WorkZone-moduler og tjenester

Brugergrænsefladen i WorkZone

WorkZone's brugergrænseflade dækker både over flere WorkZone-kernemoduler, som er inkluderet i standardinstallationen af WorkZone samt en række tilføjelsesmoduler, der skal aktiveres og konfigureres efter WorkZone er blevet installeret. I kernemodulerne kan brugere udføre deres daglige arbejde i WorkZone-databasen og konfigurere og indstille WorkZone-funktioner.

Brugergrænsefladen	Beskrivelse
Client	WorkZone Client er et browserbaseret, funktionsrigt og konfigurerbart webprogram, der udgør den centrale brugergrænseflade for dit daglige arbejde i WorkZone, og som kan benyttes af brugere til at oprette, vedligeholde og administrere sager, dokumenter, kontakter og processer.
Configurator	WorkZone Configurator er et browserbaseret webprogram, der bruges af systemadministratorer til at aktivere og deaktivere funktioner og funktionsmåder og til at indstille, konfigurere og tilpasse WorkZone, så løsningen imødekommer en organisations krav og specifikationer.
Mobile	En mobilklient, der er en del af WorkZone's sags- og dokumenthåndteringspakke. Med WorkZone Mobile kan brugere arbejde med opgaver, møder, sager og dokumenter direkte fra deres mobile enheder. WorkZone Mobile kører både på iOS- og Android-platforme.
for Office	Et indbygget WorkZone-plug-in til Microsoft Office (før Microsoft Office 365), som brugere kan benytte til at udføre deres daglige arbejde i WorkZone via et Microsoft Office-program.
Explorer	WorkZone Explorer kan benyttes til at administrere sager og dokumenter fra Microsoft Stifinder. I WorkZone Explorer kan brugere udføre almindelige handlinger, såsom at oprette og omdøbe sager og dokumenter. WorkZone Explorer anvender WebDAV-protokollen (Web Document Authoring and Versioning) til at tilgå og redigere sager og dokumenter. WebDav-protokollen er en åben standard-protokol, som gør det muligt at redigere indhold over HTTP- eller HTTPS-forbindelser. Andre tekstredigeringsprogrammer der understøtter WebDAV-protokollen (for eksempel Microsoft Office eller Notepad) kan også bruges til at åbne, redigere og gemme dokumenter direkte i WorkZone.
WorkZone365	Et indbygget WorkZone-plug-in til Microsoft Office 365, som brugere kan benytte til at udføre deres daglige arbejde i WorkZone via Microsoft Office 365.

Tilgængelige tjenester i WorkZone

WorkZone-tjenester er programmer, som brugere og systemadministratorer kan bruge til at udføre mere specialiserede opgaver såsom at samarbejde på tværs af WorkZone, generere PDF-versioner af eksisterende dokumenter og digitalisere forretningsprocesser og meget mere.

