Administrer dokumenter

Opret et nyt dokument

Du kan oprette forskellige dokumenttyper i båndet.

• Hvis du opretter et dokument fra en sagsdetaljeside, bliver dokumentet automatisk gemt på sagen.
• Hvis du ikke har en sag åben, men for eksempel står på fanen Hjem, oprettes dokumentet automatisk på din skrivebordssag, med mindre du vælger en anden sag.

Opret et Word-dokument

1. I båndet, klik Word for at åbne Microsoft Word med vinduet Ny åbent.
2. (Valgfri) Hvis din organisation anvender skabeloner, kan du vælge en.
3. Klik OK for at åbne et nyt Word-dokument.
4. Skriv i dit dokument.
5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering.
6. Klik Gem på sag.

Opet et Excel-dokument

1. I båndet, klik Dokument og vælg Excel for at åbne Microsoft Excel med vinduet Ny åbent.
2. (Valgfri) Hvis din organisation anvender skabeloner, kan du vælge en.
3. Klik OK for at åbne et nyt Excel-ark.
4. Skriv i dit dokument.
5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering.
6. Klik Gem på sag.

Opret et PowerPoint-dokument

1. I båndet, klik Dokument og vælg PowerPoint for at åbne Microsoft PowerPoint med vinduet Ny åbent.
2. (Valgfri) Hvis din organisation anvender skabeloner, kan du vælge en.
3. Klik OK for at åbne et nyt Microsoft PowerPoint-dokument.
4. Skriv i dit dokument.
5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering.
6. Klik Gem på sag.

Opret et dokument (Word, Excel eller Powerpoint) fra Templafy

Hvis din organisation anvender Templafy One eller Templafy Hive til at gemme og håndtere jeres Microsoft Office-skabeloner, kan du basere nye Microsoft Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter i WorkZone Client på din organisations Templafy-skabeloner.

1. I båndet, klik Dokument > Opret fra Templafy for at åbne formularen Opret dokument fra Templafy.
2. I formularen Opret dokument fra Templafy, vælg den skabelon, som du vil basere dit nye dokument på og udfyld eventuelle påkrævede felter for skabelonen.
   Nogle af skabelonerne kan indeholde felter, der skal angives før du kan basere et dokument på dem.
3. Klik Opret for at hente skabelonen, anvende de angivne felters værdier og åbne det som et dokument i Microsoft Office.
4. I Microsoft Office kan du redigere dokumentet og klikke Gem på sag for at gemme dokumentet på den aktive sag.

Safari

Hvis du bruger en Safari-browser, skal tredjepartscookies være slået til, før Templafy-integrationen kan bruges i WorkZone Client.
Du kan tillade brugen tredjepartscookies ved at fjerne fluebenet fra afkrydsningsfeltet Undgå sporing mellem websteder i indstillingerne for Indstillingerne for anonymitet i Safari. Indstillingen Undgå sporing mellem websteder er fuldt implementeret fra og med Safari version 13.1, men delvist tilgængelig i Safari fra version 11.0.3 (3604.5.6).
I tidligere versioner af Safari-browseren (versioner før 11.0.3(3604.5.6)), er indstillingen Undgå sporing mellem websteder ikke tilgængelig.

Opret et dokument fra sagsdetaljesiden

Du kan også oprette et dokument på baggrund af den aktive sag i sagsdetaljesiden.

1. I detaljefanen Dokumenter på sagsdetaljesiden, klik Tilføj og vælg derefter den handling, du vil udføre:
   • Word: For at oprette et Microsoft Office Word-dokument i Microsoft Office.
   • Excel: For at oprette et Microsoft Office Excel-regneark i Microsoft Office.
   • Powerpoint: For at oprette et Microsoft Office Powerpoint-dokument i Microsoft Office.
   • Importér fra filsystem: For at importere et eksisterende dokument til WorkZone fra et andet filsystem.
   • Importér fra WorkZone: For at importere et eksisterende dokument til WorkZone fra en anden WorkZone-database.
   • Oplysninger: For at oprette nye WorkZone-oplysninger for sagen.
   • Opret fra Templafy: For at oprette et Microsoft Office-dokument (Word, Excel eller Powerpoint) ved brug af skabeloner fra tredjepartsproduktet Templafy. Denne valgmulighed i menuen vises kun, hvis din organisation bruger tredjepartsproduktet Templafy og har konfigureret indstillingerne for Templafy korrekt i WorkZone Configurator > Services > Templafy settings.
2. I Microsoft Office kan du tilføje dine ændringer i dokumentet, og når du klikker Gem på sag i ruden WorkZone Office, overføres dokumentet til WorkZone-serveren og gemmes på den aktive sag.

