Modtag beskeder fra e-Boks
Borgere, virksomheder og myndigheder kan sende beskeder til din organisation fra e-Boks. De modtagne beskeder kan enten være svar på beskeder, der er sendt fra WorkZone eller de kan være uopfordrede beskeder.
Besvarelser
Når SmartPost modtager en besked fra e-Boks tjekker WorkZone om beskeden er et svar på en besked fra WorkZone som del af en SmartPost-proces. Hvis beskeden er et svar, gemmes den som et dokument på den sag, der indeholder den oprindelige besked samt eventuelle bilag.
Uopfordrede beskeder
Når SmartPost modtager en uopfordret besked, gemmes beskeden som et dokument med eventuelle bilag på en foruddefineret standardsag.
Hvis der er underenheder såsom forskellige myndigheder eller underafdelinger i din organisation, som har individuelle postkasser i e-Boks, vil uopfordrede beskeder, der modtages i disse postkasser, blive gemt på foruddefinerede standardsager for underenhederne, så de svarer til deres respektive underenheders postkasser.
Hvad sker der når en besked gemmes i WorkZone?
Hvis den modtagne besked indeholder vedhæftninger, vil vedhæftningerne blive tilføjet som bilag på det dokument der oprettes. Der føjes automatisk metadata til hoveddokumentet og til eventuelle bilag til det dokument, der oprettes.
Hoveddokument
Hoveddokumentet får automatisk følgende metadata:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
|
Titel |
Titlen på beskeden, som afsenderen har angivet i e-Boks. |
|
Dokumenttype |
Dokumenttypen sættes som standard til Indgående (I). |
|
Tilstand |
|
|
Oprindelse |
Dokumentets oprindelse er som standard sat til DP, DigitalPost. |
|
Brevdato |
Datoen som e-Boks tildeler beskeden. Dette er datoen for, hvornår afsenderen sender beskeden fra e-Boks. |
Derudover tilføjes de følgende oplysninger på fanen Oplysninger på hoveddokumentet:
| Oplysningstype | Oplysninger |
|---|---|
|
Svar på sag |
Hvis beskeden er et svar på en besked, og den sag, som den oprindelige besked blev sendt fra, ikke kan findes, eller er en afsluttet sag, vil besvarelsen blive gemt på en standardsag. Dette felt viser sagsnummeret for den sag, som den oprindelige besked blev sendt fra. |
|
Forsendelsesid |
En besked fra e-Boks indeholder et e-Boks-id, der identificerer beskeden. Du kan bruge dette id, hvis du vil kontakte e-Boks vedrørende en besked. |
|
Digital post afsender CPR |
Hvis afsenderen er en borger, vil afsenderens CPR-nummer blive gemt på dokumentet i informationstypefeltet Digital post afsender CPR. |
|
Digital post afsender CVR |
Hvis afsenderen er en organisation, vil afsenderens CVR-nummer blive gemt på dokumentet i informationstypefeltet Digital post afsender CVR. |
|
Digital post afsender |
Hvis afsenderen er en myndighed, der har sendt beskeden via et forsendelsessystem uden en CVR-opsætning, vil navnet på myndigheden i stedet blive gemt på dokumentet i informationstypefeltet Digital post afsender. |
Bilag
Eventuelle vedhæftninger til beskeden gemmes som bilag med følgende metadata:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
|
Titel |
Filnavnet på bilaget bliver bilagets titel i WorkZone. |
|
Dokumenttype |
Bilag får altid dokumenttypen Dokument. |
|
Tilstand |
Hvis beskeden er et svar, får bilaget tilstanden Arkiveret (ARK). Hvis beskeden er en uopfordret besked, får bilagene tilstanden Låst udkast (UL). |
|
Oprindelse |
Oprindelsen for dokumentet er som standard sat til DP (Digital Post). |
Parter
Hvis den modtagne besked indeholder oplysninger om afsenderen såsom et CPR-nummer, CVR-nummer eller et navn på en myndighed, og kontakten eksisterer i WorkZone, vil afsenderen blive tilføjet på dokumentet som en part.
Hvad sker der, hvis en sag er afsluttet?
Hvis en sag er afsluttet, prøver WorkZone at gemme en modtaget besked på den. SmartPost er som standard konfigureret til at tillade genåbning af afsluttede sager, men det kan være, at din organisation har slået denne indstilling fra. Afhængigt af sagstypen og om din organisation bruger koncernindblik, vil det følgende ske.
Organisation bruger ikke koncernindblik
Besvarelser
- Hvis beskeden er et svar på en anden besked fra WorkZone, og den tilsvarende sag er afsluttet, gemmes beskeden på standardsagen. Standardsagen er altid åben.
Uopfordrede beskeder
- Hvis standardsagen eller en underenheds sag er afsluttet, genåbnes sagen, og beskeden gemmes på den. Sagen forbliver åben. Denne funktionsmåde er standard.
- Hvis din organisation har indstillet WorkZone til ikke at tillade genåbning af afsluttede sager, vil beskeden blive gemt på standardsagen. Standardsagen er altid åben.
Koncernindblik
Besvarelser
- Hvis beskeden er et svar på en besked, der er sendt fra WorkZone, og den tilsvarende sag er afsluttet, vil sagen blive genåbnet og beskeden gemmes på den og sagen forbliver åben. Denne funktionsmåde er standard.
- Hvis din organisation har indstillet WorkZone til ikke at tillade genåbning af afsluttede sager, vil beskeden blive gemt på enhedens standardsag. Hvis enhedens sag også er afsluttet, vil beskeden blive gemt på standardsagen. Standardsagen er altid åben.
WorkZone identificerer myndighedens sag ud fra en unik identifikator i den modtagne besked. Identifikatoren henviser til den sag, som den oprindelige besked blev sendt fra. WorkZone fastlægger myndigheden på baggrund af den bruger, der oprettede sagen og den myndighed, som pågældende bruger er en del af. Besvarelsen gemmes på myndighedens sag. Hvis myndighedens sag ikke kan findes, vil beskeden i stedet blive gemt på standardsagen.
Uopfordrede beskeder
- Hvis en underenheds sag er afsluttet, genåbnes sagen og beskeden gemmes på den. Sagen forbliver åben. Denne funktionsmåde er standard.
- Hvis din organisation har indstillet WorkZone til ikke at tillade genåbning af afsluttede sager, vil beskeden blive gemt på standardsagen. Standardsagen er altid åben.