Tjeneste	Beskrivelse
Process and workflow management	Denne tjeneste kan bruges til at administrere WorkZone-dokumenter i et workflow og automatisere processer, der indeholder dokumenter. Processer som høringer, forelæggelser eller fordelinger kan startes fra WorkZone Client eller Microsoft Outlook. Brugere kan danne sig et overblik over deres egne og deres enheds status i en procesoversigt eller et dashboard, som giver et øjebliksbillede af tilstanden på alle igangværende og afsluttede processer.
Adaptive process management	Med denne tjeneste kan en organisation digitalisere forretningsprocesser og samtidigt fastholde den påkrævede fleksibilitet, der kan være nødvendig for kompleks sagsbehandling. En organisation kan opbygge processer som avancerede tjeklister, eller som processer der bygger på regler og data, som organisationen har defineret. Trinnene i en forretningsproces kan defineres som påkrævede eller valgfrie, og de kan udføres automatisk uden en manuel handling fra en medarbejder.
Chat in context	Chatten er et internt kommunikationsværktøj i WorkZone Client og WorkZone Mobile, som kan benyttes af WorkZone-brugere til at samarbejde og kommunikere omkring bestemte sager og dokumenter og tilføje eller fjerne sags- og dokumenthenvisninger. WorkZone Chat kan også bruges til mere informel kommunikation med andre WorkZone-brugere uden at være tilknyttet til en bestemt sag eller dokument.
AI - Suggest redaction	Et WorkZone Client-modul, der kan automatisk kan identificere og annotere personhenførbare data i PDF-dokumenter. AI - Suggest redaction bygger på AI-baserede sprogmodeller fra KMDtxt, der er trænet via machine learning til at genkende typiske former for personhenførbare data. På nuværende tidspunkt kan AI -Suggest redaction genkende identifikatorer for personer, steder (adresser og stednavne), organisationsnavne, CPR-numre, telefonnumre, mailadresser, betalingskortnumre, og pasnumre, men vil i fremtiden bliver udbygget med flere genkendelige idenfikatorer. Modulet kræver en version af Advanced PDF med licens.
Access rights, security and logging	Adgangsrettigheder giver brugere mulighed for at angive Læse- og Skriveadgang for sager, dokumenter, kontakter, møder og aktørsekvenser. Adgangsrettighederne bestemmer hvilke brugere, der kan se eller redigere disse elementer i hele WorkZone, hvilket også inkluderer WorkZone Mobile, WorkZone Client, WorkZone 365 og WorkZone for Office. Adgangsrettigheder konfigureres og vedligeholdes i Microsoft Active Directory og kan distribueres til WorkZone ved hjælp af Active Directory-replikering.
PDF / reporting services	WorkZone PDF-tjenesten konverterer eksisterende dokumenter til PDF-format. WorkZone PDF kan konvertere dokumenter til standard PDF-format (PDF v1.7) eller til PDF/A-format (PDF/A-3b). WorkZone PDF kan benyttes som et separat program eller kombineres med andre WorkZone-produkter. PDF- og rapport-generering kan startes manuelt eller indstilles til at køre som en batch-tjeneste.
Open API	Ved hjælp af det åbne WorkZone-API kan brugere udføre datahandlinger i WorkZone og tilgå de tilgængelige WorkZone-tjenester. API-tjenesterne bygger på generelle industristandarder (OData Services, PDF, Process og WebDAV), så der kan foretages glidende integrationer til programmer, der understøtter disse standarder.
Configuration Export/import	WorkZone Export/Import er et værktøj, som systemadministratorer kan bruge til at overføre en WorkZone-konfiguration fra en instans af WorkZone til en anden.
Active Directory Replicator	WorkZoneActive Directory Replicator er et værktøj, der replikerer Active Directory-strukturen i WorkZone og giver sytemadministratorer mulighed for kun at bruge Microsoft Active Directory til at oprette og vedligeholde WorkZone-brugere og brugerrettigheder, hvilket inkluderer brugere, organisatoriske enheder, WorkZone-adgangsrettigheder og sikkerhedsgrupper og -koder.
SmartPost	Med SmartPost kan brugere sende beskeder elektronisk via Digital Post til e-Boks, eller genere fysiske breve gennem fjernprint hos Strålfors eller KMD Print Center gennem KMDOneTooX. Brugere kan også modtage svar på beskeder fra sagsparter i organisationens digitale postkasse, som derefter gemmes som sager i WorkZone.
Mass dispatch	Med Mass dispatch kan brugere forberede og sende masseforsendelser af breve, der sendes til WorkZone-kontakter via e-Boks. Hvert brev udfyldes med relevante oplysninger for en bestemt kontakt samt generelle oplysninger for alle modtagere.
OCR	Når dokumenter skannes, indskannes de oprindeligt som billedfiler. OCR (Optical Character Recognition) identificerer breve i de skannede dokumenter og konverterer billedfiler for breve til digitale breve, hvori brugere kan foretage tekstsøgninger og kopiere og redigere tekstlagene i dokumenterne. OCR indeholder sprogpakker, der definere bogstaver for hvert sprog, og giver mulighed for genkendelse og konvertering af specifikke sprog.
Content Server	En samling af programmer på serversiden, der bruges til at administrere kommunikation og integration mellem forskellige WorkZone-programmer, -tjenester og WorkZone-databaser. Content Server bruges også til at administrere brugergodkendelse og logføring for de forskellige programmer. WorkZone Content Server er ikke en WorkZone-tjeneste som sådan, men er en nødvendig del af installation, arkitektur og infrastrukturen for WorkZone, da Content Server hoster WorkZone og gør de WorkZone-tjenester, der bruges af de forskellige moduler, tilgængelige.

Tredjepartsprodukter i WorkZone

Tredjepartsmoduler giver integrationsmuligheder, der ikke er en del af WorkZone's kernefunktionalitet, eller mulighed for at integrere med andre tredjepartsprodukter (Lasernet). Alle tilføjelsesmoduler er allerede installeret på en standardinstallation af WorkZone, men de skal aktiveres og konfigureres før de kan tages i brug.

