Arbejde med opgaver

Når du har modtaget en opgave i WorkZone, kan du besvare den. Alt afhængigt af hvilken type opgave, der er tale om, kan du, for eksempel, Accepter, Videresend, Spring over, Godkend eller Afvis eller bekræfte opgaven.

Før du svarer, kan du redigere dokumenterne på en opgave, tilføje eller fjerne dokumenter og aktører eller skrive en bemærkning. Du kan også Ranger dine opgaver eller Opret en ny chat (fra en opgave) for at diskutere denne opgaveproces med relevante deltagere.

Hvis du er stedfortræder for en bruger, kan du nu skifte til denne brugers opgaveliste og Arbejde med dine stedfortræderopgaver.

Vælg det styresystem, du bruger nedenfor for at se den vejledning, der er gældende for din mobile enhed.




Vis en opgave

  1. Tryk Opgaver i navigationsruden.
  2. Tryk på en opgave for at se eller redigere opgaveoplysningerne.
  3. Tryk på en svar-knap for at besvare en opgave eller for at foretage ændringer på en opgave eller dens tilhørende dokumenter.

Besvar en opgave

Nedenfor er der nogle eksempler på, hvordan du kan besvare opgaver inden for forskellige procestyper.

Hvis du accepterer ejerskab af, for eksempel, en fordelingsopgave, bliver du sagsbehandler.

Hvis du ikke kan eller ikke ønsker at udføre en opgave, kan du videresende den til en anden.

  1. Tryk Videresend til.
  2. Start med at skrive et navn, og vælg herefter den aktuelle opgave fra listen.
  3. Tryk på Videresend.

Du kan springe nogle opgavetyper over. Hvis du springer en opgave i en forelæggelsesproces over, videresendes opgaven til næste person i godkendelsesrækkefølgen.

En opgave kan bestå i at godkende eller afvise noget, for eksempel et dokument. Når du har foretaget en godkendelse eller en afvisning, vil sagsbehandleren modtage en meddelelse herom, og process kan startes om eller gå til næste fase.

Hvis du som procesejer modtager en besvarelse på din proces, beder systemet dig om at bekræfte modtagelse af besvarelsen. Opgaverne opdateres derefter i oversigten Processer og i Outlook, og processen lukkes.

Når du har besvaret en opgave, vises den næste åbne opgave. Hvis der ikke er nogen åbne opgaver, vises opgavelisten i stedet.

Andre handlinger på en opgave

Der findes en række andre handlinger, du også kan foretage på en opgave.

  Forudsætning:
  • Funktionaliteten for brugerdefinerede filtre understøttes fra WorkZone Mobile version 2021.1 og fremad.
  • Din administrator skal først aktivere Brugerdefinerede filtre i WorkZone Configurator (Configurator > Global > Feature Settings > WorkZone Mobile > Task > Custom filters). Se Feature Settings i WorkZone Configurator Administrator Guide.

På din opgaveliste kan du anvende brugerdefinerede filtre, som er tilgængelige for dig. Brugerdefinerede filtre er gemte søgelister (forespørgsler), der er oprettet i WorkZone OData QueryBuilder.

Vigtigt: En gemt forespørgsel bliver tilgængelig for dig som et brugerdefineret filter, hvis det har entiteten WzpUserTasks og er blevet delt med dig af den bruger, der har oprettet filtret (eller hvis du selv har oprettet det).

Læs mere om at oprette, redigere og dele forespørgsler i WorkZone Process Administrator Guide.

  • Som standard anvendes der ingen filtre.
  • Hvis du ikke har nogle tilgængelige filtre, vil knappen ikke blive vist.
  1. Tryk øverst i opgavelisten.
  2. Fra en liste over tilgængelige brugerdefinerede filtre, tryk på det filter, du vil anvende.

    -Eller-

    For at fjerne det eksisterende filter, tryk Intet filter.
  3. Tryk Færdig i , eller OK i Android. Det valgte filter er nu anvendt.
    4. Vigtigt: Du kan kun se de opgaver, der er tildelt dig.
  Forudsætning:
  • Arbejde med dine stedfortræderopgaver understøttes fra WorkZone Mobile version 2021.1 og frem.
  • Din administrator skal først aktivere Arbejde med dine stedfortræderopgaver i WorkZone Configurator (Configurator > Global > Feature Settings > WorkZone Mobile > Task > Delegated tasks). Se Feature Settings i WorkZone Configurator Administrator Guide.

Hvis du er stedfortræder for en bruger, kan du nu skifte til denne brugers opgaveliste og arbejde med deres opgaver. Læs mere om stedfortrædere i WorkZone Client User Guide.

