Start en basis-høringsproces

Du kan starte en ny basis-høringsproces fra en mail, fra mappen Sager & Dokumenter i Outlook eller fra WorkZone Client. Se Start en ny proces for at få yderligere oplysninger.


Start en høringsproces

  1. Åbn for eksempel en sag fra panelet Sager & Dokumenter i Outlook.
  2. Klik Proces på båndet.

    3. Note: Hvis mailen er blevet gemt på flere sager, vises sagerne på en liste. Vælg en sag.

  3. Klik Høring (Basis).


  4. Dialogboksen Start Høring åbner. Sagens titel indsættes automatisk i feltet Titel.

  5. Vælg en frist.

    6. Du kan vælge Afslut høring ved svarfrist. Se afsnittet Vælg hvordan høringen skal afsluttes nedenfor.

  6. Tilføj en beskrivelse af høringen i feltet Beskrivelse.
  7. Vælg dokumenter. Klik i feltet Dokumenter og vælg et eller flere dokumenter fra listen, for eksempel et sagsdokument og den gemte mail.
  8. Vælg en eller flere aktører. Klik i feltet Aktør for at vælge én fra listen over kontaktpersoner.

    9. Notes:  

    • Du kan begynde at taste et navn for at begrænse listen.
    • Du kan markere, at aktørers svar skal være obligatoriske, ved at vælge afkrydsningsfeltet Obligatorisk svar ved siden af aktørens navn. Hvis en aktørs svar er obligatorisk, skal denne aktør besvare høringen. Hvis du ikke vælger dette afkrydsningsfelt, anses det for valgfrit.
    • Hvis du har valgt tre aktører som obligatoriske, men sat antallet af svar, som høringen skal afsluttes efter (se nedenfor) til et lavere antal, for eksempel to, så afsluttes høringen før den tredje obligatoriske aktør svarer.
  9. Klik Start.

    10. Processen starter, og en høringsopgave sendes til alle aktører som en smarttask.

  10. Klik OK.

    11. Din proces vises nu i oversigten Processer - se Om Procesoversigten.

Vælg hvordan høringen skal afsluttes

Vælg en af disse muligheder.

For at afslutte høringen ved svarfristen, vælg afkrydsningsfeltet Afslut høring ved svarfrist. Uanset antallet af svar, vil høringen blive afsluttet på denne dato. Hvis du også indtaster et tal i feltet Antal svar hvorefter høringen skal afsluttes, vil høringen blive afsluttet på den tidligst mulige dato.

- Eller -

For at afslutte høringen efter et bestemt antal høringssvar, indtast et tal i feltet Antal svar hvorefter høringen skal afsluttes.

Example: Du har brug for 2 personer til at gennemgå et budget. Du tilføjer 4 aktører til din høringsproces, da du ikke er sikker på, hvem der har tid til at gennemgå budgettet. Eftersom du kun har brug for 2 svar, tast 2 i feltet.

Hvis du indsætter et tal, og du har valgt både valgfri og obligatoriske aktører, så tager de obligatoriske aktører præcedens.

Det betyder, at hvis du har indsat tallet 4 i feltet og du har 3 obligatoriske aktører og 2 valgfri, så skal alle 3 obligatoriske aktører og én af de to valgfri aktøre besvare.

Notes:  

  • Hvis en aktør vælger at springe høringen over, gælder dette ikke som et svar. Det betyder, at hvis én ud af de 3 obligatoriske aktører springer høringen over, så skal begge de valgfri aktører besvare (og ikke springe over).
  • Tallet i Antal svar hvorefter høringen skal afsluttes må ikke være lavere end antallet af aktører, som besvarer høringen. I ovenstående eksempel gælder det, at hvis den anden valgfri aktør også springer høringen over, så vil det tal, du indtastede i Antal svar hvorefter høringen skal afsluttes automatisk sættes ned fra 4 til 3, fordi ud af 5 aktører sprang 2 høringen over - så der er 3 aktører tilbage til at besvare.

- Eller -

For at afslutte høringen efter et bestemt antal høringssvar, skal du undlade at vælge de to ovennævnte muligheder.