Rediger oplysninger på en kontakt

Tilføj eller fjern kontakthenvisninger

Du kan tilføje en eller flere kontakthenvisninger på et dokument.

Tilføj en kontakthenvisning

  1. Åbn detaljesiden for en kontakt, hvor du vil tilføje kontakthenvisning.
  2. Åbn fanen Kontakthenvisninger fra detaljefanerne.
  3. Klik Tilføj. Dialogboksen Tilføj kontakthenvisninger åbner.
  4. Angiv søgekriterium på en eller flere af de følgende måder:
    • Skriv en tekst i feltet Fritekst.
    • Vælg det område, du vil søge indenfor i feltet Søg i.
    • Klik Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier.

      •  

      • Hvis du indsætter flere søgekriterier i feltet Land, kan du vælge postnumre tilhørende disse lande. Hvis du indsætter flere søgekriterier i feltet Postnummer, udføres en Eller-søgning.
      • Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier, du har indtastet.
  5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne.
  6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje. De valgte kontakter vises i højre kolonne. Du kan vælge en anden rolle til kontakten i listen Rolle, for eksempel Formand eller Udvalg.
  7. Klik Gem. De tilføjede kontakter vises nu i listen Kontakthenvisninger.

Fjern en kontakthenvisning

  1. Åbn detaljesiden for en kontakt, du vil redigere.
  2. Åbn fanen Kontakthenvisninger fra detaljefanerne.
  3. Markér afkrydsningsfeltet ved siden af den kontakthenvisning, du vil fjerne.
  4. Klik Fjern.

Tilføj og fjern kontakthenvisnnger fra flere sager

Du kan tilføje eller fjerne kontakthenvisninger på flere kontakter på en gang.

  1. I Navigationsruden > Panelet Kontakter på fanen Hjem, vælg en kontaktliste.
  2. I kontaktlisten, vælg alle de kontakter, du vil tilføje eller fjerne kontakthenvisninger på og klik Rediger > Kontakthenvisning for at åbne formularen Rediger kontakthenvisning.
  3. I formularen Rediger kotakthenvisning:
    • Vælg en type til at filtrere kontakterne, der skal tilføjes eller fjernes i feltet Type.1
    • Vælg en rolle til at filtrere kontakterne, der skal tilføjes eller fjernes i feltel Partrolle.1
    • I feltet Part, vælg navn/ID på den kontakt, der skal tilføjes eller fjernes.
  4. I knappen Rediger
    • Vælg Tilføj for at føje kontakthenvisningen til de kontakter, der er valgt i listen.
    • Vælg Fjern for at fjerne kontakthenvisningen fra sagerne, der er valgt i listen.
  5. I formularen Bekræft, klik Ja for at bekræfte ændringerne og luk formularen.

1 Du behøver ikke filtrere kontakterne ved type eller rolle, men filtre kan hjælpe dig, når du skal vælge kontakten, du skal tilføje eller fjerne ved at gøre listen over kontakter kortere i feltet Part.

Tilføj eller fjern en partsrelation

Du kan tilføje en eller flere af relationerne til en part; det vil sige, kontakter, der er relateret til parten. Så kan du se alle partsrelationer og deres roller fra alle partslister.

Forudsætning: Før du kan tilføje en kontakt som en partsrelation, skal du tilføje denne kontakt som en kontaktreference.

Tilføj en partsrelation

  1. På detaljesiden for en kontakt, som du vil føje en relation til, åbn detaljefanen Kontakthenvisninger.
  2. Vælg den part, som du vil tilføje en relation til.
  3. Klik Tilføj relaterede parter. Dialogboksen Tilføj partsrelation åbner. Partens kontakthenvisninger vises.
  4. Søg efter den relaterede part, du vil tilføje, på en af følgende måder:
    • Vælg, hvilket område du vil søge indenfor, i feltet Partrolle.
    • Angiv parts-ID i feltet ID.
  5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne.
  6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje som relationer for denne part. De valgte kontakter vises i højre kolonne. Du kan vælge en anden partrolle for den relation, der er tilføjet i feltet Rolle.
  7. Klik Gem. De tilføjede kontakter vises nu på listen Kontaktreferencer for den part, der blev valgt i trin 2.
  8. Gentag trin 3-7, indtil du har tilføjet alle relaterede parter.

