Rediger oplysninger på et dokument

Tilføj eller fjern dokumentparter

Du kan tilføje en eller flere kontakter som parter på et dokument.

Føj en part til et dokument

  1. På en dokumentdetaljeside, vælg fanen Parter fra detaljefanerne.
  2. Klik Tilføj.
  3. I dialogen Tilføj kontakthenvisninger, angiv dine søgekriterier på en eller flere af de følgende måde:
    • Skriv en tekst i feltet Fritekst.
    • Vælg det område, du vil søge indenfor i feltet Søg i. Du kan vælge sagsparter, favoritkontakter eller seneste kontakter.
    • Klik Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier.

      • Bemærk:

      • Hvis du indtaster flere søgekriterier, udføres en Eller-søgning. Eller-søgningen anvender automatisk søgeoperatoren OR.
      • Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier, du har indtastet.
  4. Klik Søg. Den kontakt, du har vist sidst, vises øverst på listen over søgeresultater.
  5. Dobbeltklik de kontakter, som du vil tilføje.
  6. Vælg en rolle for kontakten i feltet Rolle.
  7. Klik Save.

Tip: Du kan indstille, hvilke kolonner, der vises i listen med søgeresultater. Højreklik en kolonne for at åbne kolonneindstillingerne, hvor du kan tilføje eller fjerne kolonner.

Fjern en part fra et dokument

  1. På en dokumentdetaljeside, vælg fanen Parter fra detaljefanerne.
  2. Marker afkrydsningsfeltet ud for den eller de kontakter, du vil fjerne.
  3. Klik Fjern.

Tilføj og fjern parter fra flere dokumenter

Du kan tilføje eller fjerne parter fra flere dokumenter på en gang.

  1. I Navigationsruden > Ruden Dokumenter på fanen Hjem, vælg en dokumentliste.
  2. I dokumentlisten, vælg de dokumenter, som du vil føje parter til eller fjerne parter fra, og vælg Rediger > Part.
  3. I dialogen Rediger part:
    • Type: Vælg den type, du vil filtrere kontakterne efter.
    • Partrolle: Vælg den rolle, du vil filtrere kontakterne efter.
    • Part: Vælg navn/bruger-id for den kontakt, der skal tilføjes eller fjernes fra sagen.

    Tip: Det er ikke nødvendigt at filtrere kontakterne efter type eller rolle, men filtrene kan reducere antal resultater i listen, hvilket kan gøre det nemmere at finde en kontakt i feltet Part.

  4. Klik Rediger og vælg:
    • Tilføj for at føje kontakten til de valgte dokumenter.
    • Fjern for at fjerne kontakten fra de valgte dokumenter.
  5. I dialogen Bekræft, klik Ja for at bekræfte dine ændringer.

Skift rollen på en dokumentpart

  1. På en dokumentdetaljeside, vælg fanen Parter fra detaljefanerne.
  2. Vælg en eller flere parter, som du skifte rollen for, og klik Rediger > Rolle.
  3. I dialogen Rediger rolle, vælg en ny partrolle i feltet Partrolle.
  4. Klik Gem.

Tilføj eller fjern emneord

Emneord kan bruges til, for eksempel, gruppering og søgning efter dokumenter.

  1. Åbn deltaljesiden for et dokument, hvor du vil tilføje eller fjerne et emneord.
  2. I feltet Emneord, tilføj en nyt emneord eller fjern et eksisterende emneord.
  3. Klik Gem.

Bemærk:

  • Hvis din organisation anvender en ordbog, kan du kun vælge emneord fra denne ordbog. Hvis du indtaster ord, der ikke findes i ordbogen, vises en fejlbesked, når du prøver at gemme.
  • Hvis din organisation ikke bruger en ordbog, kan du oprette dine egne emneord.

Tilføj eller fjern dokumenthenvisninger

En dokumenthenvisning er et link til et andet dokument, som kan være relevant for den aktuelle sagsbehandling.

