Om høringer
I WorkZone Process Basis-pakken kan du arbejde med høringer.
En høring er baseret på et parallelt forløb i modsætning til en forelæggelse, som er baseret på et sekventielt forløb. Det betyder, at når du starter en høring, vælger du de aktører, der skal svare, men de kan svare i vilkårlig rækkefølge. De kan arbejde parallelt.
Example: En typisk høring kan finde sted i forbindelse med udarbejdelsen af en rapport, hvor vidensmedarbejderen beder om hjælp fra flere andre medarbejdere eller afdelinger til at komme med input eller materiale til færdiggørelsen af en rapport.
Du kan starte en høring på følgende måder:
- Fra Outlook - se Start proces fra en mailStart en process fra en mail eller start en proces fra mappen Sager & Dokumenter.
- Fra dokumentet - se Start en proces fra Word, Excel eller PowerPoint.
- Fra WorkZone Client - se Start en proces fra WorkZone Client.
En høring indeholder en frist, dokumenter og aktører. Procesejeren vælger disse, når høringen startes.
Når processen er startet, modtager den første aktør en opgave med de mulige handlinger - se Besvar en høring.
Forløbet af en høring kan beskrives af følgende diagram.
Processen startes
Procesejeren starter en forelæggelse af et eller flere dokumenter og vælger en eller flere aktører, som skal godkende forelæggelsen inden for en fastlagt frist.
Når procesejeren starter høringen, sendes en opgave til alle de aktører, som procesejeren har valgt. Aktøren kan enten afvise, springe over eller besvare høringen.
Aktørerne svarer
Når høringen er startet, sendes en opgave til hver aktør.
Hvis en aktør springer høringen over eller videresender den, vil det fremgå i opsummeringen af høringen, procesloggen og Procesoversigten.
Når alle aktører har besvaret høringen, sendes der en mail indeholdende høringsopsummeringen til procesejeren (se Modtage en høringsopsamling).
Hvis en aktør ikke har svaret på opgaven før procesfristen, vil dette fremgå af den mail, der sendes til procesejeren, når fristen er nået (se Modtag høringssvar på fristen).
Processens historik
Aktørernes svar logges i processens historik. Du kan se aktørernes svar i oversigten Processer. Se Om Procesoversigten.
Når en proces er afsluttet, oprettes et historikdokument for processen. Det bliver gemt på sagen som et sagsdokument. Du kan åbne det fra sagen i WorkZone Client.