Opret dokumentoplysninger (nye oplysninger)

Du kan oprette dokumentoplysninger uden et relateret dokument (det vil sige, en dokumentdetaljeside uden, for eksempel et relateret .txt, .doc eller .xls-dokument).

1. I båndet, klik Dokument > Nye oplysninger for at åbne et nyt dokument i en ny fane.
   
2. Udfyld de obligatoriske felter.
   
3. I båndet, klik Gem. Det nyoprettede dokument vises nu under Dokumenter > I dag i navigationsruden.

Importér et dokument

Du kan føje et dokument uden for WorkZone Client til din sag. For eksempel et scannet dokument.

Dokumenter kan kun importeres til en sag og importeres til den aktive sag i WorkZone. Bemærk at du kun kan importere dokumenter til én aktiv sag ad gangen. Hvis du skal importere dokumenter til flere sager, skal du importere dokumenterne en af gangen for hver sag.

Du kan kun importere dokumenter til åbne sager. Du kan ikke importere føje dokumenter til afsluttede sager. For yderligere oplysninger, se:Afsluttede og åbne sager

Den aktive sag

En aktiv sag er den sag, du har valgt. Hvis der vises flere sagsdetaljesider på en gang, vil titlen på fanebladet, der vises, være navnet på den aktive sag, når fanebladets titel minimeres.

Den aktive sag vises også, når du vælger hvilke dokumenter i kildedatabasen, du vil importere til WorkZone, hvilket gør det muligt for dig at sikre at du importerer dokumenter til den rigtige sag før du importerer.

Ingen aktive sager

Hvis du ikke har valgt en aktiv sag til at indeholde de importerede dokumenter, vil din skrivebordssag automatisk blive brugt som den aktive sag. Du kan også vælge skrivebordssagen manuelt, hvis du vil være helt sikker på at skrivebordssagen er den aktive sag.

1. I båndet, klik Dokument > Importér fra filsystem for at åbne fanen Importér dokument.
2. I feltet Vælg dokument, klik på mappe-ikonet for at åbne formularen Vælg fil til overførsel.
3. I dialogen Vælg fil til overførsel, find det dokument, du vil importere, vælg dokumentet og klik Åbn for at importere dokumentet.
4. En ny dokumentdetaljefane, som indeholder dokumentmetadata for det dokument, du importerer, åbnes.
   Titlen på dokumentet overføres automatisk til feltet Titel, men du kan ændre dette, da det registreres i WorkZone ved indtaste en ny titel i feltet Titel.
5. I feltet Dokumenttype i dokumentets detaljefane, vælg en dokumenttype.
   
6. Definer resten af dokumentets metadata i felterne i fanerne.
7. I båndet, klik Gem for at gemme det importerede dokument i WorkZone.

Rediger et dokument

Du kan redigere et dokument indtil dokumentet låses eller arkiveres.

• Du kan kun redigere dokumenter af typerne Word, Excel og PowerPoint.
• Dokumenterne skal have tilstanden Personligt udkast eller Udkast.

Microsoft Office Suite

Hvis Microsoft Office Suite er installeret på den lokale enhed, kan du bruge Microsoft Office til at redigere dit dokument.

Hvis WorkZone for Office også er installeret på WorkZone Content Server, kan du også få vist WorkZone for Office-panelet I Office-programmet.

