Om forelæggelser
I WorkZone Process Basis-pakken kan du arbejde med forelæggelser.
En forelæggelse er baseret på en sekventiel proces i modsætning til en høring, som er baseret på en parallel proces.
Det betyder, at de aktører, du vælger til at besvare eksempelvis et dokument, skal svare i en fast defineret rækkefølge én efter én.
En typisk forelæggelse kan være en rapport, som direktionen har bedt en afdeling udarbejde. Vidensmedarbejderen forbereder rapporten og starter en forelæggelse med aktører i en fast rækkefølge. Forelæggelselsesprocessen sender den til godkendelse, for eksempel internt i afdelingen, derefter til afdelingslederen, så til direktionskontoret, og til sidst til direktionen.
Du kan starte en forelæggelse på følgende måder:
- Fra Outlook - se Start proces fra en mail eller Start en proces fra mappen Sager & Dokumenter.
- Fra dokumentet - se Start en proces fra Word, Excel eller PowerPoint.
- Fra WorkZone Client - se Start en proces fra WorkZone Client.
En forelæggelse indeholder en procesfrist, dokumenter og aktører. Procesejeren vælger disse, når forelæggelsen startes.
Når processen er startet, modtager den første aktør en opgave med de mulige handlinger - se Besvar en forelæggelse.
Et forelæggelsesflow kan beskrives af det følgende diagram.
Processen startes
Procesejeren starter en forelæggelse af et eller flere dokumenter og vælger en eller flere aktører, som skal have godkendt forelæggelsen inden for en fastlagt frist.
Når procesejeren starter forelæggelsen, sendes en opgave til den første aktør, som procesejeren har valgt. Aktøren kan enten afvise, springe over eller godkende forelæggelsen.
Aktørerne svarer
- Hvis aktøren afviser forelæggelsen, sendes den tilbage til procesejeren, som så typisk skal redigere forelæggelsesdokumentet og starte en ny forelæggelse med den nye version af dokumentet (se Afvist forelæggelse).
- Hvis aktøren springer forelæggelsen over, sendes opgaven til den næste aktør (hvis der er en). Hvis der ikke er flere aktører, er forelæggelsen godkendt.
- Hvis aktøren godkender forelæggelsen, sendes opgaven til den næste aktør defineret i processen. Hvis der er flere aktører, sendes opgaven til godkendelse hos den næste aktør. Hvis aktøren er den sidste aktør, får procesejeren besked om at forelæggelsen er godkendt (se Godkendt forelæggelse).
- Hvis aktøren godkender forelæggelsen, sendes opgaven tilbage til den forrige godkender, som så bliver bedt om at foretage en ændring i et dokument i forelæggelsen. Når aktøren har foretaget sin ændring, godkendes forelæggelsen. Hverken aktøren, som bad om ændringen, eller efterfølgende godkendere bliver bedt om at godkende forelæggelsen igen.
- Hvis aktøren afviser forelæggelsen til en tidligere godkender, bliver den tidligere godkender bedt om at foretage en ændring i et dokument i forelæggelsen. Når aktøren har foretaget ændringen, modtager efterfølgende godkendere, herunder den godkender, der har bedt om ændringen, forelæggelsen til godkendelse i samme rækkefølge som tidligere.
- Hvis en aktør ikke har svaret på smarttasken før en procesfrist, sendes en meddelelse i en smarttask til processejeren (se svarfrist overskredet).
Processens historik
Aktørernes svar logges i processens historik. Du kan se aktørernes svar i Procesoversigten. Se Om Procesoversigten.
Når en proces er afsluttet, oprettes et historikdokument for processen. Det bliver gemt på sagen som et sagsdokument. Du kan åbne det fra sagen i WorkZone Client.
