Send PDF/UA-dokumenter

Du kan sende PDF/UA-dokumenter via SmartPost ved at vælge PDF/UA (Universal Accessibility, understøtter kun PDF- og Word-filer) på fanen Avanceret i dialogen Send SmartPost. Hvis du har valgt den indstilling, eller hvis din organisation har indstillet SmartPost til altid at sende SmartPost med den indstilling, vil brevet og vedhæftede filer blive tjekket om de overholder PDF/UA før SmartPost-beskederne oprettes. Se Start en SmartPost-proces.

PDF/UA-valideringen starter, når du starter SmartPost-processen i dialogen Send SmartPost. Hvis brevet og de vedhæftede filer valideres som PDF/UA-dokumenter, vil SmartPost-processen fortsætte som normalt. Se Hvad sker der i løbet af processen?. Hvis valideringen fejler, vil procesejeren modtage en meddelelse herom i en opgave/smartmail med titlen PDF/UA-validering fejlede.

Hvis du sender en SmartPost-meddelelse til modtagere, der har beskyttet adresse, eller til kopimodtagere, skal den forside, der føjes til meddelelsen også overholde PDF/UA. SmartPost-forsendelsen vel fejle, hvis forsiderne ikke overholder PDF/UA. Se også Beskyttede adresser og Kopimodtagere.

PDF/UA-validering mislykket

Hvis PDF/UA-valideringen af brevet og de vedhæftede filer mislykkes, vil følgende ske:

  1. Procesejeren modtager en opgave/smartmail med titlen PDF/UA-validering mislykket. Fra denne opgave/smartmail, kan procesejeren åbne de oprindelige dokumenter og bruge en tilgængelighedskontrol til at rette PDF/UA-fejlene. Læs mere om fejlrettese i Ret et mislykket PDF/UA-dokument.

  2. Når alle fejlene er rettet i de oprindelige dokumenter, skal procesejeren gemme dokumenterne og gå tilbage til opgaven/smartmailen og klikke Gentag for at gentage PDF/UA-valideringen.

    3. Andre valgmuligheder i opgaven/smartmailen:

    • Klik Annuller for at annullere SmartPost-processen.

    • Klik Videresend for at sende opgaven med at rette PDF/UA-fejlene til en anden bruger.

    • Klik Godkend for at sende SmartPost-beskeden selvom PDF/UA-valideringen mislykkede. Når du gør dette, ignoreres PDF/UA-fejlene. Når du godkender en fejlet SmartPost-besked, skal du skrive en forklaring på, hvorfor der fortsættes med SmartPost-beskeden, der fejlede PDF/UA-valideringen.

  1. Hvis PDF/UA-valideringen lykkes, vil SmartPost-processen fortsætte med at flette data og oprette PDF/UA-dokumenter, der vil føjes til beskeden.

  2. De flettede dokumenter PDF/UA-valideres herefter. PDF/UA-valideringen foretages også på eventuelle forsider, der bruges i forbindelse med kopimodtagere og skjulte adresser. Hvis valideringen lykkes, vil meddelelsen blive sendt.

  3. Hvis PDF/UA-valideringen af de flettede PDF-dokumenter mislykkes, vil procesejeren modtage en task/smartmail med titlen PDF/UA validering mislykket, hvor de fejlede dokumenter og en valideringsrapport er vedhæftet.PDF/UA For at rette fejlene, kan procesejeren gennemgå de oprindelige dokumenter for PDF/UA-fejl en gang til, eller bruge PDF/UA-valideringsrapporten og rette de fejl, der står nævnt i den.

    4. For at tjekke de oprindelige dokumenter, klik på Luk-knappen i øverste højre hjørne for at lukke opgaven uden at annullere SmartPost-processen, hvorefter du kan åbne de oprindelige dokumenter og rette PDF/UA-fejlene, og derefter vende tilbage til opgaven og klikke Gentag for at køre valideringen igen.

    Hvis alle de tilgængeligshedsfejlene, som findes under tilgængelighedskontrollen, er rettet, men PDF/UA-valideringen stadig mislykkes, kan procesejeren åbne den vedhæftede PDF/UA-valideringsrapport fra opgaven for at se de specifikke fejl og rette dem enten i de oprindelige filer, eller i de fejlede PDF-dokumenter. Se PDF/UA-valideringsrapport og Fejlfinding.

    Andre valgmuligheder i opgaven/smartmailen:

    • Klik Annuller for at annullere SmartPost-processen.
    • Klik Videresend for at sende opgaven med at rette PDF/UA-fejlene til en anden bruger.
    • Klik Godkend for at ignorere PDF/UA-fejlene og sende SmartPost-meddelelsen, selvom PDF/UA-valideringen fejlede. PDF/UA-fejlene ignoreres. Når du godkender en fejlet SmartPost-besked, skal du skrive en forklaring på, hvorfor der fortsættes med SmartPost-beskeden, der fejlede PDF/UA-valideringen.