WorkZone Explorer

Hvis du bruger WorkZone Explorer, kan du åbne et dokument til redigering (og læsning) ved at klikke på knappen Stifinder i sagens hovedbånd for at åbne WorkZone Explorer og derefter klikke dokumentet.

Grundet sikkerhedsmodellen for Google Chrome og Microsoft Edge Chromium, åbnes Windows Stifinder ikke automatisk, når du klikker Stifinder. I stedet, skal du åbne Windows Stifinder manuelt og derefter trykke CTRL+V i adresselinjen for at åbne stifinderen for den aktive sag.
Linkadressen til den aktive sag kopieres automatisk til din udklipsholder, når du klikker Stifinder.

Hvis du bruger Microsoft Edge som browser, skal du være logget ind på WorkZone IdentityServer for at aktivere integration med Windows File Explorer. Du kan vælge Forbliv logget på, når du logger ind, så du forbliver logget ind. Du kan dog blive bedt om at logge ind igen, hvis opbevaringen af faste cookies udløber.

Hvis WorkZone Explorer er deaktiveret, vil knappen Stifinder ikke vises uafhængigt af hvilken webbrowser, der bruges. WorkZone Explorer kan aktiveres og deaktiveres af en systemadministrator i WorkZone Configurator > Global > Feature Settings > Client > Explore.

Microsoft Office Online Server

Hvis Microsoft Office Suite ikke er installeret på den lokale enhed og hvis din organisation bruger Microsoft Office Online Server til at oprette, læse og redigere dokumenter, kan du redigere et dokument direkte i din internetbrowser via visningsruden, ruden Office Online skal dog først føjes til visningsruden for at få adgang til Office Online-indstillingerne.

Se Tilpas indholdsruden.

Rediger dokumenttilstand

Dokumenttilstanden viser hvad du kan gøre med dokumentet - hvem der kan se og redigere det og hvad der kan redigeres. Dokumenttilstanden afspejles i dokumentes livscyklus.

Et dokument kan have følgende tilstande:

• Personlig udkast - UP. Kan kun vises, redigeres og slettes af den, der har oprettet dokumentet. For at tillade at andre medarbejdere skal kunne se, redigere eller slette dit personlige udkast, skal du frigive det (Skift > Frigiv personligt udkast). Dokumenttilstand kan ændres til UÅ eller UL. Dokumentet kan bruge udkastversionering.
• Udkast - UÅ. Kan vises, redigeres og slettes af alle. Dokumenttilstanden kan ændres til UP eller UL. Dokumentet kan bruge udkastversionering.
• Låst dokument - UL. Selve dokumentet kan ikke længere redigeres, men dokumentets metadata kan redigeres. Dokumentet kan slettes (Se kommentarer nedenfor). Dokumenttilstanden kan kun ændres til ARK. Dokumentet låses og bruger derfor ikke udkastversionering.
• Arkiveret - ARK. Dokumentet er arkiveret og tildelt et aktnummer i databasen og tilstanden kan ikke ændres. Dokumentet kan ikke redigeres, men dokumentoplysningerne kan stadig redigeres. Dokumentet kan kun slettes af brugere med indblikket SOFTDELETE. Et arkiveret dokument bindes til sin oprindelige sag og kan ikke flyttes til andre sager. Derimod kan dokumenter, der arkiveres fra skrivebordssagen flyttes til andre sager.
  Du kan kopiere arkiverede dokumenter til andre sager. Kopierede arkiverede dokumenter oprettes som standard som kladder i den sag, de kopieres til, men du kan vælge at registrere dokumentet som arkiveret på den nye sag, når du kopierer den.

Rediger dokumenttilstand

1. Åbn detaljesiden for den dokumenttilstand, du vil redigere eller åbn en dokumentliste, der viser det dokument, du vil redigere.
2. I hovedbåndet, klik Skift eller i dokumentlisten, højreklik dokumentet og vælg Skift.
3. Vælg en ny tilstand og klik Lås.
   

Forholdsregler angående ændringer på dokumenttilstand.