Fjern en partsrelation

Du kan fjerne en partsrelation på samme måde, som du kan fjerne enhver anden kontakthenvisning.

  1. Åbn detaljefanen Kontakthenvisninger på detaljesiden for en kontakt, som du vil fjerne en partsrelation fra.
  2. Vælg en eller flere partsrelationer, som du vil fjerne.
  3. Klik Fjern, for at åbne dialogen Bekræft.
  4. Klik OK i dialogen.

Rediger partrolle for en kontakt

  1. Åbn fanen Kontakthenvisninger fra detaljefanerne på kontaktdetaljesiden.
  2. Vælg en eller flere parter, som du vil redigere rollen for, og klik Rediger > Rolle . Dialogboksen Rediger rolle åbner.
  3. Vælg en anden partrolle i feltet Partrolle.
  4. Klik Gem.

Tilføj eller fjern sagshenvisninger

Du kan tilføje en eller flere sagshenvisninger.

Tilføj en sagshenvisning til en kontakt

  1. Åbn detaljesiden for en kontakt, du vil føje en sagshenvisning til.
  2. Åbn fanen Sagshenvisninger fra detaljefanerne.
  3. Klik Tilføj for at åbne formularen Tilføj sagshenvisning.
  4. I denne formular kan du angive dine søgekriterier på en eller flere af de følgende måder:
    • Skriv en tekst i feltet Fritekst.
    • Vælg det område, du vil søge indenfor i feltet Søg i.
    • Klik Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier.

    Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier, du har indtastet.

  5. Klik Søg.
  6. Dobbeltklik på de sager, du vil tilføje. De valgte sager vises i højre kolonne. Du kan vælge en anden rolle til kontakten i listen Rolle, for eksempel Sagspart eller Rådgivningspart.
  7. Klik Gem.

Fjern en sagshenvisning fra en kontakt

  1. Åbn detaljesiden for en kontakt, du vil fjerne en sagshenvisninger fra.
  2. Åbn fanen Sagshenvisninger fra detaljefanerne.
  3. Marker afkrydsningsfeltet ved siden af den kontakthenvisning du vil fjerne.
  4. Klik Fjern.

Tilføj, rediger eller fjern stedfortrædere for en kontakt

Forudsætning: Du skal have installeret WorkZone Process for at kunne arbejde med stedfortrædere.

Du kan vælge andre brugere eller organisatoriske enheder til at være dine stedfortrædere og handle på dine vegne på procesopgaver. Du kan tilføje, redigere og fjerne dine stedfortrædere på fanen Stedfortrædere på detaljesiden for din brugerprofil. Du kan også se listen over kontakter, der har valgt dig som deres stedfortræder, på fanen Stedfortræder for.

Tip: Fanerne Stedfortrædere og Stedfortræder for vises ikke som standard, men skal tilføjes manuelt. Se Administrer faner.

Stedfortrædere kan have to typer roller: NORMAL eller ADMIN. Rollen NORMAL bevirker, at en stedfortræder kan arbejde med procesopgaver på vegne af den bruger, som tilknyttede en stedfortræder. Rollen ADMIN tillader en stedfortræder at arbejde med procesopgaver og vælge andre brugere som stedfortrædere for den oprindelige kontakt. Du tildeler altså en anden bruger rettigheder til at håndtere dine stedfortrædere.

Hvis Bruger 1 er stedfortræder for Bruger 2 med rollen NORMAL, kan Bruger 1 arbejde med procesopgaver på vegne af Bruger 2. Hvis Bruger 2 er stedfortræder for Bruger 3 med rollen ADMIN, kan Bruger 2 arbejde med procesopgaver på vegne af Bruger 3 og tilmed vælge Bruger 4 og Bruger 5 som stedfortrædere for Bruger 3 og handle på vegne af Bruger 3.

