Lås et dokument for redigering
For at undgå, at flere brugere redigerer det samme dokument samtidigt, bliver dokumenter, som du åbner, låst for redigering af andre WorkZone-brugere. Dette gælder, når du åbner Office-dokumenter (Word, Excel, PowerPoint eller Visio) i Microsoft Office, eller PDF-dokumenter i ruden Avanceret PDF. Låsen fjernes, når du lukker dokumentet, så andre WorkZone-brugere kan åbne og redigere det.
-
Dokumenter, der automatisk låses for redigering kan nu genkendes ved en blyant på deres dokumentikon (for eksempel
for et Word-dokument). Hold din mus over dokumentikonet for at se, hvem der på nuværende tidspunkt er i færd med at redigere dokumentet. - For at tjekke dokumenterne ind og ud manuelt, kan du bruge valgmulighederne Tjek ind og Tjek ud. Se Ind- og udtjekning af WorkZone-dokumenter.
Dokumentlås
Dokumentlåsen er aktiv så længe, dokumentet er åbent. Når du lukker dokumentet, fjernes dokumentlåsen.
Hvis WorkZone ikke registrerer, at dokumentet er blevet lukket (For eksempel, hvis netværksforbindelsen afbrydes, eller hvis Microsoft Office-programmet lukker ned uventet), vil dokumentlåse udløbe automatisk efter 10 minutter.
Vigtigt: Hvis du låser et dokument for redigering (dokumentlås), er det ikke det samme som dokumenttilstanden Låst (UL).
- Tilstanden Låst (UL) sættes manuelt af en bruger, for at undgå, at dokumentet redigeres, herunder også den bruger, som satte tilstanden til Låst (UL).
- Når et dokument låses for redigering, er det en automatisk proces, der kun tillader den første bruger, der åbnede dokumentet at redigere og gemme dokumentet.
Gem ændringer i et dokument, der er låst for redigering
Når du gemmer eventuelle ændringer i dit åbne Microsoft Office-dokument, vil feltet Tjekket ud blive opdateret med dato og tidspunkt for første gang du gemte dine første ændringer og feltet Tjekket ud af vil indeholde dit WorkZone-brugernavn.
Systemet bruger værdierne for dato og klokkeslæt i feltet Tjekket ud til at bestemme om der eksisterer en nyere version af det pågældende Microsoft Office-dokument. Hvis udkastversionering er slået til i din WorkZone-installation, vil de forskellige dokumentversioner blive vist i detaljefanen for Versioner på dokumentets detaljeside.
- Felterne Tjekket ud og Tjekket ud af vises ikke som standard i dokumentlisterne. Du skal tilføje dem manuelt.
- Udkastversionering skal aktiveres af en systemadministrator i WorkZone Configurator under Document > Draft versioning > Enable draft versioning.
Fjern en dokumentlås
Når du lukker dokumentet, opdateres det i WorkZone og felterne Tjekket ud og Tjekket ud af ryddes igen.
En systemadministrator kan også fjerne en lås fra et dokument i databasen i tilfælde af at en anden bruger skal bruge dokumentet omgående.
Lås dokumenter, der ikke er Office-dokumenter
Dokumentlåsen fungerer kun for Office-dokumenter (Word, Excel, PowerPoint eller Visio), de rer åbnet i Microsoft Office og for PDF-dokumenter, der er åbnet i ruden Avanceret PDF. For andre dokument, såsom tekstfiler med filtypen .txt, vil felterne Tjekket ud og Tjekket ud af ikke opdateres, og dokumentikonet ændres ikke. Brugere vil heller ikke få besked, hvis de åbner et dokument, der er åbent hos eller under redigering af en anden bruger.
Hvis to eller flere WorkZone-brugere gemmer deres ændringer på det samme dokument, der ikke er et Office-dokument, vil den ændringerne fra den bruger, der gemme sine ændringer sidst, overskrive den anden brugers ændringer.
