Samtidig redigering af dokumenter
WorkZone for Office bruger Microsoft Office's versions- og dokumentkontrol (WebDAV-protokol og URI-skema) til at håndtere flere brugere, der redigere et dokument på samme tid.
Ingen tjek ind/tjek ud
Der er ingen tjek ind- eller tjek ud-processer. En bruger åbner dokumentet i et Microsoft Office-program for at låse dokumentet og forhindrer andre brugere i at gemme deres versioner af dokumentet på serveren. Når en bruger lukker dokumentet, bliver dokumentlåsen frigivet og tildelt den næste bruger i køen. Brugerens ændringer kan derefter gemmes på dokumentet som stadig er låst for alle andre brugere.
Gemmes på serveren
Dokumentet redigeres i et lokalt Microsoft Office-program men gemmes på serveren og derved respekteres dokumentlåsen.
Dokumentlåsens udløb
Det er ikke muligt at tilbagekalde dokumentlåsen fra en anden bruger eller overtage en anden brugers låste dokument.
Dokumentlåsen er dog midlertidig og udløber efter et bestemt stykke tid (en timeout-periode), der ikke varer mere end en time, og frigiver et tidligere låst dokument. Et låst dokument som er udløbet kan generhverve dokument låsen hvis dokumentet ikke er blevet åbnet af en anden bruger i mellemtiden.
Låst dokument
Når et dokument åbnes af en WorkZone-bruger, låses dokumentet på serveren for overskrivning. Brugeren som åbnede dokumentet kan godt gemme ændringer til dokumentet på serveren, men alle andre WorkZone-brugere kan ikke gemme ændringer til dokumentet på serveren.
Når andre brugere åbner det låste dokument, bliver den seneste version af dokumentet på serveren åbnet.
Hvis brugeren, der åbnede dokumentet har gemt sine ændringer, kan enhver bruger der åbner dokumentet efterfølgende kunne se ændringerne.
Brugere som allerede havde åbnet dokumentet før den første bruger gemte sine ændringer vil ikke kunne se disse ændringer i deres åbne dokumenter.
Når et dokument er låst af en bruger, kan andre brugere:
- Redigere dokumentet og flette indholdet når dokumentet frigøres.
- Åbne dokumentet i skrive-beskyttet tilstand
Gem dokumentet dom et lokalt dokument
Serverdokumentet kan også gemmes som et lokalt dokument på den lokale maskine. Du kan ændre dokumentet lokalt og derefter gøre et af følgende:
- Når serverdokumentet er tilgængeligt igen, kan du manuelt sammenligne og flette det lokale dokument med serverdokumentet vha. Microsoft Office's funktion Sammenlign.
- Det lokale dokument kan overføres til WorkZone som et nyt dokument.
Frigiv låsen
Når et låst dokument lukkes, forgives dokumentet og bliver tilgængeligt for den næste bruger hvis dokumentet er blevet åbnet af andre brugere. Den næste bruger i køen overtager dokumentlåsen idet dokumentet stadig opleves som låst af alle de andre brugere. Brugeren kan nu gemme dokumentet på serveren og lukke dokumentet.
Dokumentet bliver først frigivet når det lukkes. Det at dokumentet gemmes på serveren vil ikke frigive dokumentet.
Gemmes dokumentet som et lokalt dokument, vil dokumentet frigives.
Sammenflet ændringerne
Når dokumentet frigives til den næste bruger, kan eventuelle ændringer flettes og gemmes på dokumentet. Al indhold som er blevet tilføjet til dokumentet bliver fremhævet, så den nuværende bruger kan forholde sig til ændringerne om nødvendigt.
Indhold som er blevet tilføjet eller slettet fra andre brugere er ikke beskyttet og efterfølgende brugere kan fjerne eller føje indhold til dokumentet uden begrænsninger, med mindre Microsoft Office's indholds-beskyttelsesfunktionalitet også anvendes.