• Et Arkiveret dokument (ARK) kan ikke få skiftet tilstand.
• Et Låst dokument (UL) kan kun arkiveres (ARK).
• Et udkast (UÅ) eller Personligt udkast (UP) kan låses (UL), arkiveres (ARK) og skiftes til og fra udkast (UÅ) eller Personligt udkast (UP).

Del et link til et dokument i WorkZone eller send selve dokumentet i en mail

Du kan dele et WorkZone-link til et dokument eller sende selve dokumentet som en almindelig vedhæftet fil, eller som et vedhæftet PDF-dokument.

Udskriv flere dokumenter fra en liste

Fra en dokumentliste kan du generere en samlet PDF-fil, der indeholder et eller flere dokumenter, som du kan udskrive eller gemme lokalt.

1. Åbn en dokumentliste.
2. Vælg mindst et dokument og klik Udskriv i detaljebåndet.
3. I dialogen Udskriv dokumenter, vælg de dokumenter, som du vil have med i et PDF-dokument, fra listen i venstre side. Udvid Avanceret søgning for at finde bestemte dokumenter i listen.
4. Klik på for at flytte de valgte dokumenter til listen i højre side. Træk og slip dokumenterne for skifte deres rækkefølge i PDF-dokumentet.
• Kun dokumenter fra listen i højre side inkluderes i PDF-filen.
5. Klik Udskriv for enten at åbne PDF-filen med det samme, eller gem den lokalt.

Vis et dokuments livscyklus

Livscyklus viser de handlinger, der er udført på dokumentet siden dets oprettelse. For eksempel:

• Hvilken Sagsbehandler har udført handlingen.
• Hvilken handling er udført på dokumentet.
• Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret.

Vis et dokuments livscyklus

1. Åbn detaljesiden for et dokument.
2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus.

Besvar et dokument

Hvis WorkZone for Office er installeret på din lokale computer, kan du svare på et dokument enten fra en liste eller fra dokumentets detaljeside og automatisk få sagsoplysninger sat ind som dit svar i dokumentet. Hvis du ikke har WorkZone for Office installeret på serveren, vil muligheden Svar ikke være synlig i menuen.

1. Find det dokument, du vil besvare.
2. I båndet, klik Administrer > Besvar for at åbne et nyt Word-dokument, der automatisk vil indsætte relevante oplysninger fra dit oprindelige dokument og vise det i ruden Dokumentregistrering:
   • Svardokumentet sættes til Udgående.
   • Titlen på det oprindelige dokument med præfikset Re:.
   • Dokumentparter med rollen Afsender i det oprindelige dokument bruges som Modtagere.
   • Der oprettes en dokumenthenvisning til det oprindelige dokument.
3. Udfør ændringer i svardokumentet.
4. Klik Gem på sag.

Kopiér et dokument

Du kan kopiere et eksisterende dokument til en sag. På den måde kan du genbruge oplysninger og indhold fra det oprindelige dokument.

Det nye dokument beholder det oprindelige dokuments henvisninger til:

• Dokumenter
• Bilag
• Kontakter
• Sager

Det får desuden tilføjet en dokumenthenvisning til det oprindelige dokument.

Hvis det dokument, du vil kopiere, er arkiveret (Dokumenttilstanden er sat til  ARK), kan du vælge at registrere dokumentet som arkiveret på den nye sag, når du kopierer den. Kopierede, arkiverede dokumenter oprettes, som standard, som udkast på den sag, de kopieres til.

Du kan også kopiere ikke-arkiverede dokumenter til andre sager og på samme tidspunkt arkivere dokumentet på sagerne.

Kopiér et enkelt dokument

1. Åbn det dokument, du vil kopiere.
2. I båndet, klik Kopiér for at åbne formularen Kopiér dokument. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Kopiér.
3. I formularen Kopiér dokument > feltet Kopiér til sag, vælg den sag, du vil kopiere dokumentet til.
4. I formularen Kopiér dokument, markér afkrydsningsfeltet Arkiver dokumenter på ny sag for at arkivere dokumentet på den sag, som det kopieres til.
5. Klik Kopiér for at kopiere dokumentet og åbne detaljesiden for det kopierede dokument, hvor du kan foretage dine ændringer i det nye dokument og gemme det.