Distribuer opgaver til andre brugere

Du kan frit vælge en eller flere stedfortrædere, der skal arbejde med procesopgaver på dine vegne, men du skal have rollen ADMIN for at kunne vælge stedfortrædere for andre brugere, f.eks, hvis du vil vælge en stedfortræder til en kollega, der er på orlov. Hvis du har rollen ADMIN for en enhed, kan du også håndtere stedfortrædere for den pågældende enhed.

Anvend organisatoriske enheder

Hvis du vil vælge en organisatorisk enhed som stedfortræder for andre brugere eller enheder, skal du både have indblikket AFDADM. Som et eksempel. kan du vælge en medarbejder, der skal handle på vegne af en hel organisatorisk enhed.

Tilføj en kontakt som stedfortræder

  1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil tilføje en stedfortræder for. Du skal have rollen ADMIN for at kunne tilføje stedfortrædere for andre brugere.

    2. -Eller-

    Hvis du tilføjer en stedfortræder for dig selv, skal du dobbeltklikke på dit brugernavn i øverste højre hjørne af WorkZone Client for at åbne din kontaktdetaljeside.

  2. Åbn fanen Stedfortrædere fra detaljefanerne.
  3. Klik Tilføj. Dialogboksen Tilføj stedfortrædere åbner.
  4. Søg på den part, du vil tilføje som stedfortræder, på en af følgende måder:
    • Skriv en tekst i feltet Fritekst.
    • Angiv omfang af din søgning under Type.
    • Angiv parts-ID i feltet ID.
  5. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne.
  6. Dobbeltklik på de kontakter, du vil tilføje. De valgte kontakter vises i højre kolonne.
  7. Vælg en rolle for stedfortræderen.
  8. Klik Gem.

Rediger en stedfortræders rolle

  1. Åbn detaljefanen Stedfortrædere på kontaktdetaljesiden. Listen med stedfortrædere vises.
  2. Vælg en eller flere stedfortrædere, som du vil redigere rollen for, og klik Rediger > Stedfortræder . Dialogboksen Rediger stedfortræderrolle åbner.
  3. Vælg en anden rolle i feltet Rolle.
  4. Klik Gem.

Fjern en stedfortræder

  1. Åbn detaljefanen Stedfortrædere på kontaktdetaljesiden. Listen med stedfortrædere for denne kontakt vises.
  2. Vælg en eller flere stedfortrædere, som du vil fjerne.
  3. Klik Fjern. Bekræftelsesdialogboksen vises.
  4. Klik OK.

Vis hvem en kontakt er stedfortræder for

På en kontaktdetaljeside kan du også se, hvem denne kontakt er stedfortræder for.

  • Åbn detaljefanen Stedfortræder for på kontaktdetaljesiden. Listen med kontakter, som denne kontakt er stedfortræder for, vises.

Tilføj eller fjern emneord

Emneord kan bruges til for eksempel gruppering og søgning efter kontakter.

  1. Åbn detaljesiden for en kontakt.
  2. Foretag en af følgende handlinger:
    • For at tilføje et emneord: indtast et emneord i feltet Emneord.

      • -Eller-

    • For at fjerne et emneord: slet et emneord i feltet Emneord.
  3. Klik Klik.

 

Bemærk:

  • Hvis din organisation anvender en ordbog, kan du kun vælge emneord fra denne ordbog. Hvis du indtaster ord, der ikke findes i ordbogen, vises en fejlbesked, når du prøver at gemme.
  • Hvis din organisation ikke bruger en ordbog, kan du oprette dine egne emneord.

Tilføj, rediger eller fjern adresser

Du kan tilføje, redigere eller fjerne adresser på en aktiv (dvs. ikke lukket) kontakt.

Tilføj en adresse

  1. Åbn en kontaktdetaljeside for at tilføje en adresse.
  2. Åbn fanen Adresser fra detaljefanerne.
  3. Klik Tilføj. Dialogboksen Tilføj adresse vises.
  4. Indtast adressen.
  5. Klik Gem.