Modul	Beskrivelse
Interact	Med WorkZone Interact kan brugere designe, oprette og vedligeholde digitale formularer, hvori eksterne brugere kan indtaste data, som føjes til WorkZone-databasen. Interact connector er et service workflow, der forbinder til WorkZone Interact og tjekker om der leveres data via Interact-formularer. Når der overføres data, vil workflowet hente dem og udføre handlinger i WorkZone.
Quality Center	WorkZone Quality Center bistår organisationer med at forbedre deres datadisciplin. Quality Center finder og behandler følsomme data, der ikke er beskyttet eller korrekt klassificeret. WorkZone Quality Center analyserer og behandler data og generer observationer og resultater, der bygger på et sæt af regler, der er defineret af organisationen. Quality Center indeholder også et administrationsværktøj, så systemadministratorer kan konfigurere Quality Center til analyser.
Avanceret PDF	Med Advanced PDF kan WorkZone-brugere benytte sig af en udvidet række annoteringsværktøjer såsom fremhævning af tekst, noter, tekstforklaring, kommentarer, tekstformatering, tekstbokse, frihåndstegning og bortredigering af tekst - herunder mulighed for at fremsøge og markere tekststykker til bortredigering, se en forhåndsvisning af dokumentet med de anvendte bortredigeringer og endeligt bortredigere tekst. WorkZone indeholder som standard en gratis version af Advanced PDF, der kan bruges til at læse PDF-dokumenter. Det er nødvendigt at have de respektive licenser for henholdsvis at annotere/bortredigere og redigere PDF-dokumenter.

Modul

Beskrivelse

Interact

Med WorkZone Interact kan brugere designe, oprette og vedligeholde digitale formularer, hvori eksterne brugere kan indtaste data, som føjes til WorkZone-databasen. Interact connector er et service workflow, der forbinder til WorkZone Interact og tjekker om der leveres data via Interact-formularer. Når der overføres data, vil workflowet hente dem og udføre handlinger i WorkZone.

Quality Center

WorkZone Quality Center bistår organisationer med at forbedre deres datadisciplin. Quality Center finder og behandler følsomme data, der ikke er beskyttet eller korrekt klassificeret. WorkZone Quality Center analyserer og behandler data og generer observationer og resultater, der bygger på et sæt af regler, der er defineret af organisationen. Quality Center indeholder også et administrationsværktøj, så systemadministratorer kan konfigurere Quality Center til analyser.

Avanceret PDF

Med Advanced PDF kan WorkZone-brugere benytte sig af en udvidet række annoteringsværktøjer såsom fremhævning af tekst, noter, tekstforklaring, kommentarer, tekstformatering, tekstbokse, frihåndstegning og bortredigering af tekst - herunder mulighed for at fremsøge og markere tekststykker til bortredigering, se en forhåndsvisning af dokumentet med de anvendte bortredigeringer og endeligt bortredigere tekst.

WorkZone indeholder som standard en gratis version af Advanced PDF, der kan bruges til at læse PDF-dokumenter. Det er nødvendigt at have de respektive licenser for henholdsvis at annotere/bortredigere og redigere PDF-dokumenter.

WorkZone-integrationer

Følgende integrationer benyttes af WorkZone-moduler og tredjepart^sprogrammer.

Integration	Beskrivelse
CPR/CVR	WorkZoneContact lookup and synchronization (CPR/CVR) er en række af programmer, der håndterer automatisk import og opdatering af CPR- og CVR-kontaktdata i WorkZone-databasen fra det Centrale Personregister. Med disse programmer er det også muligt at søge efter og importere CPR- og CVR-data fra registrene under dagligt arbejde i WorkZone Client.
Serverskan	Serverskan er et WorkZone-program beregnet til at skanne og registrere store mængder af dokumenter (automatisk og manuelt).
E-Boks	E-Boks er en dansk digital postkasse, der bruges til at modtage digital post fra private virksomheder såsom banker, forsikringsselskaber, pengeinstitutter og fra offentlige myndigheder, hvis en brugers Digitale Post-konto er synkroniseret med brugerens e-Boks-konto. Med denne samling af så mange kommunikationsveje som muligt, får danske borgere én samlet adgang til alle deres digitale kommunikationer fra en stor gruppe af parter. Når en mail modtages i en digital postkasse og i e-Boks, betragtes dette som juridisk bindende i Danmark, og dette kan have alvorlige konsekvenser, hvis der ikke handles herpå.
NgDP	Næste generation Digital Post er den næste version af dansk digital post, som giver offentlige myndigheder mulighed for en mere sikker kommunikation med danske borgere og virksomheder. Offentlige myndigheder kan også sende beskeder til andre offentlige myndigheder, hvilket ikke var muligt i den tidligere version af Digital Post.
OneTooX	KMD fjernprintstjeneste, der håndtere udskrivning, forpakning og viderelevering til PostNord.
Strålfors	En udbyder af fjernprinttjenester, der håndtere udskrivning, forpakning og viderelevering til PostNord.
Entra ID	Entra ID er Microsoft's cloud-baserede tjeneste til identitetsstyring, som giver cloud-brugere mulighed for at logge ind på flere forskellige tjenester og tilgå dem via en internetforbindelse. Entra ID er et centralt element i Office 365 og mange andre cloud-baserede ydelser, herunder WorkZone Cloud Edition.