Om udvidede og avancerede forelæggelser
I den udvidede WorkZone Process-pakke kan du arbejde med udvidede og avancerede forelæggelser.
En udvidet forelæggelse er en procestype, hvor godkendere skal besvare en opgave - for eksempel godkende et dokument - i en fast rækkefølge. Processen er dynamisk, det vil sige, at godkendere og dokumenter kan ændres, mens processen er i gang.
Den udvidede forelæggelse indeholder en beskrivelse af forelæggelsesprocessen, ét eller flere dokumenter til forelæggelse, som er centrale for processen samt et eller flere bilag. Disse dokumenter skal ikke nødvendigvis være gemt på processens sag, men kan komme fra andre sager eller filsystemet.
Med en avanceret forelæggelsesproces kan du kombinere sekventielle og parallelle procestrin i en forelæggelsesproces. Udover den overordnede procesfrist, kan du desuden angive separate frister for hvert procestrin. Du kan bruge denne procestrin til at holde overblikket over den overordnede progression for en forelæggelse.
Du kan starte en udvidet og en avanceret forelæggelse på følgende måder:
- Fra Outlook - se Start proces fra en mail eller Start en proces fra mappen Sager & Dokumenter.
- Fra dokumentet - se Start en proces fra Word, Excel eller PowerPoint.
- Fra WorkZone Client - se Start en proces fra WorkZone Client.
En forelæggelse indeholder en beskrivelse, dokumenter til godkendelse og bilag såvel som godkendere og en eventuel procesfrist. Procesejeren vælger disse, når forelæggelsen startes.
Når processen er startet, modtager den første godkender en opgave. Se Besvar en udvidet eller en avanceret forelæggelse.
Diagrammet nedenfor viser forløbet i en udvidet forelæggelse.
Processen startes
Procesejeren starter en udvidet eller en avanceret forelæggelse med et eller flere dokumenter (dokumenter til forelæggelse og måske bilag) og vælger en eller flere godkendere (aktører), som alle skal godkende forelæggelsen inden for en fastlagt frist.
Når procesejeren starter forelæggelsen, sendes en opgave til den første godkender, som procesejeren har valgt. Godkenderen kan enten godkende, afvise, afvise med betingelser, springe over eller videresende forelæggelsesopgaven. Om nødvendigt kan godkenderen foretage ændringer i opgaven før han eller hun svarer, for eksempel ved at tilføje eller fjerne godkendere og dokumenter. Se Administrere dokumenter og aktører.
Godkenderne svarer
Hvis aktøren afviser forelæggelsen, sendes den tilbage til procesejeren, som så typisk skal redigere forelæggelsesdokumentet og starte en ny forelæggelse med den nye version af dokumentet (se Afvist forelæggelse).
Hvis en godkender springer forelæggelsen over, sendes opgaven til den næste godkender (hvis der er en). Hvis der ikke er flere godkendere, er forelæggelsen godkendt.
Hvis en godkender godkender forelæggelsen, sendes opgaven til den næste godkender defineret i processen. Hvis der er flere godkendere, sendes opgaven til godkendelse hos den næste godkender. Hvis aktøren er den sidste aktør, får procesejeren besked om at forelæggelsen er godkendt (se Godkendt forelæggelse).
Hvis en godkender ikke har svaret på opgaven, inden procesfristen, sender der en mail til procesejeren (Se Ingen svar på fristdatoen).
Processens historik
Godkendernes svar logges i processens historik. Du kan se godkendernes svar i oversigten Processer.
Når en proces er afsluttet, oprettes et historikdokument for processen. Det bliver gemt på sagen som et sagsdokument. Du kan åbne det som ethvert andet dokument fra enhver anden klient i WorkZone. Det vil sige fra sagen i WorkZone Client, WorkZone Explorer, eller fra WorkZone for Office.