Angiv en kontakts standardadresse

Hvis du har flere adresser for en kontakt, kan du angive standardadressen for denne kontakt.

Vælg en adresse, og klik Benyt som standardadresse for at gøre denne adresse til standardadressen for denne kontakt.

Rediger en adresse

  1. Åbn en kontaktdetaljeside for at redigere en adresse.
  2. Klik på fanen Adresser fra detaljefanerne.
  3. Dobbeltklik på den adresse, du vil redigere. Dialogboksen Rediger adresse vises.
  4. Foretag ændringer, og klik Gem.

Fjern en adresse

  • Du kan ikke slette en kontakts hovedadresse.
  • Du kan ikke slette en adresse, hvis den bruges af en anden henvisning.
  1. Åbn en kontaktdetaljeside for at fjerne en adresse.
  2. Klik på fanen Adresser fra detaljefanerne.
  3. Vælg den adresse, du vil fjerne.
  4. Klik Fjern. Dialogboksen Bekræft vises.
  5. Klik Ja.

Tilføj, rediger eller fjern oplysninger

De oplysninger, du kan tilføje på kontakten, bestemmes af din organisation.

En oplysning består af to dele:

  • En Oplysningstype - oplysningsnavn eller -type, for eksempel Fejl.
  • Et Oplysningsfelt, der kan bruges til for eksempel at registrere forskellige typer fejl.

Oplysningsfeltet kan indeholde en liste med foruddefinerede værdier eller et felt til fri indtastning.

Tilføj oplysninger

  1. Åbn en kontaktdetaljeside for at tilføje oplysninger.
  2. Klik på fanen Oplysninger fra detaljefanerne.
  3. Klik Tilføj. Dialogboksen Tilføj oplysninger vises.
  4. Vælg Oplysningstype, og udfyld feltet Oplysninger.
  5. Klik Gem.

Rediger oplysninger

  1. Åbn en kontaktdetaljeside for at redigere oplysninger.
  2. Klik på fanen Oplysninger fra detaljefanerne.
  3. Dobbeltklik på den oplysning, du vil redigere. Dialogboksen Rediger oplysninger vises.
  4. Foretag ændringer og klik Gem.

Fjern oplysninger

  1. Åbn en kontaktdetaljeside for at fjerne oplysninger.
  2. Klik på fanen Oplysninger fra detaljefanerne.
  3. Vælg de oplysninger, du vil fjerne.
  4. Klik Fjern. Dialogboksen Bekræft vises.
  5. Klik Ja.

Tilføj og fjern information på flere kontakter

Du kan tilføje og fjerne informationstyper og værdier på flere kontakter på en gang ved at vælge kontakterne i navigationsruden og klikke Rediger > Information for at vælge hvilken informationstype og værdi, du vil tilføje eller fjerne.

Se Rediger flere elementer på en liste.

Tilføj, rediger eller fjern datoer

De datoer, du kan tilføje til en kontakt, bestemmes af din organisation.

En dato består af to dele:

  • En Datotype - datonavnet eller typen, for eksempel hvornår en fejl er opstået.
  • Et Datofelt.

Tilføj dato

  1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil føje en dato til.
  2. Åbn fanen Datoer fra detaljefanerne.
  3. Klik Tilføj. Dialogboksen Tilføj dato vises.
  4. Vælg Datotype, og udfyld feltet Dato.
  5. Klik Gem.

Rediger dato

  1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil redigere en dato på.
  2. Åbn fanen Datoer fra detaljefanerne.
  3. Dobbeltklik på den dato, du vil redigere. Dialogboksen Rediger dato vises.
  4. Foretag dine ændringer, og klik Gem.

Fjern dato

  1. Åbn deltaljesiden for en kontakt, du vil fjerne en dato fra.
  2. Åbn fanen Datoer fra detaljefanerne.
  3. Vælg de datoer, du vil fjerne.
  4. Klik Fjern, som derefter åbner dialogen Bekræft.
  5. Klik Ja i dialogen Bekræft.

