Administrer dokumenter

Opret et nyt dokument

Du kan oprette forskellige dokumenttyper i båndet.

• Hvis du opretter et dokument fra en sagsdetaljeside bliver dokumentet automatisk gemt på sagen.
• Hvis du ikke har en sag åben, men for eksempel står på fanen Hjem, oprettes dokumentet automatisk på din skrivebordssag, med mindre du vælger en anden sag.

Opret et Word-dokument

1. I båndet, klik Word for at åbne Microsoft Word med vinduet Ny åbent.
2. (Valgfri) Hvis din organisation anvender skabeloner, kan du vælge en.
3. Klik OK for at åbne et nyt Word-dokument.
4. Skriv i dit dokument.
5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering.
6. Klik Gem på sag.

Opret et Excel-dokument

1. I båndet, klik Dokument og vælg Excel for at åbne Microsoft Excel med vinduet Ny åbent.
2. (Valgfri) Hvis din organisation anvender skabeloner, kan du vælge en.
3. Klik OK for at åbne et nyt Excel-ark.
4. Skriv i dit dokument.
5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering.
6. Klik Gem på sag.

Opret et PowerPoint-dokument

1. I båndet, klik Dokument og vælg PowerPoint for at åbne Microsoft PowerPoint med vinduet Ny åbent.
2. (Valgfri) Hvis din organisation anvender skabeloner, kan du vælge en.
3. Klik OK for at åbne et nyt Microsoft PowerPoint-dokument.
4. Skriv i dit dokument.
5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering.
6. Klik Gem på sag.

Opret et dokument (Word, Excel eller Powerpoint) fra Templafy

Hvis din organisation bruger Templafy til at oprette og håndtere Microsoft Office-skabeloner, kan du basere nye dokumenter (Microsoft Word, Excel eller Powerpoint) i WorkZone Client på din organisations Templafy-skabeloner.

Det er påkrævet, at man har gyldige legitimationsoplysninger til Templafy (Brugernavn og kodeord), og at Templafy-forbindelsen er blevet konfigureret korrekt i WorkZone Configurator > Global > Templafy settings før du kan oprette dine Templafy-dokumenter.

1. I båndet, klik Dokument > Opret fra Templafy for at åbne formularen Opret dokument fra Templafy.
2. I formularen Opret dokument fra Templafy, vælg den skabelon, som du vil basere dit nye dokument på og udfyld eventuelle påkrævede felter for skabelonen.
   Nogle af skabelonerne kan indeholde felter, der skal angives før du kan basere et dokument på dem.
3. Klik Opret for at hente skabelonen, anvende de angivne felters værdier og åbne det som et dokument i Microsoft Office.
4. I Microsoft Office kan du redigere dokumentet og klikke Gem på sag for at gemme dokumentet på den aktive sag.

Brug af Safari-browseren

Hvis du bruger en  Safari-browser, skal cookies for tredjepartsprodukter være slået til før du kan bruge Templafy i WorkZone Client.
Du kan aktivere cookies for tredjepartsprodukter ved at nulstille indstillingen for beskyttelse af personlige oplysninger Undgå sporing mellem websteder i indstillingerne for Safari. Indstillingen Undgå sporing mellem websteder er helt implementeret fra Safari 13.1, men indstillingen er tilgængelig i Safari-browsere fra og med version 11.0.3 (3604.5.6).
I tidligere versioner af Safari-browseren (versioner før 11.0.3(3604.5.6)), er indstillingen Undgå sporing mellem websteder ikke tilgængelig.
Templafy-integrationen er kun blevet testet i Safari 13.1, men det udelukkes ikke, at integrationen kan fungere med andre udgaver af browseren.

Opret et dokument fra sagsdetaljesiden

Du kan også oprette et dokument på baggrund af den aktive sag i sagsdetaljesiden.

1. I detaljefanen Dokumenter på sagsdetaljesiden, klik Tilføj og vælg derefter den handling, du vil udføre:
   • Word: For at oprette et Microsoft Office Word-dokument i Microsoft Office.
   • Excel: For at oprette et Microsoft Office Excel-regneark i Microsoft Office.
   • Powerpoint: For at oprette et Microsoft Office Powerpoint-dokument i Microsoft Office.
   • Importér fra filsystem: For at importere et eksisterende dokument til WorkZone fra et andet filsystem.
   • Importér fra WorkZone: For at importere et eksisterende dokument til WorkZone fra en anden WorkZone-database.
   • Oplysninger: For at oprette nye WorkZone-oplysninger for sagen.
   • Opret fra Templafy: For at oprette et Microsoft Office-dokument (Word, Excel eller Powerpoint) ved brug af skabeloner fra tredjepartsproduktet Templafy. Denne valgmulighed i menuen vises kun, hvis din organisation bruger TemplafWorkZone Configuratory og har konfigureret indstillingerne korrekt for Templafy i > Global >
   Templafy settings
   .
2. I Microsoft Office kan du tilføje dine ændringer i dokumentet, og når du klikker Gem på sag i ruden WorkZone Office, overføres dokumentet til WorkZone-serveren og gemmes på den aktive sag.