Tilføj en dokumenthenvisning

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil føje en ny dokumenthenvisning til.
  2. Fra detaljefanerne, vælg fanen Dokumenthenvisninger.
  3. Klik Tilføj.
  4. I dialogen Tilføj dokumenthenvisning, angiv dine søgekriterier på en eller flere af de følgende måder:
    • Skriv en tekst i feltet Fritekst.
    • Vælg, hvilket område du vil søge indenfor, i feltet Søg i.
    • Klik Avanceret søgning og indtast yderligere søgekriterier. Hvis du indtaster flere søgekriterier, udføres en Eller-søgning.

      • Hvis du skifter fra Avanceret søgning til Simpel søgning slettes alle yderligere søgekriterier, du har indtastet.

  5. Klik Søg. Det dokument, du har vist sidst, vises øverst på listen over søgeresultater.
  6. Dobbeltklik på de dokumenter, du vil tilføje.
  7. Klik Gem.

Fjern en dokumenthenvisning

  1. Åbn detaljesiden for en sag, som du vil fjerne en dokumenthenvisning fra.
  2. Fra detaljefanerne, vælg fanen Dokumenthenvisninger.
  3. Vælg de dokumenthenvisninger, du vil fjerne.
  4. Klik Fjern.

Tilføj, rediger eller fjern oplysninger

De oplysninger, som du kan føje til et dokument, defineres af din organisation.

En oplysning består af to dele:

  • Feltet Oplysningstype - oplysningsnavn eller -type, for eksempel Fejl.
  • Et Oplysningsfelt, der kan bruges til for eksempel at registrere forskellige typer fejl.

Feltet kan indeholde en liste af faste værdier eller et felt til fri indtastning.

Tilføj oplysninger

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil føje en oplysning til.
  2. Fra detaljefanerne, vælg fanen Oplysninger.
  3. Klik Tilføj.
  4. I dialogen Tilføj oplysning, vælg en Oplysningsstype og udfyld feltet Oplysningsværdi.
  5. Klik Save.

Rediger oplysninger

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil redigere en oplysning for.
  2. Fra detaljefanerne, vælg fanen Oplysninger.
  3. Dobbeltklik den oplysning, som du vil redigere for at åbne dialogen Rediger oplysninger.
  4. Foretag dine ændringer, og klik Gem.

Fjern oplysninger

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil fjerne oplysninger fra.
  2. Fra detaljefanerne, vælg fanen Oplysninger.
  3. Vælg de oplysninger, du vil fjerne.
  4. Klik Fjern, og klik derefter Ja i bekræftelsesdialogen.

Tilføj og fjern information på flere dokumenter

Du kan tilføje og fjerne oplysningstyper og -værdier på flere dokumenter på en gang ved at vælge dokumenterne i navigationsruden og klikke Rediger > Oplysninger for at vælge hvilken informationstype og -værdi, du vil tilføje eller fjerne.

For yderligere oplysninger, se:Rediger flere elementer på en liste

Tilføj, rediger eller fjern datoer

De datoer, som du kan tilføje på et dokument, bestemmes af din organisation.

En dato består af to dele:

  • En Datotype: datoens navn eller type. For eksempel hvornår en fejl er opstået.
  • Et Datofelt.

Tilføj en dato

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil føje en dato til.
  2. Fra detaljefanerne, vælg fanen Datoer.
  3. Klik Tilføj.
  4. I dialogen Tilføj dato, vælg en datotype og udfyld feltet Dato.
  5. Klik Save.

Rediger en dato

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil redigere en dato for.
  2. Fra detaljefanerne, vælg fanen Datoer.
  3. Dobbeltklik på den dato, du vil redigere.
  4. I dialogen Rediger dato, foretag dine ædnringer og klik Gem.