  • Du kan kun arbejde med en opgaveliste (altså enten dine egne eller en anden brugers opgaver) ad gangen. Som standard er det dine egne opgaver, der vises.
  • Indstillingen Mine opgaver vises kun, hvis du er stedfortræder for mindst en bruger.
  1. Tryk Mine opgaver øverst i opgavelisten.
  2. Fra en liste over brugere, som du er stedfortræder for, tryk på den bruger, hvis opgaver du vil arbejde med.

    -Eller-

    For at skifte tilbage til dine egne opgaver, tryk Mine opgaver.
  3. Tryk Færdig i eller OK i . Opgavelisten for den valgte bruger vises nu.
Forudsætning: WorkZone Process 2019.3 eller senere.

Når der startes en ny proces, tildeles brugeropgaver automatisk den næste tilgængelige plads i rækkefølgen. Tryk Rangorden øverst i listen over dine opgaver for at sortere dine opgaver efter den rækkefølge, de har i WorkZone Client. Se WorkZone ClientUser Guide for om rækkefølge/rangorden.

Du kan ændre rækkefølgen på dine opgaver for at angive den rækkefølge, de skal behandles i.

Vigtigt: Du kan ikke ændre rækkefølgen på en afventende opgave.
  1. Tryk Rækkefølge øverst i listen.
  2. Tryk Rediger.

  3. Tryk ved siden den opgave, du vil omarrangere, og træk og slip opgaven, så den passer med den ønskede rækkefølge.

    Tryk ved siden af den opgave, du vil omarrangere og træk den til den ønskede placering og slip.

Forudsætning:

  • WorkZone PDF.
  • Du skal være online for at få vist din opgave som en PDF.
  • Dokumenter skal have et filformat, der tillader konvertering til PDF. Se Understøttede dokumentformater.
  • Dokumenter skal være ubeskyttede.

Tryk for at se en opsummering af din opgave og vedhæftede dokumenter i én samlet PDF-fil. Tryk Rediger for at redigere PDF-filen.

Du kan redigere eller annotere dine opgaver i PDF-editoren direkte fra en PDF-visning. Dine ændringer gemmes i en kopi af den oprindelige PDF og tilføjes på opgaven som et nyt dokument- På denne måde kan du foreslå ændringer uden at redigere det oprindelige dokument. Dette giver også brugere mulighed for at tilføje deres rettelser som separate PDF-kopier af den samme opgave.

Forudsætning:

  • WorkZone PDF.
  • WorkZone Process version 2023.2 HF01 eller senere.
  • Funktionaliteten er kun tilgængelig for udvidede og avancerede forelæggelser, der er oprettet i WorkZone version 2023.2 eller senere versioner.
  • Du skal være online.
  • Dokumenter skal have et filformat, der tillader konvertering til PDF. Se Understøttede dokumentformater.
  • Dokumenter skal være ubeskyttede.
  • Du skal have skriveadgang til sagen.
  1. Tryk .
  2. Tryk Rediger for at åbne PDF-editoren.
  3. Foretag dine ændringer.
    • For annoteringer: I PDF-editoren, tryk Rediger for at åbne en værktøjslinje med forskellige annoteringsværktøjer. Tryk på den relevante knap i værktøjslinjen og tryk herefter dér i dokumentet, hvor du vil lave en annotering. Du kan, for eksempel trykke på Huskeseddel for at føje en huskeseddel til et bestemt afsnit i dokumentet. Se Brug PDF-redigeringsprogram (iOS-version).
  4. Tryk Gem. Dine ændringer gemmes herefter i et nyt PDF-dokument på opgaven. Dokumentet navngives således: "<Dokumentnummer>,<Opgavenavn> - <Navn på redigerende bruger>, <Dato>". For eksempel, "DT-05236, Application_02 - Ann, 08.05.2023".
Forudsætning: WorkZone PDF.

De fleste opgaver har vedhæftede dokumenter.

  • Tryk på dokumenttitlen for at se det indhold.

: Dokumentet åbner i PDF-format, dog med undtagelse af Excel-dokumenter og nogle filformater som for eksempel TXT og XML, som åbner i Quick Look. Dokumenter, der ikke kan konverteres til PDF, for eksempel video- og lydfiler, åbner i deres oprindelige format. Se Understøttede dokumentformater

: Dokumentet åbner i PDF-format. Dokumenter, der ikke kan konverteres til PDF, kan ikke forhåndsvises.

