Udvidet pakke
WorkZone Process Udvidet pakke er en tilføjelsespakke. Den udvidede pakke indeholder de to avancerede processer forelæggelse (udvidet) og fordeling (udvidet). Den udvidede forelæggelsesproces er en avanceret udgave af basis-forelæggelsesprocessen, der sørger for kontrolleret, men samtidig fleksibel interaktion indenfor procesforløbet.
Fordelingsprocesser er kun tilgængelig fra den udvidede pakke. Begge processer er, når konfigureret, tilgængelige fra enhver sagskontekst i WorkZone for Office, WorkZone Client og i Captia Web Client (hvis denne er aktiveret).
Fordelinger
Formålet med en udvidet fordelingsproces er at tildele ejerskab for en sag til en ansvarlig og måske at finde bidragydere.
Når du starter en fordeling, vælger du en sagsbehandler til at tage ejerskab over sagen og bidragydere, som er ansvarlige for at bidrage med indhold til sagen. Når den ansvarlige kontakt har accepteret ejerskab af sagen, kan bidragyderne, hvis de accepterer deres rolle som bidragydere, påbegynde arbejdet på sagen.
Procesejeren kan vælge at få proceshistorikken gemt på sagen, eller modtage en besked, når fordelingsprocessen er afsluttet. Han kan også vælge, at fordelingsprocessen skal afsluttes, når procesfristen er nået.
En typisk fordeling kan være et spørgsmål sendt i en mail til en sekretær. Sekretæren opretter en sag, der indeholder mailen og de vigtigste dokumenter vedrørende sagen. Sekretæren vælger den organisatoriske enhed eller person, som han eller hun synes skal tage ansvar for dette spørgsmål som ansvarlig kontakt, og bidragydere, som sekretæren mener er mest sandsynlige til at bidrage med indhold til sagen. Hvis den valgte ansvarlige kontakt eller bidragydere ikke kan acceptere deres roller, kan de afvise eller videresende opgaven til en anden.
Forelæggelser
En udvidet forelæggelse er en procestype, hvor godkendere skal besvare en opgave - for eksempel godkende et dokument - i en fast rækkefølge. Processen er dynamisk, det vil sige, at godkendere og dokumenter kan ændres, mens processen er i gang.
Den udvidede forelæggelse indeholder en beskrivelse af forelæggelsesprocessen, ét eller flere dokumenter til forelæggelse, som er centrale for processen samt et eller flere bilag. Disse dokumenter skal ikke nødvendigvis være gemt på processens sag, men kan komme fra andre sager eller filsystemet.
Med en avanceret forelæggelsesproces kan du kombinere sekventielle og parallelle procestrin i en forelæggelsesproces. Udover den overordnede procesfrist, kan du desuden angive separate frister for hvert procestrin. Du kan bruge denne procestrin til at holde overblikket over den overordnede progression for en forelæggelse.
