Rediger oplysninger på et dokument


Tilføj eller fjern dokumentparter

Du kan tilføje en eller flere kontakter, dvs. parter på et dokument. Dette gøres på dokumentdetaljesiden på fanen Parter.

Tilføj part på et dokument

  1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil redigere.
  2. Åbn fanen Parter fra detaljefanerne.
  3. Klik Tilføj. Dialogboksen Tilføj kontakthenvisninger åbner.
  4. Angiv søgekriterier på en eller flere af følgende måder:
    • Skriv en tekst i feltet Fritekst.
    • Vælg det område, du vil søge indenfor i feltet Søg i. Du kan vælge sagsparter, favoritkontakter eller seneste kontakter.
    • Klik Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier.
      Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier, du har indtastet.
  5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. Den kontakt, du har vist sidst, vises øverst på listen over søgeresultater.
  6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje. De valgte kontakter vises i højre kolonne.
  7. Vælg en rolle for kontakten i feltet Rolle.
  8. Klik Gem.

Tip: Du kan konfigurere hvilke kolonner, der vises på listen over søgeresultater. Højreklik på en kolonne for at vælge kolonner.

Fjern part fra et dokument

  1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil redigere.
  2. Åbn fanen Parter fra detaljefanerne.
  3. Markér afkrydsningsfeltet ved siden af den kontakt, du vil fjerne.
  4. Klik Fjern.

Tilføj og fjern parter fra flere dokumenter

Du kan tilføje eller fjerne parter fra flere dokumenter på en gang.

  1. I Navigationsruden > Panelet Dokumenter, på fanen Hjem, vælg en dokumentliste, der skal vise dokumenter.
  2. I dokumentlisten, vælg alle de dokumenter, du vil tilføje eller fjerne på parterne og klik Rediger > Parter for at åbne formularen Rediger parter.
  3. I formularen Rediger parter:
    • Vælg en type til at filtrere kontakterne, der skal tilføjes eller fjernes i feltet Type.1
    • Vælg en rolle til at filtrere kontakterne, der skal tilføjes eller fjernes i feltel Partrolle.1
    • I feltet Part, vælg navn/ID på den kontakt, der skal tilføjes eller fjernes.
  4. I knappen Rediger
    • Vælg Tilføj for at føje kontakten til de sager, der er valgt i listen.
    • Vælg Fjern for at fjerne kontakten fra sagerne, der er valgt i listen.
  5. I formularen Bekræft, klik Ja for at bekræfte ændringerne og luk formularen.

1 Du behøver ikke filtrere kontakterne ved type eller rolle, men filtre kan hjælpe dig, når du skal vælge kontakten, du skal tilføje eller fjerne ved at gøre listen over kontakter kortere i feltet Part.


Rediger rolle på dokumentpart

  1. Åbn fanen Parter fra detaljefanerne på dokumentdetaljesiden.
  2. Vælg en eller flere parter, som du vil redigere rolle på, og klik Rediger. Dialogboksen Rediger partrolle åbner.
  3. Vælg en anden partrolle i feltet Partrolle.
  4. Klik Gem.


Tilføj eller fjern emneord

Emneord kan bruges til, for eksempel, gruppering og søgning efter dokumenter.

  1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil føje emneord til eller fjerne emneord fra.
  2. Foretag en af følgende handlinger:
    • For at tilføje et emneord: indtast et emneord i feltet Emneord.

      • -Eller-

    • For at fjerne et emneord: slet et emneord i feltet Emneord.
  3. Klik Gem.

Note:

  • Hvis din organisation anvender en ordbog, kan du kun vælge emneord fra denne ordbog. Hvis du indtaster ord, der ikke findes i ordbogen, vises en fejlbesked, når du prøver at gemme.
  • Hvis din organisation ikke bruger en ordbog, kan du oprette dine egne emneord.


Tilføj eller fjern dokumenthenvisninger

En dokumenthenvisning er et link til et andet dokument, som kan være relevant for den aktuelle sagsbehandling.

Tilføj en dokumenthenvisning

  1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil føje en henvisning til.
  2. Åbn fanen Dokumenthenvisninger fra detaljefanerne.
  3. Klik Tilføj. Dialogboksen Tilføj dokumenthenvisninger åbner.
  4. Angiv søgekriterier på en eller flere af følgende måder:
    • Skriv en tekst i feltet Fritekst.
    • Vælg det område, du vil søge indenfor i feltet Søg i.
    • Klik Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier.Hvis du indtaster flere søgekriterier, udføres der, som standard, en søgning med søgeoperatoren OR.

      • Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier, du har indtastet.

  5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne. Det dokument, du har vist sidst, vises øverst på listen over søgeresultater.
  6. Dobbeltklik på dokumentet eller dokumenterne, du vil tilføje. De valgte dokumenter vises i højre kolonne.
  7. Klik Gem. Det tilføjede dokument vises nu i listen Dokumenthenvisninger.

Fjern en dokumenthenvisning

  1. Åbn detaljesiden for den sag, du vil fjerne en dokumenthenvisning fra.
  2. Åbn fanen Dokumenthenvisninger fra detaljefanerne.
  3. Markér afkrydsningsfeltet ved siden af de dokumenthenvisninger, du vil fjerne.
  4. Klik Fjern.


Tilføj, rediger eller fjern oplysninger

De oplysninger, du kan tilføje på dokumentet, bestemmes af din organisation.

En oplysning består af to dele:

  • Et Oplysningstypefelt - oplysningens navn eller type, for eksempel Fejl.
  • Et Oplysningsfelt, der kan bruges til, for eksempel, at registrere forskellige typer fejl.

Feltet kan indeholde en liste af faste værdier eller et felt til fri indtastning.

Tilføj oplysninger

  1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil tilføje oplysninger til.
  2. Åbn fanen Oplysninger fra detaljefanerne.
  3. Klik Tilføj. Dialogboksen Tilføj oplysninger vises.
  4. Vælg Oplysningstype, og udfyld feltet Oplysninger.
  5. Klik Gem.

Rediger oplysninger

  1. Åbn deltaljesiden for et dokument, hvorpå du vil redigere oplysninger.
  2. Åbn fanen Oplysninger fra detaljefanerne.
  3. Dobbeltklik på den oplysning, du vil redigere. Dialogboksen Rediger oplysninger vises.
  4. Foretag dine ændringer, og klik Gem.

Fjern oplysninger

  1. Åbn deltaljesiden for et dokument, som du vil fjerne oplysninger fra.
  2. Åbn fanen Oplysninger fra detaljefanerne.
  3. Vælg de oplysninger, du vil fjerne.
  4. Klik . Dialogboksen Bekræft vises.
  5. Klik Ja.

Tilføj og fjern information på flere dokumenter

Du kan tilføje og fjerne informationstyper og værdier på flere kontakter på en gang ved at vælge dokumenterne i navigationsruden og klikke Rediger > Information for at vælge hvilken informationstype og værdi, du vil tilføje eller fjerne.

Se Rediger flere elementer på en liste.


Tilføj, rediger eller fjern datoer

De datoer, du kan tilføje på et dokument, bestemmes af din organisation.

En dato består af to dele:

  • En Datotype - datoens navn eller type. For eksempel hvornår en fejl er opstået.
  • Et Datofelt.

Tilføj dato

  1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil føje en dato til.
  2. Åbn fanen Datoer fra detaljefanerne.
  3. Klik Tilføj. Dialogboksen Tilføj dato vises.
  4. Vælg Datotype, og udfyld feltet Dato.
  5. Klik Gem.

Rediger dato

  1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil redigere en dato på.
  2. Åbn fanen Datoer fra detaljefanerne.
  3. Dobbeltklik på den dato, du vil redigere. Dialogboksen Rediger dato vises.
  4. Foretag dine ændringer, og klik Gem.

Fjern dato

  1. Åbn deltaljesiden for et dokument, du vil fjerne en dato fra.
  2. Åbn fanen Datoer fra detaljefanerne.
  3. Vælg de datoer, du vil fjerne.
  4. Klik på . Dialogboksen Bekræft vises.
  5. Klik Ja.

Tilføj og fjern datotyper på flere dokumenter

Du kan tilføje og fjerne datotyper og værdier på flere dokumenter på en gang ved at vælge dokumenterne i navigationsruden og klikke Rediger > Dato for at vælge hvilken datotype og værdi, du vil tilføje eller fjerne.

Se Rediger flere elementer på en liste.


Tilføj, rediger eller fjern påmindelser

De påmindelser, du kan tilføje til dokumentet, bestemmes af din organisation.

En påmindelse består af følgende:

  • Dato - den dato, som påmindelsen gælder fra.
  • Påmindelse til - modtageren af en påmindelse.
  • Påmindelsestype - teksten, der vises i påmindelsen.
  • Afslut påmindelse - du kan afslutte en påmindelse for eksempel når du begynder at arbejde på en sag, du er blevet påmindet om.
  • Påmindelsestelst - teksten, der vises i påmindelsen.

