Arbejde med dokumenter
Du kan udføre følgende handlinger på dokumenter i Stifinder ved at bruge WorkZone Explorer.
Du kan oprette nye dokumenter direkte i Stifinder eller ved at vælge Gem som fra et dokumentprogram.
Du kan kun oprette nye dokumenter i sagsmapper. Du kan ikke oprette et nyt dokument direkte i, for eksempel, mappen Udkast, da WorkZone-systemet kræver en sag for at kunne placere dokumentet korrekt i systemet.
Du kan også oprette et nyt dokument ved at kopiere det fra et andet sted til en sagsmappe. I dette tilfælde bevarer dokumentet sin tilstand som skrivebeskyttet i WorkZone Explorer. Det bliver oprettet med tilstanden UÅ (Udkast) eller UL (Afsluttet) alt afhængigt af filegenskaben "skrivebeskyttet" på det nye dokument. Dokumentet bliver oprettet med en smule metadata, filnavnet bliver brugt som dokumenttitel, tilstand fra skrivebeskyttet funktion bliver brugt som tilstand på dokumentet og dokumenttypen bliver sat som N (intern).
Systemet tilføjer automatisk Dokumentidentifikator når det opdaterer Stifinder. Du kan åbne dokumentet ved at bruge enten filnavnet fra klienten (uden identifikatoren Dxxxxx), forudsat at dokumentet forbliver på den samme sag og ikke er omdøbt yderligere, eller du kan bruge det fulde navn (med identifikatoren Dxxxxx).
Du kan omdøbe dokumenter fra Stifinder. Det nye navn erstatter titlen i WorkZone-systemet. Identifikatoren (Dxxxxx) tilføjes automatisk, når Stifinder opdateres. Identifikatoren (Dxxxxx) bliver ikke en del af dokumenttitlen i WorkZone-systemet, og du behøver ikke at beholde identifikatoren (Dxxxxx) i det nye navn, da det bliver tilføjet automatisk ved opdatering af Stifinder. Du kan åbne dokumentet med og uden identifikatoren (Dxxxxx) i filnavnet.
Arbejde med dokumenter offline
Hvis du arbejder med et dokument offline, for eksempel hvis du har kopieret det til Windows Skrivebord eller til et USB-stik, kan du kopiere det tilbage til WorkZone-databasen. Dette betyder at dokumentet opdateres i databasen, forudsat at du ikke har ændret (Dxxxxx) i filnavnet. Når du kopierer det tilbage, viser Stifinder en meddelelse, hvor du bliver spurgt, om du vil erstatte den eksisterende version, beholde begge versioner eller annullere. Hvis du kopierer til en sagsmappe, kan du vælge mellem alle tre muligheder. Hvis du kopierer dokumentet til en mappe, der repræsenterer en standardliste, for eksempel mappen Udkast, kan du vælge at erstatte og annullere.
Hvis du gemmer dokumentet med et nyt navn, når du arbejder offline, og derefter forsøger at kopiere det tilbage til WorkZone databasen, vises en meddelelse, hvor du bliver spurgt, om du vil erstatte det eksisterende dokument eller beholde begge versioner. Hvis du erstatter dokumentet, bliver det kopieret tilbage til databasen med sin oprindelige titel. Hvis du vil bruge et nyt navn, skal du omdøbe dokumentet i Stifinder.
Du kan flytte dokumenter fra en sag til en anden, forudsat at dokumentets tilstand i WorkZone-systemet tillader det. Du kan flytte dokumenter ved at trække og slippe dem, eller anvende klip og sæt ind.
Du kan kopiere dokumenter fra én sag til en anden inden for samme database. Når du kopierer et dokument, oprettes en kopi af dokumentet og dets metadata.
Det er ikke muligt at slette dokumenter direkte fra mapper, men du kan flytte dokumenter til Papirkurven og derefter slette dokumentet. Papirkurven er personlig, hvilket betyder at du kun ser de dokumenter, du har flyttet dertil. Papirkurv indeholder mappen Gendan. Hvis du trækker et dokument fra Papirkurven til mappen Gendan, vil det blive flyttet tilbage til den sagsmappe, hvor det oprindeligt var placeret. Du kan gendanne et genbrugt dokument og tildele det til en anden sag ved at flytte det fra Papirkurven til den ønskede sagsmappe.
Tilføj eller fjern dokumenter fra mappen Favoritdokumenter
Du kan tilføje dokumenter til mappen Favoritdokumenter ved at trække og slippe dokumenter på mappen.
Tryk på knappen Slet for at slette et dokument fra mappen Favoritdokumenter. Meddelelsen "Er du sikker på at du vil slette denne fil permanent?" vises. er vist. Klik Ja for at fjerne dokumentet fra listen.
Dokumentet er ikke slettet men kun fjernet fra mappen Favoritdokumenter.
Alle sagsmapper indeholder en PDF-mappe til PDF-versioner af dokumenter, der er oprettet på en sag. PDF-mappen indeholder de PDF-versioner, du har oprettet fra WorkZone Client.