Opret dokumentoplysninger (nye oplysninger)

Du kan oprette dokumentoplysninger uden et relateret dokument (det vil sige, en dokumentdetaljeside uden, for eksempel et relateret .txt, .doc eller .xls-dokument).

1. I båndet, klik Dokument > Nye oplysninger for at åbne et nyt dokument i en ny fane.
   
2. Udfyld de obligatoriske felter.
   
3. I båndet, klik Gem. Det nyoprettede dokument vises nu under Dokumenter > I dag i navigationsruden.

Importér et dokument

Du kan tilføje et dokument uden for WorkZone Client til din sag. For eksempel et indskannet dokument.

Dokumenter kan kun importeres til en sag og importeres til den aktive sag i WorkZone. Bemærk at du kun kan importere dokumenter til én aktiv sag ad gangen. Hvis du skal importere dokumenter til flere sager, skal du importere dokumenterne en af gangen for hver sag.

Du kan kun importere dokumenter til åbne sager. Du kan ikke importere føje dokumenter til afsluttede sager. For yderligere oplysninger, se:Afsluttede og åbne sager

Den aktive sag

En aktiv sag er den sag, du har valgt. Hvis der vises flere sagsdetaljesider på en gang, vil titlen på fanebladet, der vises, være navnet på den aktive sag, når fanebladets titel minimeres.

Den aktive sag vises også, når du vælger hvilke dokumenter i kildedatabasen, du vil importere til WorkZone, hvilket gør det muligt for dig at sikre at du importerer dokumenter til den rigtige sag før du importerer.

Ingen aktive sager

Hvis du ikke har valgt en aktiv sag til at indeholde de importerede dokumenter, vil din skrivebordssag automatisk blive brugt som den aktive sag. Du kan også vælge skrivebordssagen manuelt, hvis du vil være helt sikker på at skrivebordssagen er den aktive sag.

1. I båndet, klik Dokument > Importér fra filsystem for at åbne fanen Importér dokument.
2. I feltet Vælg dokument, klik på mappe-ikonet for at åbne formularen Vælg fil til overførsel.
3. I dialogen Vælg fil til overførsel, find det dokument, du vil importere, vælg dokumentet og klik Åbn for at importere dokumentet.
4. En ny dokumentdetaljefane, som indeholder dokumentmetadata for det dokument, du importerer, åbnes.
   Titlen på dokumentet overføres automatisk til feltet Titel, men du kan ændre dette, da det registreres i WorkZone ved indtaste en ny titel i feltet Titel.
5. I feltet Dokumenttype i dokumentets detaljefane, vælg en dokumenttype.
   
6. Definer resten af dokumentets metadata i felterne i fanerne.
7. I båndet, klik Gem for at gemme det importerede dokument i WorkZone.

Rediger et dokument

Du kan redigere et dokument indtil dokumentet låses eller arkiveres.

• Du kan kun redigere dokumenter af typerne Word, Excel og PowerPoint.
• Dokumenterne skal have tilstanden Personligt udkast eller Udkast.

Microsoft Office Suite

Hvis Microsoft Office Suite er installeret på den lokale enhed, kan du bruge Microsoft Office til at redigere dit dokument.

Hvis WorkZone for Office også er installeret på WorkZone Content Server, kan du også få vist WorkZone for Office-panelet I Office-programmet.

WorkZone Explorer

Hvis du bruger WorkZone Explorer, kan du åbne et dokument til redigering (og læsning) ved at klikke på knappen Stifinder i sagens hovedbånd for at åbne WorkZone Explorer og derefter klikke dokumentet.

Grundet sikkerhedsmodellen for Google Chrome og Microsoft Edge Chromium, åbnes Windows Stifinder ikke automatisk, når du klikker knappen Stifinder. I stedet, skal du åbne Windows Stifinder manuelt og derefter trykke CTRL+V i adresselinjen for at åbne stifinderen for den aktive sag.
Linkadressen til den aktive sag kopieres automatisk til din udklipsholder, når du klikker knappen Stifinder.

