Skanning - sådan virker det

Du kan skanne dokumenter på to forskellige måder. For det første kan du skanne dokumenterne direkte ind i WorkZone - det kaldes Skanning med automatisk registrering.

For det andet kan du skanne dokumenterne, efterbehandle dem manuelt i registreringsprogrammet og herefter registrere dem, så de kommer ind i WorkZone - det kaldes Skanning med manuel registrering.

Skanning med automatisk registrering

	Når du dobbeltklikker på ikonet, starter du programmet Serverskan. I Serverskan skal du vælge Auto Scanning, klikke på profilen Profilfordeler og starte skanningen.
	Mellem dokumenterne er lagt skilleark. Skillearkene kan indeholde nogle forskellige oplysninger som f.eks. sagsbehandlerens initialer, sagsnummer m.v. Fra skillearket arver dokumentet disse oplysninger, som det tager med ind i WorkZone. Når sagsbehandleren herefter lukker sig ind i WorkZone, ligger dokumenterne i listen over dagens indskannede dokumenter.

Når du har kørt dokumenterne igennem skanneren og godkendt skanningen, bliver de sendt direkte ind i WorkZone. Al behandling af dokumenterne foregår herefter i WorkZone.

Skanning med manuel registrering

	Når du dobbeltklikker på ikonet, starter du programmet Serverskan. I Serverskan skal du vælge Scanning. Dobbeltklik på ikonet for at sætte skanneren i gang. Til skanningsprogrammets ikon kan være knyttet nogle oplysninger f.eks. at det er et indgående brev, hvilken enhed, der skal behandle det m.v. Dem får dokumentet med ind i registreringsprogrammet. Når du dobbeltklikker på ikonet, starter du programmet Serverskan. I Serverskan skal du vælge Auto Scanning, klikke på profilen Profilfordeler og starte skanningen.
	Mellem dokumenterne kan lægges skilleark, eller de kan helt undlades. Bruger du skilleark, kan de blot være adskillere uden oplysninger. Men de kan også indeholde oplysninger, som dokumentet tager med ind i registreringsprogrammet.
	Når dokumenterne er skannet, skal du åbne programmet til manuel registrering af dokumenterne. Her kan du til dokumentet bl.a. knytte emneord, sagsnummer m.v. Det gør du ved at skrive oplysningerne i de dertil indrettede felter. Felterne titel og akttype skal udfyldes. Til sidst skal du blade frem til den sidste side i dokumentet og klikke på knappen Registrer. Herefter er dokumentet tilgængeligt i WorkZone.

 

Når dokumenterne er blevet skannet, skal du åbne registreringsprogrammet. Her kan du bl.a. kontrollere kvaliteten af skanningen: Vender dokumentet rigtigt og ikke på hovedet, er det skævt, er siderne kommet ind i den korrekte rækkefølge m.v.

Er dokumentet dårligt indskannet, kan du afvise det og skanne det på ny.

Her kan du også registrere oplysninger til brug for WorkZone. Når du er færdig med det, kan du sende dokumentet til WorkZone med knappen Registrer.