Fjern en dato

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil fjerne en dato fra.
  2. Fra detaljefanerne, vælg fanen Datoer.
  3. Vælg de datoer, du vil fjerne.
  4. Klik Fjern, og klik derefter Ja i bekræftelsesdialogen.

Tilføj og fjern datotyper på flere dokumenter

Du kan tilføje og fjerne datotyper og værdier på flere dokumenter på en gang ved at vælge dokumenterne i navigationsruden og klikke Rediger > Dato for at vælge hvilken datotype og -værdi, du vil tilføje eller fjerne.

Se Rediger flere elementer på en liste.

Tilføj, rediger eller fjern påmindelser

De påmindelser, du kan føje til et dokument, bestemmes af din organisation.

En påmindelse består af følgende:

  • Dato: den dato, som påmindelsen gælder fra.
  • Påmindelse til: modtageren af en påmindelse.
  • Påmindelsetype: angiver påmindelsestypen.
  • Afslut påmindelse - du kan afslutte en påmindelse, for eksempel, når du begynder at arbejde på en sag, du er blevet påmindet om.
  • Påmindelsestekst - teksten, der vises i påmindelsen.

Bemærk: Afsluttede påmindelser (dvs. med tilstanden P, Afsluttet) vises ikke i dine søgeresultater, når du søger på påmindelser.

Tilføj en påmindelse

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som vil føje en påmindelse til.
  2. Fra detaljefanerne, vælg fanen Påmindelser.
  3. Klik Tilføj.

  4. I dialogen Tilføj påmindelse, i felterne:

    • Dato: indtast en dato eller vælg en i kalenderen.
    • Påmindelse til: vælg en modtager af påmindelsen.
    • Påmindelsetype: vælg en påmindelsestype.
    • Afslut påmindelse:  vælg P, Afsluttet for at afslutte påmindelsen. Afsluttede påmindelser dukker ikke op i dine søgeresultater hvis du søger efter påmindelser.
    • Påmindelsestekst: indtast en tekst for påmindelsen (valgfrit).
  5. Klik Save.

Rediger en påmindelse

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som vil redigere en påmindelse for.
  2. Fra detaljefanerne, vælg fanen Påmindelser.
  3. Dobbeltklik på den påmindelse, du vil redigere.
  4. I dialogen Rediger påmindelse, foretag dine ændringer, og klik derefter Gem.

Fjern en påmindelse

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil fjerne en påmindelse fra.
  2. Fra detaljefanerne, vælg fanen Påmindelser.
  3. Vælg de påmindelser, du vil fjerne.
  4. Klik Fjern, og klik derefter Ja i bekræftelsesdialogen.

Tilføj eller fjern læseadgang på et dokument

Du kan tilføje eller fjerne læseadgang til dokumenter for brugere eller grupper.

Et dokument arver som standard læseadgangen, der er sat for den sag, som dokumentet er tilknyttet. Du kan også manuelt tildele et dokument de samme adgangsrettigheder, som sagen har. Det er også muligt at tildele et dokument andre adgangsrettigheder, der gælder specifikt for det dokument.

Nedarvning af sagers adgangsrettigheder

Der er vigtige funktionelle forskelle mellem nedarvning af adgangsrettigheder fra sagen og manuel tildeling af de samme adgangsrettigheder, som sagen har, til dokumentet.

  • Nedarvning af sagers adgangsrettigheder: Hvis dokumentet arver adgangsrettigheder fra sagen, skal brugere både have samme adgangsrettigheder som for sagen og eventuelle yderligere adgangsrettigheder, der er gældende for dokumentet, for at tilgå dokumentet.
  • Manuel tildeling af sagens adgangsrettigheder til dokumentet: Hvid dokumentet manuelt tildeles de samme adgangsrettigheder som sagen har i felterne Læseadgang og Skriveadgang, vil brugere kun behøve en af de to adgangsrettigheder (enten til sagen eller til dokumentet) for at tilgå dokumentet.