Tilføj og fjern datotyper på flere kontakter

Du kan tilføje og fjerne datotyper og værdier på flere kontakter på en gang ved at vælge kontakterne i navigationsruden og klikke Rediger > Dato for at vælge hvilken datotype og værdi, du vil tilføje eller fjerne.

Se Rediger flere elementer på en liste.

Tilføj eller fjern læseadgang for en kontakt.

Du kan tilføje eller fjerne læseadgangsindblik på en kontakt for medarbejdere og grupper. Du kan tildele mere end et indblik.

Standard skrive- og læseadgang til kontakter

Læseadgangen og skriveadgangen til en kontakt kan defineres for hver kontakttype i WorkZone Configurator > Contact > Contact types. Når en kontakt oprettes i WorkZone Client, vil feltet Læseadgang på kontaktdetaljesiden være udfyldt med de definerede standard adgangsbegrænsninger.

Adgangsrettighederne kan skiftes, når kontakten oprettes. Hvis en bruger vil skifte dem efter oprettelse af kontakten, skal de have de påkrævede rettigheder. Eventuelle læse- eller skriverettigheder, der er angivet specifikt i konfigurationen for en detaljeside for en bestemt kontakttype vil blive anvendt for de pågældende kontakttyper i stedet for standardrettighederne.

Bemærk: Hvis adgangsfelterne for en kontakt ryddes, når kontakten oprettes, vil standardadgangsrettighederne, der er angivet i WorkZone Configurator, blive anvendt på kontakten, når kontakten gemmes. Når en kontakt er blevet oprettet, kan felterne der angiver adgangsrettigheder ryddes og kontakten kan gemmes uden standardadgangsrettighederne.

For WorkZone Content Server Standard  Edition

  1. På sagens detailjeside, klik -ikonet i feltet Læseadgang for at åbne formularen Rediger læseadgang.
  2. I formularen Rediger læseadgang > Feltet Søg i, vælg det filter, du vil anvende til at finde adgangskoder:
    • Alle indblik: Alle indblik vises.
    • Emneindblik: Kun emneindblik vises.
    • Organisatorisk indblik: Kun organisatoriske indblik vises.
  3. I feltet Indblik, indtast navnet på indblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil tildele kontakten.
    Klik på feltet Indblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil tildele en kontakt.
  4. Klik på knappen Anvend for at anvende det valgte indblik på kontakten.
  1. På sagens detailjeside, klik -ikonet i feltet Læseadgang for at åbne formularen Rediger læseadgang.
  2. I formularen Rediger læseadgang, klik på krydset ved siden af medarbejderen eller gruppen, du fjerne læseadgang fra.
  3. Klik på knappen Anvend for at føje dine ændringer til kontakten.

For WorkZone Content Server, Corporate Edition

  1. På sagens detailjeside, klik -ikonet i feltet Læseadgang for at åbne formularen Rediger læseadgang.
  2. I formularen Rediger læseadgang, klik på knappen Opret ny adgangsgruppe for at få vist de obligatoriske felter Emneindblik og Organisatorisk indblik.
  3. I feltet Emneindblik, indtast navnet på emneindblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil bruge på kontakten.
    Klik på feltet Emneindblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil tildele en kontakt.
  4. I feltet Organisatorisk indblik, indtast navnet på indblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil tildele kontakten.
    Klik på feltet Organisatorisk indblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil tildele en kontakt.
  5. Gentag trin 2-4 for at oprette en ny indbliksgruppe, som du kan bruge på en kontakt.
  6. Klik på knappen Anvend for at anvende det valgte indblik på kontakten.
  1. På sagens detailjeside, klik -ikonet i feltet Læseadgang for at åbne formularen Rediger læseadgang.
  2. I formularen Rediger læseadgang > feltet, hvor du vælger indblik, kan du klikke på krydset til højre for Emneindblik og Organisatorisk indblik for at fjerne indblikket.
    Du kan også fjerne en hel indbliksgruppe ved at klikke på krydset i øverste, højre hjørne på indbliksgruppen.
  3. Klik på knappen Anvend for at føje dine ændringer til kontakten.