Kopiér flere valgte dokumenter

Du kan vælge en række dokumenter fra en liste og kopiere dem til en sag.

1. Åbn en liste, for eksempel listen Dokumenter eller en liste med resultater for en dokumentsøgning.
2. I listeområdet, vælg det dokument, som du vil kopiere til en sag.
3. I hovedbåndet, klik Kopiér for at åbne formularen Kopiér dokumenter. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Kopiér.
4. I formularen Kopiér dokument > feltet Kopiér til sag, vælg den sag, du vil kopiere dokumentet til.
5. I formularen Kopiér dokument, markér afkrydsningsfeltet Arkiver dokumenter på ny sag for at arkivere dokumentet på den sag, som det kopieres til.
6. Klik Kopiér for at åbne den valgte sag med de kopierede dokumenter tilføjet i detaljefanen Dokumenter.

Arkivér et dokument

Når du arkiverer et dokument, sker følgende:

• Dokumentet tildeles et aktnummer på den sag, som det er forbundet til¹.
• Dokumentets tilstand skifter til Arkiveret.
• Dokumentet kan ikke længere redigeres.
• For at slette et arkiveret dokument, skal du først have indblikket SOFTDELETE.

¹Dokumenter, der arkiveres fra skrivebordssagen tildeles ikke et aktnummer. De beholder i stedet aktnummeret "0", som de tildeles, når de oprettes. Det er først når dokumentet flyttes til en anden sag fra skrivebordssagen, at det tildeles et aktnummer, der passer til sagen.

Du kan enten arkivere et dokument fra dokumentdetaljesiden eller fra en dokumentliste.

Arkivér fra dokumentdetaljesiden

1. Find det dokument, du vil arkivere, og åbn det.
2. I båndet, klik Arkivér.

Arkivér fra en dokumentliste

1. Åbn en dokumentliste med dokumentet du vil arkivere.

Eksempel:På fanen Hjem, åbn listen Dokumenter.

2. Vælg et dokument, so du vil arkivere og klik Arkiver på detaljebåndet, eller højreklik dokumentet i listen og vælg Arkivér.

Slet et dokument

Første gang man sletter et dokument, flyttes det til papirkurven. Dokumentet vil ikke være synligt i almindelige lister, men det fjernes ikke fra databasen og det kan gendannes om nødvendigt.

Du kan konfigurere WorkZone til automatisk at flytte en sag eller et dokument til papirkurven, når den definerede bevaringsperiode for sagen eller dokumentet udløber. Parametret for automatisk sletning indstilles for hver bevaringsperiode i WorkZone Configurator  > Retention > Retention Policies.

Foretag en blød sletning af et dokument

Når du foretager en blød sletning af et dokument, flyttes dokumentet til papirkurven. Samtidigt fortsætter dokumentet med at eksistere i WorkZone-databasen. Dette giver dig mulighed for at gendanne dokumentet, hvis det bliver nødvendigt.

For at foretage en blød sletning af et dokument, skal du gøre følgende:

1. Vælg det dokument, du ønsker at slette fra en liste eller fra detaljesiden.
2. I båndet, klik Til papirkurv for at åbne dialogen Slet dokument. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Til Papirkurv.
3. Hvis du vil slette et dokument, der ikke er et udkast, skal du vælge en årsag til at du vil slette det og tilføje en kommentar i feltet Beskrivelse, hvis der er behov for det. For et udkast, gå til trin 4.
4. Klik Slet.

Slettede dokumenter markeres med gråt i dokumentlisterne og titlen er overstreget på detaljesiderne.

Foretag en hård sletning af et dokument

Du kan foretage en hård sletning af dokumenter fra:

• Detaljefaner på sager i Papirkurv;
• Listen Papirkurv i navigationsruden.
• Detaljefanen for det slettede dokument.

1. Åbn detaljesiden for det slettede dokument eller vælg det på en liste. Husk at du kan vælge flere elementer i en liste.
2. I hovedbåndet, klik Slet og derefter, Ja. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Slet, og derefter Ja.