Bilag

Et bilag arver automatisk eventuel læseadgang fra hoveddokumentet. Du kan også indstille bulaget til at arve indblik fra sagen. Du kan vælge at bruge de samme adgangsrettigheder, som bruges på sagen og hoveddokumentet og føje en ny adgangsrettighed til bilaget.

Bemærk: Hvis et dokument ikke har en læseadgang, kan det læses af alle.

For WorkZone, Standard Edition

  1. På dokumentets detaljeside, klik -ikonet i feltet Læseadgang.
  2. (Valgfrit) i dialogen Rediger læseadgang:
    • Klik Vis indblik for at se sagens læseadgang til dokument.
    • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Begrænset af sag for at fjerne sagens læseadgangsindblik fra dokumentet.1
    • (For bilag) Ryd afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument for at fjerne hoveddokumentets læseadgang fra bilaget.2
  3. I dialogen Rediger læseadgang > Feltet Søg i, vælg det filter, du vil anvende til at finde adgangskoder:
    • Alle indblik: Alle indblik vises.
    • Emneindblik: Kun emneindblik vises.
    • Organisatorisk indblik: Kun organisatoriske indblik vises.
  4. I feltet Indblik, indtast navnet på indblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil tildele dokumentet.
    Klik i feltet Indblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil anvende for dokumentet.
  5. Klik Anvend for at anvende den valgte adgangsrettighed på dokumentet.

1Marker afkrydsningsfeltet Begrænset af sag for at føje den nuværende sags indblik til læseadgang til dokumenterne. De nye indblik, du føjer til dokumentet tilføjes sammen med sagens indblik. Se Nedarvning af sagens adgangsrettigheder ovenfor.

2 Vælg Begrænset af dokument for at anvende hoveddokumentets læseeadgang på bilaget. De nye indblik, du føjer til bilaget tilføjes sammen med hoveddokumentets indblik.

  1. På dokumentets detaljeside, klik -ikonet i feltet Læseadgang.
  2. I dialogen Rediger læseadgang, klik X ved siden af navnet på den bruger eller gruppe, som du vil fjerne læseadgang fra.
  3. Klik Anvend for at anvende dine ændringer på dokumentet.

For WorkZone, Corporate Edition

  1. På dokumentets detaljeside, klik -ikonet i feltet Læseadgang.
  2. (Valgfrit) i dialogen Rediger læseadgang:
    • Klik Vis indblik for at se sagens dokumentets standard læserettigheder.
    • Ryd afkrydsningsfeltet Begrænset af sag for at fjerne sagens læseadgang fra dokumentet.1
    • For bilag: Ryd afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument for at fjerne hoveddokumentets læseadgang fra bilaget.2
  3. I dialogen Rediger læseadgang, klik Opret ny adgangsgruppe for at vise et nyt sæt af de to obligatoriske felter Emneindblik og Organisatorisk indblik.

  4. I feltet Emneindblik, indtast det emneindblik, som du vil anvende på dokumentet.
    Klik på feltet Emneindblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil anvende for dokumentet.

  5. I feltet Organisatorisk indblik, indtast det organisatoriske indblik, som du vil anvende på sagen.
    Klik på feltet Organisatorisk indblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil anvende for sagen.
  6. Gentag trin 2-4 for at oprette en ny adgangsgruppe, som du kan anvende på dokumentet.
  7. Klik Anvend for at anvende den valgte adgangsrettighed på dokumentet.

1Marker afkrydsningsfeltet Begrænset af sag for at føje den nuværende sags indblik til læseadgang til dokumenterne. De nye indblik, du føjer til dokumentet tilføjes sammen med sagens indblik. Se Nedarvning af sagens adgangsrettigheder ovenfor.

2 Markér afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument for at anvende hoveddokumentets indblik til læseadgang til bilaget. De nye indblik, som du føjer til bilaget, tilføjes sammen med hoveddokumentets indblik.