Hvis du bruger Microsoft Edge som browser, skal du være logget ind på WorkZone IdentityServer for at aktivere integration med Windows File Explorer. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Forbliv logget på, når du logger ind, behøver du ikke logge in igen. Den vedvarende bevaring af cookies kan dog udløbe, hvorefter det bliver nødvendigt at logge ind manuelt igen.

Hvis WorkZone Explorer er deaktiveret, vil knappen Stifinder ikke vises uafhængigt af hvilken webbrowser, der bruges. WorkZone Explorer kan aktiveres og deaktiveres af en systemadministrator i WorkZone Configurator > Global > Feature Settings > Client > Explore.

Microsoft Office Online Server

Hvis Microsoft Office Suite ikke er installeret på den lokale enhed og hvis din organisation bruger Microsoft Office Online Server til at oprette, læse og redigere dokumenter, kan du redigere et dokument direkte i din internetbrowser via panelet vis, panelet Office Online skal dog først føjes til panelet vis for at få adgang til Office Online-indstillingerne.

Se Tilpas indholdsruden.

Rediger dokumenttilstand

Dokumenttilstanden viser hvad du kan gøre med dokumentet - hvem der kan se og redigere det og hvad der kan redigeres. Dokumenttilstanden afspejles i dokumentes livscyklus.

Et dokument kan have følgende tilstande:

• Personlig udkast - UP. Kan kun vises, redigeres og slettes af den, der har oprettet dokumentet. For at tillade at andre medarbejdere skal kunne se, redigere eller slette dit personlige udkast, skal du frigive det (Skift > Frigiv personligt udkast). Dokumenttilstand kan ændres til UÅ eller UL. Dokumentet kan bruge udkastversionering.
• Udkast - UÅ. Kan vises, redigeres og slettes af alle. Dokumenttilstanden kan ændres til UP eller UL. Dokumentet kan bruge udkastversionering.
• Låst dokument - UL. Selve dokumentet kan ikke længere redigeres, men dokumentets metadata kan redigeres. Dokumentet kan slettes (Se kommentarer nedenfor). Dokumenttilstanden kan kun ændres til ARK. Dokumentet låses og bruger derfor ikke udkastversionering.
• Arkiveret - ARK. Dokumentet er arkiveret og tildelt et aktnummer i databasen og tilstanden kan ikke ændres. Dokumentet kan ikke redigeres, men dokumentoplysningerne kan stadig redigeres. Dokumentet kan kun slettes af brugere med indblikket SOFTDELETE. Et arkiveret dokument bindes til sin oprindelige sag og kan ikke flyttes til andre sager. Derimod kan dokumenter, der arkiveres fra skrivebordssagen flyttes til andre sager.
  Du kan kopiere arkiverede dokumenter til andre sager. Kopierede arkiverede dokumenter oprettes som standard som kladder i den sag, de kopieres til, men du kan vælge at registrere dokumentet som arkiveret på den nye sag, når du kopierer den.

Rediger dokumenttilstand

1. Åbn detaljesiden for den dokumenttilstand, du vil redigere eller åbn en dokumentliste, der viser det dokument, du vil redigere.
2. I hovedbåndet, klik Skift eller i dokumentlisten, højreklik dokumentet og vælg Skift.
3. Vælg en ny tilstand og klik Lås.
   

Forholdsregler angående ændringer på dokumenttilstand.

• Et Arkiveret dokument (ARK) kan ikke få skiftet tilstand.
• Et Låst dokument (UL) kan kun arkiveres (ARK).
• Et udkast (UÅ) eller Personligt udkast (UP) kan låses (UL), arkiveres (ARK) og skiftes til og fra udkast (UÅ) eller Personligt udkast (UP).

 

Send et link til et dokument i en mail

Du kan sende et dokument som sig selv, eller sende et link til dokumentet eller som PDF-fil i en mail.

Se et dokuments livscyklus

Livscyklus viser de handlinger, der er udført på dokumentet siden dets oprettelse. For eksempel:

• Hvilken Sagsbehandler har udført handlingen.
• Hvilken handling er udført på dokumentet.
• Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret.

Se et dokuments livscyklus

1. Åbn detaljesiden for et dokument.
2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus.

Besvar et dokument

Hvis WorkZone for Office er installeret på din lokale computer, kan du svare på et dokument enten fra en liste eller fra dokumentets detaljeside og automatisk få sagsoplysninger sat ind som dit svar i dokumentet. Hvis du ikke har WorkZone for Office installeret på serveren, vil muligheden Svar ikke være synlig i menuen.

