Modtag beskeder fra e-Boks

Borgere, virksomheder og myndigheder kan sende beskeder til din organisation fra e-Boks. De modtagne beskeder kan enten være svar på beskeder, der er sendt fra WorkZone eller de kan være uopfordrede beskeder.

Besvarelser

Når SmartPost modtager en besked fra e-Boks tjekker WorkZone om beskeden er et svar på en besked fra WorkZone som del af en SmartPost-proces. Hvis beskeden er et svar, gemmes den som et dokument på den sag, der indeholder den oprindelige besked samt eventuelle bilag.

Uopfordrede beskeder

Når SmartPost modtager en uopfordret besked, gemmes beskeden som et dokument med eventuelle bilag på en foruddefineret standardsamlesag.

Hvis der er underenheder såsom forskellige myndigheder eller underafdelinger i din organisation, som har individuelle postkasser i e-Boks, vil uopfordrede beskeder, der modtages i disse postkasser, blive gemt på foruddefinerede standardsamlesager for underenhederne, så de svarer til deres respektive underenheders postkasser.e-Boks


Hvad sker der når en besked gemmes i WorkZone?

Hvis den modtagne besked indeholder vedhæftninger, vil vedhæftningerne blive tilføjet som bilag på det dokument der oprettes. Der føjes automatisk metadata til hoveddokumentet og til eventuelle bilag til det dokument, der oprettes.

Hoveddokument

Hoveddokumentet får automatisk følgende metadata:

Felt Beskrivelse

Titel

Titlen på beskeden, som afsenderen har angivet i e-Boks.

Dokumenttype

Dokumenttypen sættes som standard til Indgående (I).

Tilstand

  • Hvis beskeden er et svar, får dokumentet tilstanden Arkiveret (ARK).

  • Hvis beskeden er en uopfordret besked, får dokumentet tilstanden Låst udkast (UL).

  • Når et svar på en besked gemmes på en samlesag fordi svarsagen er afsluttet, vil dokumentet få tilstanden Låst udkast (UL). Se Hvad sker der, hvis en sag er afsluttet?.

Oprindelse

Dokumentets oprindelse er som standard sat til DP, DigitalPost.

Brevdato

Datoen som e-Boks tildeler beskeden. Dette er datoen for, hvornår afsenderen sender beskeden fra e-Boks.

 

Derudover tilføjes de følgende oplysninger på fanen Oplysninger på hoveddokumentet:

Oplysningstype Oplysninger

Svar på sag

Hvis beskeden er et svar på en besked og den sag, som den oprindelige besked blev sendt fra, ikke kan findes, eller er en afsluttet sag, vil besvarelsen blive gemt på en samlesag. Dette felt viser sagsnummeret for den sag, som den oprindelige besked blev sendt fra.

Forsendelsesid

En besked fra e-Boks indeholder et e-Boks-id, der identificerer beskeden. Du kan bruge dette id, hvis du vil kontakte e-Boks vedrørende en besked.

Digital post afsender CPR

Hvis afsenderen er en borger, vil afsenderens CPR-nummer blive gemt på dokumentet i informationstypefeltet Digital post afsender CPR.

Digital post afsender CVR

Hvis afsenderen er en organisation, vil afsenderens CVR-nummer blive gemt på dokumentet i informationstypefeltet Digital post afsender CVR.

Digital post afsender

Hvis afsenderen er en myndighed, der har sendt beskeden via et forsendelsessystem uden en CVR-opsætning, vil navnet på myndigheden i stedet blive gemt på dokumentet i informationstypefeltet Digital post afsender.

 

Bilag

Eventuelle vedhæftninger til beskeden gemmes som bilag med følgende metadata:

Felt Beskrivelse

Titel

Filnavnet på bilaget bliver bilagets titel i WorkZone.

Dokumenttype

Bilag får altid dokumenttypen Dokument.

Tilstand

Hvis beskeden er et svar, får bilaget tilstanden Arkiveret (ARK). Hvis beskeden er en uopfordret besked, får bilagene tilstanden Låst udkast (UL).

Oprindelse

Oprindelsen for dokumentet er som standard sat til DP (Digital Post).

 

Parter

Hvis den modtagne besked indeholder oplysninger om afsenderen såsom et CPR-nummer, CVR-nummer eller et navn på en myndighed, og kontakten eksisterer i WorkZone, vil afsenderen blive tilføjet på dokumentet som en part.

SmartPost skal være konfigureret til at tilføje parter automatisk. Se Configure CPR and CVR i WorkZone Process Administrator Guide.


Hvad sker der, hvis en sag er afsluttet?

Hvis en sag er afsluttet, prøver WorkZone at gemme en modtaget besked på den. SmartPost er som standard konfigureret til at tillade genåbning af afsluttede sager, men det kan være, at din organisation har slået denne indstilling fra. Afhængigt af sagstypen og om din organisation bruger koncernindblik, vil det følgende ske.

Organisation bruger ikke koncernindblik

Besvarelser

  • Hvis beskeden er et svar på en anden besked fra WorkZone og den tilsvarende sag er afsluttet, gemmes beskeden på standardsamlesagen. Standardsamlesagen er altid åben.

Uopfordrede beskeder

  • Hvis standardsamlesagen eller en underenheds samlesag er afsluttet, genåbnes sagen og beskeden gemmes på den. Sagen forbliver åben. Denne funktionsmåde er standard.
  • Hvis din organisation har indstillet WorkZone til ikke at tillade genåbning af afsluttede sager, vil beskeden blive gemt på standardsamlesagen. Standardsamlesagen er altid åben.

Koncernindblik

Besvarelser

  • Hvis beskeden er et svar på en besked, der er sendt fra WorkZone, og den tilsvarende sag er afsluttet, vil sagen blive genåbnet og beskeden gemmes på den og sagen forbliver åben. Denne funktionsmåde er standard.
  • Hvis din organisation har indstillet WorkZone til ikke at tillade genåbning af afsluttede sager, vil beskeden blive gemt på enhedens standardsamlesag. Hvis enhedens samlesag også er afsluttet, vil beskeden blive gemt på standardsamlesagen. Standardsamlesagen er altid åben.

    • WorkZone identificerer myndighedens samlesag ud fra en unik identifikator i den modtagne besked. Identifikatoren henviser til den sag, som den oprindelige besked blev sendt fra. WorkZone fastlægger myndigheden på baggrund af den bruger, der oprettede sagen og den myndighed, som pågældende bruger er en del af. Besvarelsen gemmes på myndighedens samlesag. Hvis myndighedens samlesag ikke kan findes, vil beskeden i stedet blive gemt på standardsamlesagen.

Uopfordrede beskeder

  • Hvis en underenheds samlesag er afsluttet, genåbnes sagen og beskeden gemmes på den. Sagen forbliver åben. Denne funktionsmåde er standard.
  • Hvis din organisation har indstillet WorkZone til ikke at tillade genåbning af afsluttede sager. I denne sag, vil beskeden blive gemt på standardsamlesagen. Standardsamlesagen er altid åben.

Note: Din organisation kan have knyttet bestemte myndigheder til hver deres samlesag. En myndighed kan kun tilknyttes en samlesag. Se Håndtering af modtagning af beskeder på afsluttede sager i WorkZone Process Administrator Guide.