  1. På dokumentets detaljeside, klik på -ikonet i feltet Læseadgang for at åbne dialogen Rediger læseadgang.
  2. I dialogen Rediger læseadgang > feltet, hvor du vælger indblik, kan du klikke X til højre for Emneindblik og Organisatorisk indblik for at fjerne indblikket.
    Du kan også fjerne en hel adgangsgruppe ved at klikke X i øverste højre hjørne af sikkerhedsgruppen.
  3. Vælg Anvend for at anvende dine ændringer på dokumentet.

Se Indblik.

I WorkZone, Corporate Edition er det som standard ikke muligt for brugere i én juridisk myndighed at ændre indblik på sager og dokumenter, som er oprettet af brugere i en anden juridisk myndighed. For nogle organisationer er det dog nødvendigt at kunne ændre indblik på tværs af juridiske myndigheder. En administrator kan aktivere funktionen Disable grant update (license) i WorkZone Configurator.

Tilføj eller fjern skriveadgang på et dokument

Du kan tilføje eller fjerne skriveadgang til dokumenter for brugere eller grupper. Dette betyder, at det kun vil være de brugere og grupper, som du giver skriveadgang, der kan redigere dokumentet.

Nedarvning af sagers adgangsrettigheder

Der er vigtige funktionelle forskelle mellem nedarvning af adgangsrettigheder fra sagen og manuel tildeling af de samme adgangsrettigheder, som sagen har, til dokumentet.

  • Nedarvning af sagers adgangsrettigheder: Hvis dokumentet arver adgangsrettigheder fra sagen, skal brugere både have samme adgangsrettigheder som for sagen og eventuelle yderligere adgangsrettigheder, der er gældende for dokumentet, for at tilgå dokumentet.
  • Manuel tildeling af sagens adgangsrettigheder til dokumentet: Hvid dokumentet manuelt tildeles de samme adgangsrettigheder som sagen har i felterne Læseadgang og Skriveadgang, vil brugere kun behøve en af de to adgangsrettigheder (enten til sagen eller til dokumentet) for at tilgå dokumentet.

Vigtigt: Du skal altid have skriveadgang til de sager, dokumenter og kontakter, som du vil definere skriveadgang til.

Tip: Du kan se en liste over alle brugere, der har læse- eller skriveadgang til dokumentet i detaljefanerne Brugere med læseadgang og Brugere med skriveadgang på dokumentets detaljeside. Hvis du ikke kan se de to faner, skal du først tilføje dem fra Fanevælgeren.

Bilag

Et bilag arver automatisk eventuel skriveadgang fra hoveddokumentet. Du kan også indstille bulaget til at arve indblik fra sagen. Du kan vælge at bruge de samme adgangsrettigheder, som bruges på sagen og hoveddokumentet og føje en ny adgangsrettighed til bilaget.

Bemærk:

  • Bemærk: Hvis der ikke er defineret skriveadgang til et dokument, kan det redigeres af alle.
  • Du bør altid give dig selv skriveadgang. Hvis du ikke gør det, kan dine ændringer af skriveadgang ikke gemmes.

For WorkZone, Standard Edition

  1. På dokumentets detaljeside, klik -ikonet i feltet Skriveadgang.
  2. (Valgfrit) i dialogen Rediger skriveadgang:
    • Klik Vis indblik for at se dokumentets standard skriverettigheder.
    • Ryd afkrydsningsfeltet Begrænset af sag for at fjerne sagens skriveadgang fra dokumentet.1
    • For bilag: Ryd afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument for at fjerne hoveddokumentets skriveadgang fra bilaget.2
  3. I dialogen Rediger skriveadgang > Feltet Søg i, vælg det filter, du vil anvende til at finde adgangsrettigheder:
    • Alle indblik: Alle indblik vises.
    • Emneindblik: Kun emneindblik vises.
    • Organisatorisk indblik: Kun organisatoriske indblik vises.
  4. I feltet Indblik, indtast navnet på indblikket for at finde et bestemt indblik, som du vil tildele dokumentet.
    Klik i feltet Indblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil bruge på dokumentet.
  5. Klik Anvend for at anvende de valgte indblik på dokumentet.

