Brevskabelon

En brevskabelon er et Microsoft Word-dokument, som du ønsker at sende til modtagere via WorkZone Mass Dispatch. Skabelonen indeholder de påkrævede åbne- og lukkefletfelter og brødteksten for brevet med fletfelter. Fletfelterne vil blive udfyldt med værdier, når skabelonen flettes sammen med kontakt- og sagsoplysningerne fra modtagerlisten. Værdierne repræsenterer oplysninger for hver kontakt eller sag, såsom navn, adresse og andre data.

Bemærk: I denne release er det kun kontakt- og sagsoplysninger (både for standardfelter og brugerdefinerede felter), der kan flettes ind i brevskabelonen.
Vigtigt:

Udover feltet ServerKey, skal du udfylde alle felter, der er defineret i skema-arket, til brevskabelonen. Feltet ServerKey kan springes over. Hvis du ikke længere behøver et bestemt felt i en brevskabelonen, kan du fjerne det fra schema-arket.

Hvis du vil beholde felter i skema-arkene, men ikke vil bruge disse felter som fletfelter i brevskabelonen, kan du bruge en hvid skrifttype for at skjule felterne i brevskabelonen.

Opret en brevskabelon

Flettefelterne er struktureret på følgende måde: i krøllede parenteser, MERGEFIELD og derefter alias for feltet, for eksempel, { MERGEFIELD FirstName }.

  1. Tryk Alt + F9 for at se flettefelterne i krøllede parenteser.
  2. Indsætet åbne- eller lukkefletfelt til kontakt- og sagsoplysninger i brevskabelonen ved at bruge Genvejselementer i Word.

Åbne- og lukkefletfelterne er:

  • Kontakt: {MERGEFIELD TableStart:Recipients } og {MERGEFIELD TableEnd:Recipients }.
  • Sag: {MERGEFIELD TableStart:Cases } og {MERGEFIELD TableEnd:Cases }.

I dette eksempel er det Excel-ark, der indeholder kontaktoplysninger, navngivet Modtagere og det ark, der indeholder sagsoplysninger, er navngivet Sager.

På fanen Indsæt i  Word, klik Genvejselementer > Felt og vælg herefter MergeField fra listen over feltnavne. Indtast åbnefletfeltet, for eksempel {MERGEFIELD TableStart:Recipients } i feltet Feltnavn. Gentag dette trin for hvert af de åbne-/lukkefletfelter, du vil indsætte.

Felterne TableStart og TableEnd

  1. Indtast brødteksten for brevskabelone og tilføj fletfelter i teksten. Brevets brødtekst skal placeres mellem åbne- og lukkefletfelterne.

Du kan bruger Genvejselementerne til at føje fletfelter på samme måde som du indsætter åbne- og lukkefletfelterne.

Vigtigt: Udover feltet ServerKey, skal du udfylde alle felter i brevskabelonen, der også er i skema-arkene. Du kan skjule de felter, som ikke vil bruger i brevskabelonen ved at bruge en skrifttype eller en lille skriftstørrelse.
  1. Alternativt kan du også forbinde med en lokal kopi af modtagerlisten fra Word. Gå til Forsendelser > Vælg modtagere > Brig en eksisterende liste og vælg derefter den  Excel-fil, der indeholder modtagerlisten. I dialogboksen Vælg tabel, vælg tabellen Modtagere, lad afkrydsningsfeltet Første datarække indeholder kolonneoverskrift forblive markeret og klik derefter OK.
  2. Skriv brødteksten for dit brev. I fanen Forsendelser kan du bruge Indsæt fletfelt til at føje et flettefelt, når du skal inkludere de oplysninger, der er angivet i modtagerlisten.

    Tip: Du kan se en forhåndsvisning af dit brev ved at klikke Vis resultater i fanen Forsendelser i Microsoft Word.

  3. Gentag trin 4-5, hvis du vil indsætte fletfelter fra tabellen Sager i brevet.

  4. Gem dine ændringer.

Tips til formatering af dato, valuta og antal

Brug en switch i Microsoft Word til at formatere resultaterne for flettefeltet. Du kan ændre formaterne for dato, tidspunkt, valuta og tal i din brevskabelon, så de passer dine behov.

  1. Vælg det flettefelt, du vil ændre.
  2. Tryk Alt + F9 for at se feltets kode i Microsoft Word. Det felt, du har markeret burde nu ligne dette: { MERGEFIELD Date }.
  3. Føj formateringsdata til flettefeltet via det numeriske formatparameter (\#) for valutafelter og talfelter eller dato- og klokkeslætsformatparametret (\@) for datofeler. Nedenfor kan du se nogle eksempler.
  4. Højreklik på flettefeltet og vælg Opdater felt.
Kode i datofelt med formatparameter og formatangivelser. Vises i brevet
{ MERGEFIELD Date\@ "MMMM d, yyyy" }

March 29, 2021
{ MERGEFIELD Date\@ "dd/MMM/yy" }

29/Mar/21

{ MERGEFIELD Date\@ "d MMMM yyyy" }

29 March 2021

Læs mere om dato- og klokkeslætsformatangivelser i Microsoft documentation.

Numerisk feltkode med formatparameter og formatangivelser Vises i brevet

{ MERGEFIELD Amount\# $,0.00 }

$1220.00

{ MERGEFIELD Amount\# 0 }

 1220

{ MERGEFIELD Amount\# $,0 }

$1,220

Læs mere om numeriske formatangivelser i Microsoft documentation.