  • Fra dokumentvisningen, tryk og i toppen for at åbne forrige eller næste dokument på den pågældende opgave.
  • Stryg op og ned for at gå til næste eller forrige side i det åbnede dokument.
  1. Tryk Rediger, og tryk derefter:
Søg

Søg i alle dokumenter på den aktuelle sag og tilføj dokumenter.
Tilføj

Tilføj et dokument fra din enhed. Du kan:

  • Gennemse og tilføje et dokument fra din enhed.
  • Tilføje billeder fra dit fotobibliotek.
  • Du kan også tage et billede eller optage en video med kameraet i din telefon og føje det til opgaven.
  • Tag et billede med kameraet i din telefon og føj det til opgaven.
Bemærk:
  • Du kan kun tilføje dokumenter, når du er online.
  • Før du tilføjer billeder, skal du først give WorkZone tilladelse til at tilgå dem. På din enhed, gå til Indstillinger > Anonymitet > Fotos > WorkZoneWorkZone, og giv WorkZone tilladelse til at anvende billederne.
Filter

Anvend filtre på dine dokumenter (ikke arkiverede eller afsluttede) og tilføj dokumenter. Hvis du har føjet arkiverede eller afsluttede dokumenter til dine Favoritdokumenter, vises disse, når du anvender dette filter. Bemærk at denne funktion kun er gældende for de udvidede processer.
Slet

Fjern dokumenter fra opgaven.
  1. Tryk for at vende tilbage til opgaven og derefter gemme eller annullere dine ændringer.
Forudsætning: Du skal have Microsoft Office 365 installeret på din enhed.
Bemærk: Du kan kun redigere dokumenter, når du er online.
  1. Tryk på det dokument, du vil redigere.
  2. Tryk Rediger i dokumentfremviseren for at åbne det dokument, du gerne vil redigere i den tilsvarende Office-applikation.
  3. Foretag dine ændringer og tryk for at lukke dokumentet. Tryk derefter for at vende tilbage til opgaven.
    • Hvis du ikke har slået Automatisk lagring til i din Office-app: Foretag dine ændringer og gem dokumentet. Tryk herefter for at lukke dokumentet og tryk for at vende tilbage til opgaven.

Hvis dokumentet ikke er et Office-dokument, kan du eksportere dokumentet til en relevant app for at redigere det. Se Del dokumenter vha. andre apps..

Se også: Du kan ikke redigere Office-dokumenter - Apps til Office 365 åbner ikke dokumenterne

Du kan annotere PDF-dokumenter. Størrelsen på PDF-dokumenter, der kan annoteres afhænger af din organisations kapacitet og internetforbindelsen.

Vigtigt:

  • Du vil ikke kunne gemme dine ændringer i et stort PDF-dokument. Hvis du prøver at gemme dine ændringer og beskeden "opdaterer 0 ud af 1" vises i statuslinjen i længere tid, anbefaler vi, at du lukker, sletter og derefter geninstallerer appen.
  • Hvis en anden bruger redigerer og gemme det samme PDF-dokument før du nåede at gemme dine ændringer, modtager du en meddelelse om dokumentkonflikten, hvor du har mulighed for at kassere dine ændringer eller at overskrive den anden brugers ændringer. Hvis udkastversionering er slået til for din organisation, kan du altid se og gendanne tidligere versioner af dokumentet i WorkZone Client. Se WorkZone Client User Guide.
  1. Tryk på det PDF-dokument, du vil annotere.
  2. I dokumentviseren, tryk Rediger. Dokumentet åbner i PDF-editoren.
  3. I PDF-redigeringsprogrammet, tryk Rediger for at åbne en værktøjslinje med forskellige annoteringsindstillinger. Tryk på den relevante knap i værktøjslinjen og tryk herefter dér i dokumentet, hvor du vil lave en annotering. Du kan, for eksempel trykke på Huskeseddel for at føje en huskeseddel til et bestemt afsnit i dokumentet. Se Brug PDF-redigeringsprogram (iOS-version)Brug PDF-redigeringsprogram (Android-version).
  4. : Tilføj dine annotationer og tryk derefter Gem.
  5. : Tilføj dine annotationer og tryk derefter TILBAGE. Du kan nu gemme eller annullere dine ændringer.
  1. Tryk på det dokument, du vil dele.
  2. I dokumentfremviseren, tryk Del ( på , eller på ), og vælg en relevant app.

Den valgte app åbner en kopi af dokumentet. Bemærk, at du ikke kan gemme dokumentet tilbage i WorkZone.

  1. Tryk Rediger og tryk herefter:
Søg Søg efter medarbejdere og enheder, der har registreret mail-oplysninger, og tilføje dem som aktører.
Aktørsekvens Søg i aktørsekvenser og tilføj sekvenser. Bemærk at denne funktion kun er gældende for de udvidede processer.
Slet Fjern aktører.
  1. Tryk på for at vende tilbage til opgaven og gemme eller annullere dine ændringer.
  1. Tryk Rediger, og tryk herefter Skift rækkefølge.
  2. Træk et dokument eller en aktør til en ny placering for at ændre rækkefølgen på, for eksempel, dokumenter og godkendere på en forelæggelsesopgave.
  3. Tryk på for at vende tilbage til opgaven og gemme eller annullere dine ændringer.