Tildel eller fjern skriveadgang til en kontakt

Medarbejdere eller grupper kan tildeles eller få fjernet skriveadgang til en kontakt. Du kan tildele mere end et indblik.

Standard skriveadgang til kontakter

Skriveadgangen til en kontakt kan defineres for hver kontakttype i WorkZone Configurator > Contact > Contact types. Når en kontakt oprettes i WorkZone Client, vil feltet Skriveadgang på kontaktdetaljesiden være udfyldt med de definerede standard adgangsbegrænsninger.

Adgangsrettighederne kan skiftes, når kontakten oprettes. Hvis en bruger vil skifte dem efter oprettelse af kontakten, skal de have de påkrævede rettigheder. Eventuelle læse- eller skriverettigheder, der er angivet specifikt i konfigurationen for en detaljeside for en bestemt kontakttype vil blive anvendt for de pågældende kontakttyper i stedet for standardrettighederne.

Vigtigt: You must always have write access to the cases, documents or contacts for which you define write access.

Bemærk: Hvis adgangsfelterne for en kontakt ryddes, når kontakten oprettes, vil standardadgangsrettighederne, der er angivet i WorkZone Configurator, blive anvendt på kontakten, når kontakten gemmes. Når en kontakt er blevet oprettet, kan felterne der angiver adgangsrettigheder ryddes og kontakten kan gemmes uden standardadgangsrettighederne.

For WorkZone Content Server Standard  Edition

  1. På kontaktens detaljeside, klik -ikonet i feltet Skriveadgang for at åbne formularen Rediger skriveadgang.
  2. I formularen Rediger skriveadgang > Feltet Søg i, vælg det filter, du vil anvende til at finde adgangskoder:
    • Alle indblik: Alle indblik vises.
    • Emneindblik: Kun emneindblik vises.
    • Organisatorisk indblik: Kun organisatoriske indblik vises.
  3. I feltet Indblik, indtast navnet på indblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil tildele kontakten.
    Klik på feltet Indblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil tildele en kontakt.
  4. Klik på knappen Anvend for at anvende det valgte indblik på kontakten.
  1. På kontaktens detaljeside, klik -ikonet i feltet Skriveadgang for at åbne formularen Rediger skriveadgang.
  2. I formularen Rediger skriveadgang, klik på krydset ved siden af medarbejderen eller gruppen, du vil fjerne skriveadgang fra.
  3. Klik på knappen Anvend for at føje dine ændringer til kontakten.

For WorkZone Content Server, Corporate Edition

  1. På kontaktens detaljeside, klik -ikonet i feltet Skriveadgang for at åbne formularen Rediger skriveadgang.
  2. I formularen Rediger skriveadgang, klik på knappen Opret ny adgangsgruppe for at få vist de obligatoriske felter Emneindblik og Organisatorisk indblik.
  3. I feltet Emneindblik, indtast navnet på emneindblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil bruge på kontakten.
    Klik på feltet Emneindblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil tildele en kontakt.
  4. I feltet Organisatorisk indblik, indtast navnet på indblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil tildele kontakten.
    Klik på feltet Organisatorisk indblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil tildele en kontakt.
  5. Gentag trin 2-4 for at oprette en ny indbliksgruppe, som du kan bruge på en kontakt.
  6. Klik på knappen Anvend for at anvende det valgte indblik på kontakten.
  1. På kontaktens detaljeside, klik -ikonet i feltet Skriveadgang for at åbne formularen Rediger skriveadgang.
  2. I formularen Rediger skriveadgang > feltet, hvor du vælger indblik, kan du klikke på krydset til højre for Emneindblik og Organisatorisk indblik for at fjerne indblikket.
    Du kan også fjerne en hel indbliksgruppe ved at klikke på krydset i øverste, højre hjørne på indbliksgruppen.
  3. Klik på knappen Anvend for at føje dine ændringer til kontakten.

 

Se Indblik