Dokumenterne og deres bilag slettes permanent fra WorkZone.

Slet et arkiveret dokument

Hvis det arkiveret dokument slettes senere, tilføjes en ny dokumentakt med typen DEL til det nu tomme felt til aktnummer for at udfylde hullet i sekvensen og fungerer derudover også som en indikator for at det oprindelige dokument er blevet slettet.

Automatisk hård sletning af dokumenter

Når et element slettes hårdt, slettes det permanent. En systemadministrator kan konfigurere WorkZone til automatisk at foretage en hård sletning af en sag eller et dokument efter en angivet purge-periode.

Purge-perioden defineres som et angivet antal dage efter en sag eller et dokument er blevet slettet blødt. Purge-perioden angives for hver enkelte bevaringspolitik i feltet Purge period. Feltet findes i indstillingerne for den pågældende bevaringspolitik i WorkZone Configurator > Retention > Retention policies.

• Sager og dokumenter vil ikke automatisk blive slettet hårdt, hvis feltet Purge period er tomt eller ikke indeholder en værdi.

Sager og dokumenter, der står til at blive slettet hårds, vil vise en dato i feltet Purge dato i listerne for de papirkurve, som de er flyttet til: Hvis det er en sag, kan du finde datoen i navigationsruden i sagslisten Papirkurv - Sager og for dokumenter, kan du finde den i dokumentlisten Papirkurv. Du kan bruge feltet Purge dato til at søge efter, filtrere og sortere sager eller dokumenter i deres respektive papirkurve.

Sådan beregnes Purge-datoen

Værdien i feltet Purge dato beregnes ved at føje værdien i feltet Purge period til den dato, der er angivet i Retention date i en bevaringspolitik for en sag eller et dokument.

For sager, hvor der ikke er angivet en dato i feltet Retention date (for eksempel sager af typen SJ-TEMP eller åbne sager, der er blevet slettet manuelt), vil purge-datoen blive beregnet ved at sammenlægge værdien i feltet Relative retention period og værdien i feltet Purge period med datoen for, hvornår sagens seneste ændringsdato. Dette er oftest den dato, som sagen blev slettet.

• Datoen i feltet Purge dato vil altid mindst være lig med sidste ændringsdato for en sag eller et dokument (oftest sletningsdatoen) føjet til værdien angivet i feltet Purge period.
• Hvis feltet Purge dato er tomt, vil sagen eller dokumentet ikke automatisk blive slettet hårdt.

Find/vis slettede dokumenter

Du kan se slettede dokumenter i de følgende lister:

• I søgeresultaterne, hvis dokumenterne opfylder søgekriterier¹:
• I listen over gemte søgninger, hvis dokumenterne opfylder søgekriterier¹:
• På detaljefanen for den relaterede sag i Papirkurv .
• I Papirkurv-listen i navigationsruden under sektionen Dokumenter .

¹Føj søgefeltet Slettet af til siden Dokumentsøgning og angiv @Udfyldt i feltet for at finde slettede dokumenter.

Gendan et slettet dokument

Du kan kun gendanne et dokument, der er blevet slettet blødt. Du kan ikke gendanne dokumenter, der er blevet slettet hårdt.

1. Find og vælg de/det dokument(er), du vil gendanne.
2. I båndet, klik Gendan. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Gendan.
   
   Der er tre muligheder, når du gendanner et dokument:
   • Gendan - Anvend denne funktion, hvis du har brug for kun at gendanne dokumentet til den aktuelle sag.

   Denne funktion er deaktiveret, når den originale sag for dokumentet slettes.

   • Gendan med sag - Anvend denne funktion, hvis dokumentets sag er blevet slettet og du både vil gendanne dokumentet og sagen.
   • Gendan og flyt til en anden sag - Anvend denne funktion, hvis dokumentets sag er blevet slettet, men du ikke vil gendanne sagen. I stedet gendanner ud dokumentet og flytter det til en anden eksisterende sag.