1. Find det dokument, du vil besvare.
2. I båndet, klik Administrer > Svar for at åbne et nyt Microsoft Word dokument med de relevante detaljer automatisk sat ind og vist i ruden Dokumentregistrering:
   • Svardokumentet sættes til Udgående.
   • Titlen på det oprindelige dokument med præfikset Re:.
   • Dokumentparter med rollen Afsender i det oprindelige dokument bruges som Modtagere.
   • Der oprettes en dokumenthenvisning til det oprindelige dokument.
3. Udfør ændringer i svardokumentet.
4. Klik Gem på sag.

Kopiér et dokument

Du kan kopiere et eksisterende dokument til en sag. På den måde kan du genbruge oplysninger og indhold fra det oprindelige dokument.

Det nye dokument beholder det oprindelige dokuments henvisninger til:

• Dokumenter
• Bilag
• Kontakter
• Sager

Det får desuden tilføjet en dokumenthenvisning til det oprindelige dokument.

Hvis det dokument, du vil kopiere, er arkiveret (Dokumenttilstanden er sat til  ARK), kan du vælge at registrere dokumentet som arkiveret på den nye sag, når du kopierer den. Kopierede, arkiverede dokumenter oprettes, som standard, som udkast på den sag, de kopieres til.

Du kan også kopiere ikke-arkiverede dokumenter til andre sager og på samme tidspunkt arkivere dokumentet på sagerne.

Kopiér et enkelt dokument

1. Åbn det dokument, du vil kopiere.
2. I båndet, klik Kopiér for at åbne formularen Kopiér dokument. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Kopiér.
3. I formularen Kopiér dokument > feltet Kopiér til sag, vælg den sag, du vil kopiere dokumentet til.
4. I formularen Kopiér dokument, markér afkrydsningsfeltet Arkiver dokumenter på ny sag for at arkivere dokumentet på den sag, som det kopieres til.
5. Klik Kopiér for at kopiere dokumentet og åbne detaljesiden for det kopierede dokument, hvor du kan foretage dine ændringer i det nye dokument og gemme det.

Kopiere flere valgte dokumenter

Du kan vælge en række dokumenter fra en liste og kopiere dem til en sag.

1. Åbn en liste, for eksempel listen Dokumenter eller en liste med resultater for en dokumentsøgning.
2. I listeområdet, vælg det dokument, som du vil kopiere til en sag.
3. I hovedbåndet, klik Kopiér for at åbne formularen Kopiér dokumenter. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Kopiér.
4. I formularen Kopiér dokument > feltet Kopiér til sag, vælg den sag, du vil kopiere dokumentet til.
5. I formularen Kopiér dokument, markér afkrydsningsfeltet Arkiver dokumenter på ny sag for at arkivere dokumentet på den sag, som det kopieres til.
6. Klik Kopiér for at åbne den valgte sag med de kopierede dokumenter tilføjet i detaljefanen Dokumenter.

Arkivér et dokument

Når du arkiverer et dokument, sker følgende:

• Dokumentet tildeles et aktnummer på den sag, som det er forbundet til¹.
• Dokumentets tilstand skifter til Arkiveret.
• Dokumentet kan ikke længere redigeres.
• For at slette et arkiveret dokument, skal du først have indblikket SOFTDELETE.

¹Dokumenter, der arkiveres fra skrivebordssagen tildeles ikke et aktnummer. De beholder i stedet aktnummeret "0", som de tildeles, når de oprettes. Det er først når dokumentet flyttes til en anden sag fra skrivebordssagen, at det tildeles et aktnummer, der passer til sagen.

Du kan enten arkivere et dokument fra dokumentdetaljesiden eller fra en dokumentliste.

Arkivér fra dokumentdetaljesiden

1. Find det dokument, du vil arkivere, og åbn det.
2. I båndet, klik Arkiver.

Arkivér fra en dokumentliste

1. Åbn en dokumentliste med dokumentet du vil arkivere.

2. Vælg et dokument, so du vil arkivere og klik Arkiver på detaljebåndet, eller højreklik dokumentet i listen og vælg Arkivér.

Slet et dokument

Første gang man sletter et dokument, flyttes det til papirkurven. Dokumentet vil ikke være synligt i almindelige lister, men det fjernes ikke fra databasen og det kan gendannes om nødvendigt.

Du kan konfigurere WorkZone til automatisk at flytte en sag eller et dokument til papirkurven, når den definerede bevaringsperiode for sagen eller dokumentet udløber. Parametret for automatisk sletning indstilles for hver bevaringsperiode i WorkZone Configurator  > Retention > Retention Policies.

