Administrer møder
Om WorkZone meetings
WorkZone-møder er specielle aftaler og møder, der oprettes i Microsoft Outlook. Når du opretter et møde i den Outlook-kalenderm kan du enten oprette et normalt Outlook-møde eller et WorkWorkZoneZone-møde.
- Hvis du opretter et WorkZone-møde, oprettes mødet også i WorkZone. Mødet synkroniseres mellem WorkZone og Microsoft Outlook, når der foretages opdateringer på mødet i begge programmer.
- Hvis du opretter et almindeligt møde i Microsoft Outlook, oprettes mødet ikke i WorkZone. Mødet eksisterer kun i din Outlook-kalender og synkroniseres ikke med WorkZone.
Bemærk: Du kan ikke oprette et WorkZone-møde i WorkZone. Du skal oprette mødet fra Microsoft Outlook.
Du kan se og organisere WorkZone-møder i WorkZone eller Outlook, hvor du kan tilføje, redigere eller fjerne dagsordenspunkter. På dagsordenspunkterne kan du også fjerne og tilføje dokumenter og omarrangere dagsordenspunkterne i mødet. Du kan kun redigere mødeparametrene i Microsoft Outlook. For flere oplysninger om WorkZone-møder i Outlook, henvises der til afsnittet om WorkZone-møder i onlinehjælpen til WorkZone for Office.
WorkZone-møder gemmes på WorkZone Meeting-serveren med alle mødedetaljer såsom deltagere, emne, tid, dato og sted samt relaterede dagsordenspunkter og dokumenter.
Opdatér mødedata
DU kan ikke redigere mødets metadata fra WorkZone og det er nødvendigt mødet fra din kalender i Outlook.
Mødesager
WorkZone-møder er WorkZone-sager. Når et møde oprettes, oprettes der også en speciel WorkZone-sag, som indeholder mødet, dagsordenen og eventuelle dokumenter, der føjes til dagsordenen. WorkZone-mødesager betragtes som en speciel slags WorkZone-sag og de gemmes på SJ-TEMP-system-sagen. WorkZone-mødesager får et unikt sagsnummer, så hvert møde kan identificeres.
Du kan udføre mange af de samme handlinger på WorkZone-møder, som du kan på normale sager, f.eks., kan du angive dokumentklassifikation for de dokumenter, der oprettes på sagen. Du kan ændre sagsgruppen på en mødesag, men du kan ikke ændre den primære part (hvis sagen har en) eller sagskategorien.
Åbn en WorkZone-mødesag
Du kan åbne WorkZone-mødesager fra sagslisterne (f.eks listerne Åbne sager) eller fra mødet ved at klikke på knappen Gå til sag i hovedbåndet.
Dagsordenspunkter
Et møde kan have en dagsorden, som kan bestå af en eller flere dagsordenspunkter. Du kan oprette mødets dagsorden og føje dagsordenspunkter, når du opretter mødet i Microsoft Outlook. Hvis du skal tilføje, redigere eller omarrangere elementer i mødets dagsorden, kan du gøre dette både i Microsoft Outlook og WorkZone.
I WorkZone kan du åbne WorkZone-mødet fra WorkZone-mødesagen ved at klikke på knappen Gå til møde i hovedbåndet. WorkZone-mødet kan også åbnes ved at bruge specielle mødelister. Når du har åbnet mødet i WorkZone, kan du redigere mødets dagsorden. Alle de ændringer, der foretages på dagsordenspunkterne i WorkZone synkroniseres med mødet i Outlook.
Alle ændringer synkroniseres også til mødet i WorkZone, hvis du redigerer dagsordenen i din kalender i Outlook.
Hvis du føjer dokumenter til dagsordenspunkter på mødet, registreres dokumenterne også og vises på mødesagen.
Slet WorkZone-møder
Du kan slette WorkZone-møder fra din kalender i Outlook som med normale Outlook-møder, men mødet slettes ikke automatisk i WorkZone.
Du kan slette de aflyste møder manuelt fra WorkZone, men hvis WorkZone-mødet indeholder dokumenter, skal du enten slette dokumenterne eller fjerne henvisningerne til dokumenterne før du sletter mødet i WorkZone.
Bemærk: Hvis du sletter mødet i WorkZone, synkroniseres denne handling ikke med din kalender i Outlook.
Vis eksisterende møder som en liste
På fanen Hjem under Sager kan du se følgende foruddefinerede mødelister:
- Møder, der er organiseret af mig
- Møder
Listen Møder filtreres automatisk til kun at vise aktive møder (feltet Mødetilstand viser Aktiv), hvor listen Møder jeg er ansvarlig for viser alle mødetilstande, men den kan filtreres til kun at vise bestemte mødetilstande.
Se også Listehandlinger.
Søg efter et møde
Du kan søge efter et møde på samme måde, som du søger efter en sag.
-
Klik Ny søgning > Møde på båndet. Siden Møde søgning åbner i en ny fane.
Se også Foretag en søgning.
Åbn en mødedetaljeside
På mødedetaljesiden kan du se metadata for mødet. Du kan også tilføje, redigere eller fjerne dagsordenspunkter for et møde og de dokumenter, der er gemt sammen med dagsordnen.
Bemærk: Du kan ikke tilføje parter til eller fjerne dem fra et møde, og du kan heller ikke redigere metadata. Du kan redigere dagsordenspunkter og dokumenter der er gemt på et møde.
