når en anden (eller tredje) bruger åbner et dokument, der allerede bliver redigeret af en anden:

Nogle dokumentprogrammer, for eksempel Notepad, låser (tjekker ud) kun dokumentet, når det gemmer. Dette betyder, at den seneste redigering altid anvendes

Dokumentidentifikator

Alle dokumenter har en dokumentidentifikator (Dxxxx) som en del af filnavnet.

Udkastversionering

Hvis udkastversionering er slået til i WorkZone Configuration Management, oprettes nye versioner af et dokument automatisk. Udkastversionering gælder for dokumenter med tilstandende UÅ (udkast) eller UP (personligt udkast).

Dokumentattributter og dokumenttilstande

I eksemplet nedenfor, er kolonnen Attributter tilføjet til mappevisningen i Stifinder. I denne kolonne kan du se de forskellige kombinationer af filatributter, som systemet kan vise.

Attribut	Dokumenttilstand og mulige handlinger
A	Et redigerbart dokument med tilstanden UÅ (Udkast) eller UP (Personligt udkast). Du kan redigere, flytte, omdøbe og ændre dokumentet til skrivebeskyttet.
RAO	Et skrivebeskyttet dokument med tilstanden UL (Låst). Du kan flytte og omdøbe dokumentet.
RO	Et skrivebeskyttet dokument med tilstanden ARK (Arkiveret) eller AFS (Afsluttet). Du kan omdøbe dokumentet.