Note: Afsluttede påmindelser (dvs. med tilstanden P, Afsluttet) vises ikke i dine søgeresultater, når du søger på påmindelser.

Tilføj påmindelse

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, du vil føje en påmindelse til.
  2. Åbn fanen Påmindelser fra detaljefanerne.
  3. Klik Tilføj. Dialogboksen Tilføj påmindelse vises.
  4. Udfyld felterne:
    • Dato - skriv eller vælg datoen fra kalenderen.
    • Påmindelse til - vælg en modtager af påmindelsen.
    • Påmindelsestype - vælg en påmindelsestype.
    • Afsluttet påmindelse - vælg P, Afsluttet for at afslutte påmindelsen.
    • Påmindelsestekst - skriv en påmindelsestekst (valgfri).
  5. Klik Gem.

Rediger påmindelse

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, hvorpå du vil redigere en påmindelse.
  2. Åbn fanen Påmindelser fra detaljefanerne.
  3. Dobbeltklik på den påmindelse, du vil redigere. Dialogboksen Rediger påmindelse vises.
  4. Foretag dine ændringer, og klik Gem.

Fjern påmindelse

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil fjerne en påmindelse fra.
  2. Åbn fanen Påmindelser fra detaljefanerne.
  3. I fanen Påmindelse, vælg de Påmindelser, du vil fjerne.
  4. Klik Fjern for at åbne dialogen Bekræft.
  5. Klik Ja i dialogen Bekræft.


Tilføj eller fjern læseadgang på et dokument

Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til dokumenter for medarbejdere eller grupper.

Et dokument arver som standard de samme læserettighederne for den sag, som dokumentet hører til. Du kan manuelt tildele dokumentet de samme adgangsrettigheder, som sagen har, og du kan også tildele yderligere adgangsrettigheder kun til det pågældende dokument.

Nedarvning af sagers adgangsrettigheder

Der er vigtige funktionelle forskelle mellem nedarvning af adgangsrettigheder fra sagen og manuel tildeling af de samme adgangsrettigheder, som sagen har, til dokumentet.

  • Nedarvning af sagens adgangsrettigheder: Hvis dokumentet nedarver adgangsrettigheder fra sagen, skal en bruger tildeles de samme adgangsrettigheder, som sagen har, samt eventuelle ekstra adgangsrettigheder, som kun er angivet for dokumentet, for at tilgå dokumentet.
  • Manuel tildeling af sagens adgangsrettigheder til dokumentet: Hvis dokumentet manuelt får tildelt de samme adgangsrettigheder som sagen har i felterne Læseadgang og Skriveadgang, skal brugere kun have tildelt en af de to adgangsrettigheder samt eventuelle yderligere adgangsrettigheder tilknyttet dokumentet, for at kunne tilgå dokumentet.

Bilag

Et bilag arver som standard samme læserettigheder som hoveddokumentet, hvis det ikke kan arve sagens indblik. Du kan vælge at bruge de samme indblik, som bruges på sagen og hoveddokumentet og/eller at tilføje et nyt indblik på bilaget.

Note: Hvis der ikke er defineret læseadgang til et dokument, kan det læses af alle.

For WorkZone Content Server Standard Edition

  1. På dokumentets detaljeside, klik på -ikonet i feltet Læseadgang for at åbne formularen Rediger læseadgang.
  2. (Valgfrit) i formularen Rediger læseadgang:
    • Klik Vis indblik for at se sagens læseadgang til dokument.
    • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af sag for at fjerne sagens læseadgangsindblik fra dokumentet.1
    • (For bilag) Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument for at fjerne hoveddokumentets indblik fra bilaget.2
  3. I formularen Rediger læseadgang > Feltet Søg i, vælg det filter, du vil anvende til at finde adgangskoder:
    • Alle indblik: Alle indblik vises.
    • Emneindblik: Kun emneindblik vises.
    • Organisatorisk indblik: Kun organisatoriske indblik vises.
  4. I feltet Indblik, indtast navnet på indblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil tildele dokumentet.
    Klik på feltet Indblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil bruge på dokumentet.
  5. Klik Anvend for at anvende de valgte indblik på dokumentet.

1 Du skal ikke fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af sag, hvis du vil beholde sagens indblik til læseadgang på dokumentet. De nye indblik, du føjer til dokumentet tilføjes sammen med sagens indblik. Se Nedarvning af sagens adgangsrettigheder ovenfor.