1Marker afkrydsningsfeltet Begrænset af sag for at føje den nuværende sags indblik til skriveadgang til dokumenterne. De nye indblik, du føjer til dokumentet tilføjes sammen med sagens indblik. Se Nedarvning af sagens adgangsrettigheder ovenfor.

2 Markér afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument for at anvende hoveddokumentets indblik til skriveadgang til bilaget. De nye indblik, du føjer til bilaget tilføjes sammen med hoveddokumentets indblik.

  1. På dokumentets detaljeside, klik -ikonet i feltet Skriveadgang for at åbne dialogen Rediger skriveadgang.
  2. I dialogen Rediger skriveadgang > feltet Indblik, klik X ved siden af værdien for at fjerne skriveadgangen.
  3. Klik Anvend for at anvende dine ændringer på dokumentet.

For WorkZone, Corporate Edition

  1. På dokumentets detaljeside, klik -ikonet i feltet Skriveadgang.
  2. (Valgfrit) i dialogen Rediger skriveadgang:
    • Klik Vis indblik for at se dokumentets standard skriverettigheder.
    • Ryd afkrydsningsfeltet Begrænset af sag for at fjerne sagens skriveadgang fra dokumentet.1
    • (For bilag) Ryd afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument for at fjerne hoveddokumentets skriveadgang fra bilaget.2
  3. I dialogen Rediger skriveadgang, klik Opret ny adgangsgruppe for at vise et nyt sæt af de to obligatoriske felter Emneindblik og Organisatorisk indblik.
  4. I feltet Emneindblik, indtast det emneindblik, som du vil anvende på sagen.
    Klik på feltet Emneindblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil anvende for dokumentet.
  5. I feltet Organisatorisk indblik, indtast det organisatoriske indblik, som du vil anvende på dokumentet.
    Klik på feltet Organisatorisk indblik for at åbne en liste over tilgængelige indblik. I listen, vælg det indblik, du vil anvende for dokumentet.
  6. Gentag trin 2-4 for at oprette en ny adgangsgruppe, som du kan anvende på dokumentet.
  7. Klik Anvend for at anvende den valgte adgangsrettighed på dokumentet.

1Marker afkrydsningsfeltet Begrænset af sag for at føje den nuværende sags indblik til skriveadgang til dokumenterne. De nye indblik, du føjer til dokumentet tilføjes sammen med sagens indblik. Se Nedarvning af sagens adgangsrettigheder ovenfor.

2 Markér afkrydsningsfeltet Begrænset af dokument for at anvende hoveddokumentets indblik til skriveadgang til bilaget. De nye indblik, du føjer til bilaget tilføjes sammen med hoveddokumentets indblik.

  1. På dokumentets detaljeside, klik -ikonet i feltet Skriveadgang.
  2. I dialogen Rediger skriveadgang > feltet, hvor du vælger indblik, kan du klikke X til højre for Emneindblik og Organisatorisk indblik for at fjerne indblikket.
    Du kan også fjerne en hel adgangsgruppe ved at klikke X i øverste højre hjørne af sikkerhedsgruppen.
  3. Klik Anvend for at anvende dine ændringer på dokumentet.

Se Indblik.

I WorkZone, Corporate Edition er det som standard ikke muligt for brugere i én juridisk myndighed at ændre indblik på sager og dokumenter, som er oprettet af brugere i en anden juridisk myndighed. For nogle organisationer er det dog nødvendigt at kunne ændre indblik på tværs af juridiske myndigheder. En administrator kan aktivere funktionen Disable grant update (license) i WorkZone Configurator.