Om adgangsrettigheder
Du kan benytte læse- og skriveadgang i WorkZone Client til at definere, hvem der kan se og redigere sager, dokumenter, kontakter, møder og aktørsekvenser.
- Læseadgang giver dig adgang til at se dokumenter, kontakter, møder eller aktørsekvenser. WorkZone-elementer, som du ikke har læseadgang til vises ikke i dine lister, felter eller drop-down-lister i WorkZone.
- Skriveadgang giver dig adgang til at redigere en sag, et dokument, en kontakt, et møde eller en aktørsekvens.
Du kan give brugere, eller en gruppe af brugere, læse- og skriveadgang til en sag, et dokument eller en kontakt. En gruppe af brugere kan bestå af en eller flere brugere.
- Hvis du begrænser læse- eller skriveadgang på en sag, gælder begrænsningen som standard for alle sagens dokumenter. Dette betyder, at hvis du har begrænset læseadgang til en sag, er det kun de brugere, der har læseadgang til sagen, der har adgang til sagen samt alle sagens dokumenter.
- Hvis du begrænser læse- eller skriveadgang på et dokument, gælder begrænsningen som udgangspunkt også for alle dokumentets bilag.
- Når du begrænser læse- eller skriveadgangen til en kontakt, gælder begrænsningen kun på den pågældende kontakt.
Om læseadgang
Som standard har alle brugere læseadgang til nyoprettede sager, dokumenter og kontakter.
Du kan begrænse læseadgang til en sag, dokument eller kontakt ved at ændre læserettighederne.
Det er kun dig, der kan læse og redigere dine egne dokumenter med tilstanden Personligt udkast. Hvis du vil give andre brugere adgang til dine personlige udkast, skal du frigive dem (Skift > Frigiv personligt udkast). Se Skift dokumenttilstand.
Om skriveadgang
Som standard har alle brugere skriveadgang til nyoprettede sager, dokumenter og kontakter. Du kan begrænse skriveadgang til en sag, et dokument eller en kontakt ved at ændre skriverettighederne.
Vigtigt: Du skal altid have skriveadgang til de sager, dokumenter og kontakter, som du vil definere skriveadgang til.
Nedarvning af adgang
Ved at begrænse læseadgang til en sag, et dokument eller en kontakt, kan du begrænse hvem der kan se sagen, dokumentet eller kontakten og dets undersager eller sagsdokumenter. Ved at begrænse skriveadgang til en sag, et dokument eller en kontakt, kan du begrænse hvem der redigere sagen, dokumentet eller kontakten og dets undersager eller sagsdokumenter.
Alle dokumenter på sager og bilag på dokumenter er som standard beskyttet af sagens eller hoveddokuments læseadgang. Kontakter nedarver ikke adgangsrettigheder, da der ikke er en fast hierarkisk struktur for kontakter.
Bemærk:
Sager kan arve læse- og skriveadgang fra deres sagsgruppe, hvis din organisation anvender denne funktionalitet.
Føj kolonnerne Effektiv læseadgang og Effektiv skriveadgang til dine dokumentlister for at få et overblik over de gældende adgange.
Effektive læse- og skriveadgange kan udtrykkes således:
[Sagens læseadgang]
& [Hoveddokumentets/dokumentets læseadgang]
& [Underelementets læseadgang]
For eksempel, den aktuelle læseadgang på dokumentdetaljesiden [ ] & [ ] & [ ]:
[dokumentets egen læseadgang] & [hoveddokumentets læseadgang] & [sagens læseadgang]
Som standard nedarver alle dokumenter sagens læseadgang, medmindre læseadgang specifikt er ændret på nogle af dokumenterne.
- Et sagsdokument er dækket af de læseadgange, der er defineret for sagen OG sagsdokumentet.
- Et underelement kan være dækket af de læseadgange, der er defineret på sagen OG hoveddokumentet OG det pågældende underelement.
Hvis der er givet læseadgang til gruppen "PERS" på et dokument, der er oprettet på en sag, men der ikke er defineret læserettigheder for dokumentet selv, har dokument den effektive læseadgang:
[ ] & [ ] & [PERS]
Du kan begrænse læseadgang til selve dokumentet. For eksempel kan du definere, at medarbejderne BB og AA kun skal have læseadgang til dokumentet, hvis de også er medlemmer af gruppen "PERS". Dette gør du ved at føje følgende til dokumentets læseadgang:
[BB|AA] & [ ] & [PERS]
Hvis nedarvningen af sagens læseadgang fjernes fra dokumentet, vil den gældende læseadgang være [BB|AA].
Lås nedarvning af adgangsrettigheder
WorkZone kan konfigureres, så brugere ikke kan fjerne nedarvning af adgangsrettigheder. Når nedarvning af adgangsrettigheder låses, kan brugere ikke ændre de nedarvede læse- og/eller skriverettigheder på dokumenter.
En systemadministrator kan låse nedarvning af adgangsrettigheder ved at aktivere indstillingen Enforce Access Code Inheritance i WorkZone Configurator > Global > Feature settings > Content Server.
Hvis indstillingen Enforce Access Code Inheritance er aktiveret, vil de nedarvede adgangsrettigheder stadig vises, men brugere kan ikke rydde afkrydsningsfelterne Begrænset af sag og Begrænset af dokument i dialogerne Rediger læseadgang og Rediger skriveadgang.
Oversigt over adgangsrettigheder
Du kan se hvilke adgangsrettigheder, du har fået tildelt, på detaljesiden for din brugerprofil.
I fanerne Brugere med skriveadgang og Brugere med læseadgang, som du kan føje til sags- og dokumentdetaljesider, kan du se en liste over alle brugere med hhv. læse- og skriveadgang til den aktuelle sag eller dokument.