Foretag en blød sletning af et dokument

Når du foretager en blød sletning af et dokument, flyttes dokumentet til papirkurven. Samtidigt fortsætter dokumentet med at eksistere i WorkZone-databasen. Dette giver dig mulighed for at gendanne dokumentet, hvis det bliver nødvendigt.

For at foretage en blød sletning af et dokument, skal du gøre følgende:

1. Vælg det dokument, du ønsker at slette fra en liste eller fra detaljesiden.
2. I båndet, klik Til papirkurv for at åbne dialogen Slet dokument. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Til Papirkurv.
3. Hvis du vil slette et dokument, der ikke er et udkast, skal du vælge en årsag til at du vil slette det og tilføje en kommentar i feltet Beskrivelse, hvis der er behov for det. For et udkast, gå til trin 4.
4. Klik Slet.

Slettede dokumenter markeres med gråt i dokumentlisterne og titlen er overstreget på detaljesiderne.

Foretag en hård sletning af et dokument

Du kan foretage en hård sletning af dokumenter fra:

• Detaljefaner på sager i Papirkurv;
• Listen Papirkurv i navigationsruden.
• Detaljefanen for det slettede dokument.

1. Åbn detaljesiden for det slettede dokument eller vælg det på en liste. Husk at du kan vælge flere elementer i en liste.
2. I hovedbåndet, klik Slet og derefter, Ja. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Slet, og derefter Ja.

Dokumenterne og deres bilag slettes permanent fra WorkZone.

Slet et arkiveret dokument

Hvis det arkiveret dokument slettes senere, tilføjes en ny dokumentakt med typen DEL til det nu tomme felt til aktnummer for at udfylde hullet i sekvensen og fungerer derudover også som en indikator for at det oprindelige dokument er blevet slettet.

Automatisk hård sletning af dokumenter

WorkZone can be configured by a system administrator to automatically hard delete a case or document after a predefined purge period. The purge period is defined as number of days after the case or document has been initially soft deleted. Hard deleted items are deleted permanently.

The purge period can be defined for each individual retention policy in the Purge period field for the retention policy and is found in the settings for the retention policy in WorkZone Configurator > Retention > Retention policies.

Cases and documents will not be automatically hard deleted if the Purge period field has not been defined (that is, if the field is empty and contains no values) .

Cases and documents that are to be hard deleted will contain a date in the Purge date field in the respective recycle bin lists - Recycle bin - Cases for cases and Recycle bin for documents on the Home page as well as the Recycle bin tab in the Case details page. You can use the Purge date field to search for, filter, and sort cases or documents in the respective recycle bins.

How the Purge date field is determined

The value in the Purge Date field is determined by adding the value of the Purge period field for the assigned retention policy to the Retention date of the case or document.

For cases with no value in the Retention date field (for example SJ-TEMP cases or open cases that have been manually deleted), the Purge date is determined by adding the value of the Relative retention period field and the value of the Purge period field to the date the case was last updated – usually the date of deletion.

The Purge date will always be at least equal to the date the case or document was last updated (usually the date of deletion) plus the value of the Purge period field.

If the Purge date field is empty, the case or document will not be automatically hard deleted.

 

Find/vis slettede dokumenter

Du kan se slettede dokumenter i de følgende lister:

• I søgeresultaterne, hvis dokumenterne opfylder søgekriterier¹:
• I listen over gemte søgninger, hvis dokumenterne opfylder søgekriterier¹:
• På detaljefanen for den relaterede sag i Papirkurv .
• I Papirkurv-listen i navigationsruden under sektionen Dokumenter .

¹Føj søgefeltet Slettet af til siden Dokumentsøgning og angiv @Udfyldt i feltet for at finde slettede dokumenter.

Gendan et slettet dokument

Du kan kun gendanne et dokument, der er blevet slettet blødt. Du kan ikke gendanne dokumenter, der er blevet slettet hårdt.

1. Find og vælg de/det dokument(er), du vil gendanne.
2. I båndet, klik Gendan. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Gendan.
   
   Der er tre muligheder, når du gendanner et dokument:
   • Gendan - Anvend denne funktion, hvis du har brug for kun at gendanne dokumentet til den aktuelle sag.

   Denne funktion er deaktiveret, når den originale sag for dokumentet slettes.

   • Gendan med sag - Anvend denne funktion, hvis dokumentets sag er blevet slettet og du både vil gendanne dokumentet og sagen.
   • Gendan og flyt til en anden sag - Anvend denne funktion, hvis dokumentets sag er blevet slettet, men du ikke vil gendanne sagen. I stedet gendanner ud dokumentet og flytter det til en anden eksisterende sag.