Om WorkZone Mass Dispatch

Du kan bruge WorkZone Mass Dispatch til at sende et stort antal breve til WorkZone-kontakter vi e-Boks. Hvert brev udfyldes med oplysninger, der er relevante for en bestemt kontakt.

Du kan starte en masseforsendelse fra en sag, der indeholder en liste over modtagere i et Excel-ark og en brevskabelon i et Word-dokument, der skal bruges til forsendelsen. Før brevet bliver sendt i en masseforsendelse, bliver modtagerlisten valideret og du har mulighed for at rette fejl på baggrund af valideringsrapporten.

WorkZone Mass Dispatch-processen består af de følgende trin:

  1. Opret en sag at starte og håndtere masseforsendelsen fra. Denne sag er nu forsendelsessagen.
  2. Opret en modtagerliste og gem den på forsendelsessagen.
  3. Opret en brevskabelon med flettefelter i Word og gem den på forsendelsessagen.
  4. Start en masseforsendelsesproces fra menuen Proces i WorkZone Client.
  5. WorkZone Mass Dispatch validerer modtagerlisten, tjekker om der er fejl og underretter dig som procesejer om eventuelle fejl via en smarttask/smartmail. Smarttasken indeholder brevskabelonen, modtagerlisten og en valideringsrapport. Du kan derefter rette fejlene på baggrund af fejlbeskrivelserne i valideringsrapporten.
  6. Når modtagerlisten er valideret uden fejl, genereres et testbrev til en modtager, som du kan gennemse.
  7. Når du er tilfreds med brevets indhold, kan du starte masseforsendelsen af brevene til modtagerne i modtagerlisten.

Modtagerliste

Modtagerlisten er en Excel-projektmappe, der indeholder en liste over navne- og adresseoplysninger på modtagere af en masseforsendelse. Modtagerlisten indeholder alle WorkZone-kontakter, som du vil sende brevet til. Se Modtagerliste.

Brevskabelon

Brevskabelonen er et Microsoft Word-dokument, der indeholder brødtekst og flettefelter. Flettefelterne udfyldes med værdier, når WorkZone Mass Dispatch fletter skabelonen sammen med oplysninger fra modtagerlisten. Se Brevskabelon.

Start en proces

Når modtagerlisten og brevskabelonen er klar, kan du starte WorkZone Mass Dispatch-processen fra menuen Proces i WorkZone Client.

Forudsætning: For at starte WorkZone Mass Dispatch-processen, skal du have adgangsrettigheden MASSDISPATCH.

I dialogboksen Start masseforsendelse, kan du vælge en modtagerliste og en brevskabelon.

Før du kan sende den fulde forsendelse af breve, skal du validere modtagerlisten og gennemse brevskabelonen.

Validering

Valideringen kontrollerer krav for modtagerlisten. Se Validering. Hvis kravene ikke er opfyldt, vil du modtage en smarttask med en valideringsrapport, der viser fejlene. Du kan derefter rette fejlene før du går videre til næste trin. Når du har rettet fejlene, kan du validere modtagerlisten igen for at sikre at den er korrekt sammensat. Du kan eventuelt også annullere masseforsendelsen.

Godkende

Næste trin er at gennemse og godkende et testbrev før du genererer den fulde samling af breve. WorkZone Mass Dispatch genererer et testbrev og opretter en godkendelsesopgave. Hvis brevet har mangler eller fejl, kan du redigere det og derefter gentage valideringen, hvor du får en ny godkendelsesopgave med et nyt testbrev. Se Godkend og send en masseforsendelse.

Send

Når du har rettet og/eller godkendt brevet, kan du sende det som en masseforsendelse til alle modtagerne på modtagerlisten.

Forudsætning: For at sende breve med WorkZone Mass Dispatch, skal du have adgangsrettigheden MASSDISPATCHSEND.

Det er i dette trin i processen, at kontaktoplysninger fra modtagerlisten bliver flettet ind i brevskabelonen. WorkZone Mass Dispatch genererer en PDF-version af brevet og sender det som et brev til alle modtagere i modtagerlisten. Brevene kan leveres via e-Boks. Når forsendelsen er fuldendt, genererer WorkZone et historikdokument for hver forsendelse samt et overordnet historikdokument for den samlede masseforsendelse.