2 Du skal ikke fjerne markeringen i afkrydningsfeltet Begrænset af dokument, hvis du vil beholde dokumentets indblik på bilaget. De nye indblik, du føjer til bilaget tilføjes sammen med hoveddokumentets indblik.

  1. På dokumentets detaljeside, klik på -ikonet i feltet Læseadgang for at åbne formularen Rediger læseadgang.
  2. I formularen Rediger læseadgang, klik på krydset ved siden af medarbejderen eller gruppen, du fjerne læseadgang fra.
  3. Klik på knappen Anvend for at føje dine ændringer til dokumentet.

For WorkZone Content Server Corporate Edition

  1. På dokumentets detaljeside, klik på -ikonet i feltet Læseadgang for at åbne formularen Rediger læseadgang.
  2. (Valgfrit) i formularen Rediger læseadgang:
    • Klik Vis indblik for at se sagens dokumentets standard læserettigheder.
    • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af sag for at fjerne sagens læseadgangsindblik fra dokumentet.1
    • (For bilag) Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument for at fjerne hoveddokumentets indblik fra bilaget.2
  3. I formularen Rediger læseadgang, klik på knappen Opret ny adgangsgruppe for at få vist de obligatoriske felter Emneindblik og Organisatorisk indblik.

  4. I feltet Emneindblik, indtast navnet på emneindblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil bruge på en sag.
    Klik på feltet Emneindblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil tildele en sag.

  5. I feltet Organisatorisk indblik, indtast navnet på indblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil tildele en sag.
    Klik på feltet Organisatorisk indblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil tildele en sag.
  6. Gentag trin 2-4 for at oprette en ny indbliksgruppe, som du kan bruge på dokumentet.
  7. Klik Anvend for at anvende de valgte indblik på dokumentet.

1 Du skal ikke fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af sag, hvis du vil beholde sagens indblik til læseadgang på dokumentet. De nye indblik, du føjer til dokumentet tilføjes sammen med sagens indblik. Se Nedarvning af sagens adgangsrettigheder ovenfor.

2 Du skal ikke fjerne markeringen i afkrydningsfeltet Begrænset af dokument, hvis du vil beholde dokumentets indblik på bilaget. De nye indblik, du føjer til bilaget tilføjes sammen med hoveddokumentets indblik.

  1. På dokumentets detaljeside, klik på -ikonet i feltet Læseadgang for at åbne formularen Rediger læseadgang.
  2. I formularen Rediger læseadgang > feltet, hvor du vælger indblik, kan du klikke på krydset til højre for Emneindblik og Organisatorisk indblik for at fjerne indblikket.
    Du kan også fjerne en hel indbliksgruppe ved at klikke på krydset i øverste, højre hjørne på indbliksgruppen.
  3. Klik på knappen Anvend for at føje dine ændringer til dokumentet.

Se Indblik.


Tilføj eller fjern skriveadgang på et dokument

Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang til dokumenter for medarbejder eller grupper. Kun de medarbejdere og grupper, du har givet skriveadgang, kan redigere dokumentet.

Et dokument arver som standard de samme læserettighederne for den sag, som dokumentet hører til. Du kan manuelt tildele dokumentet de samme adgangsrettigheder, som sagen har, og du kan også tildele yderligere adgangsrettigheder kun til det pågældende dokument.

Nedarvning af sagers adgangsrettigheder

Der er vigtige funktionelle forskelle mellem nedarvning af adgangsrettigheder fra sagen og manuel tildeling af de samme adgangsrettigheder, som sagen har, til dokumentet.

  • Nedarvning af sagens adgangsrettigheder: Hvis dokumentet nedarver adgangsrettigheder fra sagen, skal en bruger tildeles de samme adgangsrettigheder, som sagen har, samt eventuelle ekstra adgangsrettigheder, som kun er angivet for dokumentet, for at tilgå dokumentet.
  • Manuel tildeling af sagens adgangsrettigheder til dokumentet: Hvis dokumentet manuelt får tildelt de samme adgangsrettigheder som sagen har i felterne Læseadgang og Skriveadgang, skal brugere kun have tildelt en af de to adgangsrettigheder samt eventuelle yderligere adgangsrettigheder tilknyttet dokumentet, for at kunne tilgå dokumentet.

Tip: Vis en liste over alle brugere, der er registreret med læse- og skriveadgang på dokumentet ved at vise detaljefanerne Brugere med læseadgang og Brugere med skriveadgang på dokumentets detaljeside.

