Foretag eksemplarstyring for et dokument

Eksemplarstyring er en ny funktionalitet, der anvendes til at registrere og holde styr på fysiske eksemplarer af et WorkZone-dokument.

I en WorkZone-kontekst, menes der med begrebet 'eksemplar' en original, fysisk udgave af et dokument, der er registreret i WorkZone. En kopi af et eksemplar henvises til som 'kopi'. Et WorkZone-dokument kan eksistere i flere forskellige fysiske eksemplarer, hvoraf der kan eksistere en eller flere kopier.

Eksemplarstyring kan, for eksempel, være relevant for fortrolige dokumenter, eller dokumenter, der indeholder følsomme data. Det er dog muligt at eksemplarstyre for ethvert dokument, der er gemt i WorkZone, uanset dokumentets tilstand og klassifikation.

Om ruden Eksemplarer

Alle trin og processer, der er en del af et eksemplarstyringsflow, udføres fra ruden Eksemplarer.

Heri kan du se en liste over alle registrerede eksemplarer af det pågældende dokument og eventuelle kopier af eksemplarerne, og du kan tilføje, fordele, kvittere for, videresende, arkivere og makulere eksemplarer og kopier.

For at åbne ruden Eksemplarer, klik Eksemplarstyring i hovedbåndet for en dokumentside.

Opret og fordel et eksemplar

Når du tilføjer et eksemplar eller en kopi for et dokument, registrerer du, at der findes en fysisk udgave af det pågældende dokument. Når du opretter et eksemplar eller en kopi, skal du også fordele dem til en bruger, der har læseadgang til dokumentet. På denne måde registrerer du, hvem der er i besiddelse af eksemplaret eller kopien.

1. I ruden Eksemplarer, klik Tilføj eksemplar.

2. I dialogen Tilføj eksemplar, udfyld felterne:

• Eksemplarnummer: Indtast et eksemplarnummer. Nummeret skal være en unik værdi af en længde på mindst et og op til 10 tegn.

• Fordelt til: Vælg en bruger Når du fordeler et eksemplar til en bruger, registrerer du, at det pågældende eksemplar befinder sig hos den bruger. Den bruger, som du fordeler til, kan enten kvittere og dermed bekræfte, at de har modtaget eksemplaret, eller afvise fordelingen, hvis de ikke er i besiddelse af eksemplaret, og videresende fordelingen til en anden bruger, som herefter kan kvittere for eller afvise fordelingen.

Bemærk:  Du kan kun vælge brugere, der har læseadgang til det oprindelige dokument.

• Kommentar: Her kan du eventuelt skrive en kommentar.

3. Klik Gem for at gemme og lukke dialogen, eller klik Tilføj eksemplar for at tilføje endnu et eksemplar i en kopi af dialogen, hvor du kan gentage ovenstående trin.

Tilføj en kopi af et eksemplar

1. Klik ved siden af et eksemplar i ruden og klik Tilføj kopi.

2. I dialogen Tilføj kopi:

   • Vælg en modtager

     Bemærk: Kopinummeret er et sekventielt nummer, der genreres løbende. Formatet for et kopinumer er x/y, hvor 'x' indikerer nummeret for den pågældende kopi, og 'y' indikerer det totale antal kopier der eksisterede for et eksemplar, da kopien blev tilføjet. Hvis der senere oprettes en eller flere kopier, vil kopinummeret for de tidligere kopier forblive uændret.

   • Tilføj eventuelt en kommentar.

3. Klik Gem for at tilføje kopien på eksemplaret, eller klik Tilføj kopi for at tilføje endnu en kopi.

Kvitter eller afvis fordeling af et eksemplar eller en kopi

Du kan kvittere for eller afvise fordelingen af eksemplarer, som fordeles til dig, eller på vegne af andre brugere, hvis du har indblikket HARDCOPYADM.

På et eksemplar, som er fordelt til dig, klik og herefter:

• Klik Acceptér for at bekræfte, at du har modtaget eksemplaret. Tilstanden for eksemplaret skifter herefter til Modtaget.

  - Eller -

• Klik Afvis for at åbne dialogen Afvis og videresend. Vælg en ny modtager, som eksemplaret skal fordeles til, og tilføj eventuelt en kommentar. Klik Afvis og videresend for at fordele eksemplaret til den valgte bruger. Eksemplaret forbliver i tilstanden Fordelt, men feltet Andre oplysninger vil nu vise navnet på den bruger, som du har videresendt eksemplaret til.
  

Arkivér et eksemplar eller en kopi

Eksemplarer og kopier, der har tilstanden Modtaget, kan arkiveres af den bruger, som de er fordelt til, eller af en bruger, som har indblikket HARDCOPYADM. Når du klikker Arkivér, registrerer du det fysiske eksemplar eller kopien som arkiveret og hos hvilken organisationsenhed, de er arkiveret.

1. Klik > Arkivér.

2. I dialogen Arkivér, vælg en organisationsenhed i feltet I arkiv for at angive, hvor eksemplaret er arkiveret.

3. Klik Arkivér.

Eksemplarets tilstand vil skifte til Arkiveret og feltet Andre oplysninger for det pågældende eksemplar vil vise den organisationsenhed, som valgte i feltet I arkiv.

Makuler et eksemplar eller en kopi

Eksemplarer eller kopier, der har tilstanden Modtaget eller Arkiveret kan makuleres. Når du klikker Makuler, registrerer du et eksemplar eller en kopi som fysisk destrueret, for eksempel vha. makulering.

1. Klik > Makuler.

2. I dialogen Makuler, tilføj en beskrivelse i feltet Makuleringsbevis.

3. Klik Makuler.

Tilstanden for eksemplaret ændres til Makuleret og feltet Andre oplysninger vil vise den beskrivelse, du tilføjede i feltet Makuleringsbevis.

Annuller makulering af et eksemplar eller en kopi

Det kan hænde, at eksemplarer eller kopier ved en fejl registreres som Makuleret. I disse tilfælde, er det nødvendigt at tilbageføre eksemplarets tilstand til sin tidligere tilstand.

1. Klik > Annuller.

2. I dialogen Annuller makulering kan du eventuelt tilføje en kommentar i feltet Makuleringsbevis.

3. Klik Annuller makulering. Eksemplaret eller kopien vil ikke længere være registreret som makuleret. Tilstanden for eksemplaret eller kopien skifter tilbage til den foregående tilstand.

Fanen Eksemplarer og kopier

Fanen Eksemplarer og kopier viser en oversigt over alle de eksemplarer og kopier, der er registreret for det aktuelle dokument. Du skal manuelt føje fanen Eksemplarer og kopier til dokumentsiden. Se Administrer faner.

I denne fane kan du se oplysninger om den aktuelle status for alle eksemplarer og kopier, såsom af hvem og hvornår et eksemplar eller en kopi blev kvitteret for, arkiveret eller makuleret.