Om dokumenter og dokumenttyper
Dokumentnummer/aktnummer
Dokumentnummer
Et dokumentnummer er et sekventielt nummer, der automatisk genereres fra en database. Dokumentnummeret starter fra 1 og er globalt unikt i WorkZone. Når der oprettes et dokument tildeles det et dokumentnummer, der identificerer dokumentet i WorkZone. Dokumentnummeret kan ikke ændres under et dokuments livscyklus.
Dokumentnummeret vises på dokumentets detaljeside som en del af detaljesidens titel og har "D-" sat foran nummeret. For eksempel, vises dokumentnummeret "123" som "D-123" i titlen på dokumentets detaljeside sammen med andre dokumentoplysninger i titlen.
Kolonnen Dokumentnummer vises også som standard in dokumentlisterne, for eksempel i detaljefanen Dokumenter på detaljesiden Sag eller i en af Dokumentlisterne på siden Hjem.
Dokumentnumre kan også bruges som søgekriterier i dokumentsøgninger, hvilket giver dig mulighed for hurtigt at finde bestemte dokumenter og filtrere søgeresultater efter dokumentnummer.
Aktnummer
Aktnummeret er et fortløbende nummer, der automatisk genereres fra databasen. Aktnummeret begynder med 1 og er unikt for hvert arkiverede dokument i den sag, som dokumenter er arkiveret på.
Når et dokument oprettes og under almindelig dokument- og sagsbehandling, tildeles der ikke et aktnummer og værdien for aktnummeret vil altid være 0. Når et dokument arkiveres tildeles dokumentet det næste aktnummer i rækkefølgen, der giver dokumentet et unikt nummer, der kan bruges til at identificere dokumentet i den sag, som det er oprettet på.
Kolonnen Aktnummer kan vises i detaljefanen Dokumenter på en sags detaljeside, men kolonnen vises ikke som standard.
Slet et arkiveret dokument
Hvis det arkiveret dokument slettes senere, tilføjes en ny dokumentakt med typen DEL til det nu tomme felt til aktnummer, for at udfylde hullet i sekvensen og fungerer derudover også som en indikator for at det oprindelige dokument er blevet slettet.
Kopiér et arkiveret dokument
Du kan kopiere arkiverede dokumenter til andre sager. Kopierede arkiverede dokumenter oprettes som standard som kladder i den sag, de kopieres til, men du kan vælge at registrere dokumentet som arkiveret på den nye sag, når du kopierer den.
Dokumenttyper
WorkZone Client skelner mellem forskellige typer af dokumenter.
- Et dokument kan være knyttet til én sag som hoveddokument.
- Et hoveddokument kan have flere bilag. Bilag er dokumenter, der indgår i sagsbehandlingen, og som kan uddybe aspekter af hoveddokumentet.
- Samtidig kan mange sager godt henvise til samme dokument. Relationen mellem sag og dokument kaldes en dokumenthenvisning.
Hoveddokumenter
Et hoveddokument er et dokumentet, der har et eller flere bilag tilknyttet.
Et dokument bliver et hoveddokument, når feltet Hoveddokument er tomt.
Bilag
Bilag indeholder oplysninger, som er væsentlige for en sags forløb, og som kan illustrere forskellige aspekter af hoveddokumentet.
Et dokument kan kun være bilag til ét andet dokument, nemlig dets hoveddokument. ID-nummeret og titlen på hoveddokumentet vises i feltet Hoveddokument på bilagets detaljeside.
Mange andre dokumenter kan henvise til et dokument, der fungerer som bilag.
Opret et bilag
Når du opretter et Word-, Excel- eller PowerPoint- dokument, angiver du, at dokumentet er et bilag ved at vælge nummeret på hoveddokumentet i feltet Hoveddokument i panelet Dokumentregistrering i Microsoft Office-programmet.
Når du opretter et dokument ved at importere det eller oprette dokumentoplysninger, angiver du at det er et bilag ved at angive nummeret på hoveddokumentet i feltet Hoveddokument på dokumentets detaljeside.
Se også Opret en nyt dokument og Handlinger på dokumenter.
Bemærk: Du kan ændre et eksisterende hoveddokument til et bilag og du kan flytte et bilag fra et hoveddokument til et andet.
Dokumenthenvisninger
Dokumenthenvisningerne er relateret til en sag og kan bidrage med yderligere oplysninger i forhold til sagen, men de indgår ikke i selve sagsbehandlingen.