Bilag

Et bilag arver som standard samme skriverettigheder som hoveddokumentet, hvis det ikke kan arve sagens indblik. Du kan vælge at bruge de samme indblik, som bruges på sagen og hoveddokumentet og/eller at tilføje et nyt indblik på bilaget.

Note:

  • Bemærk: Hvis der ikke er defineret skriveadgang til et dokument, kan det redigeres af alle.
  • Du bør altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør det, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes.

For WorkZone Content Server Standard  Edition

  1. På dokumentets detaljeside, klik -ikonet i feltet Skriveadgang for at åbne formularen Rediger skriveadgang.
  2. (Valgfrit) I formularen Rediger skriveadgang:
    • Klik Vis indblik for at se dokumentets standard skriverettigheder.
    • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af sag for at fjerne sagens skriveadgangsindblik fra dokumentet.1
    • (For bilag) Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument for at fjerne hoveddokumentets indblik fra bilaget.2
  3. I formularen Rediger skriveadgang > Feltet Søg i, vælg det filter, du vil anvende til at finde adgangskoder:
    • Alle indblik: Alle indblik vises.
    • Emneindblik: Kun emneindblik vises.
    • Organisatorisk indblik: Kun organisatoriske indblik vises.
  4. I feltet Indblik, indtast navnet på indblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil tildele dokumentet.
    Klik på feltet Indblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil bruge på dokumentet.
  5. Klik Anvend for at anvende de valgte indblik på dokumentet.

1 Du skal ikke fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af sag, hvis du vil beholde sagens indblik til læseadgang på dokumentet. De nye indblik, du føjer til dokumentet tilføjes sammen med sagens indblik. Se Nedarvning af sagens adgangsrettigheder ovenfor.

2 Du skal ikke fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument, hvis du vil beholde dokumentets indblik til skriveadgang på bilaget. De nye indblik, du føjer til bilaget tilføjes sammen med hoveddokumentets indblik.

  1. På dokumentets detaljeside, klik -ikonet i feltet Skriveadgang for at åbne formularen Rediger skriveadgang.
  2. I formularen Rediger skriveadgang, klik på krydset ved siden af medarbejderen eller gruppen, du vil fjerne skriveadgang fra.
  3. Klik på knappen Anvend for at føje dine ændringer til dokumentet.

For WorkZone Content Server, Corporate Edition

  1. På dokumentets detaljeside, klik -ikonet i feltet Skriveadgang for at åbne formularen Rediger skriveadgang.
  2. (Valgfrit) I formularen Rediger skriveadgang:
    • Klik Vis indblik for at se dokumentets standard skriverettigheder.
    • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af sag for at fjerne sagens skriveadgangsindblik fra dokumentet.1
    • (For bilag) Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument for at fjerne hoveddokumentets indblik fra bilaget.2
  3. I formularen Rediger skriveadgang, klik på knappen Opret ny adgangsgruppe for at få vist de obligatoriske felter Emneindblik og Organisatorisk indblik.
  4. I feltet Emneindblik, indtast navnet på emneindblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil bruge på en sag.
    Klik på feltet Emneindblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil tildele en sag.
  5. I feltet Organisatorisk indblik, indtast navnet på indblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil tildele en sag.
    Klik på feltet Organisatorisk indblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil tildele en sag.
  6. Gentag trin 2-4 for at oprette en ny indbliksgruppe, som du kan bruge på dokumentet.
  7. Klik Anvend for at anvende de valgte indblik på dokumentet.

1 Du skal ikke fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af sag, hvis du vil beholde sagens indblik til læseadgang på dokumentet. De nye indblik, du føjer til dokumentet tilføjes sammen med sagens indblik. Se Nedarvning af sagens adgangsrettigheder ovenfor.

2 Du skal ikke fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument, hvis du vil beholde dokumentets indblik til skriveadgang på bilaget. De nye indblik, du føjer til bilaget tilføjes sammen med hoveddokumentets indblik.

  1. På dokumentets detaljeside, klik -ikonet i feltet Skriveadgang for at åbne formularen Rediger skriveadgang.
  2. I formularen Rediger skriveadgang > feltet, hvor du vælger indblik, kan du klikke på krydset til højre for Emneindblik og Organisatorisk indblik for at fjerne indblikket.
    Du kan også fjerne en hel indbliksgruppe ved at klikke på krydset i øverste, højre hjørne på indbliksgruppen.
  3. Klik på knappen Anvend for at føje dine ændringer til dokumentet.

Se Indblik.