Administrer møder
Om WorkZone meetings
WorkZone-møder er WorkZone-sager for aftaler og møder, som er oprettet i Microsoft Outlook. Når du opretter et møde i den Outlook-kalender, kan du enten oprette et normalt Outlook-møde eller et WorkZone-møde.
- Hvis du opretter et WorkZone-møde, oprettes mødet også i WorkZone. Mødet synkroniseres mellem WorkZone og Outlook, når der foretages opdateringer på mødet i et af programmerne.
- Hvis du opretter et almindeligt møde i Microsoft Outlook, oprettes mødet ikke i WorkZone. Mødet eksisterer kun i din Outlook-kalender og synkroniseres ikke med WorkZone.
Bemærk: Du kan ikke oprette WorkZone-møde fra WorkZone. Du skal oprette mødet fra Outlook.
Du kan se og organisere WorkZone-møder i WorkZone eller Outlook, hvor du kan tilføje, redigere eller fjerne dagsordenspunkter. På dagsordenspunkterne kan du også fjerne og tilføje dokumenter og omarrangere dagsordenspunkterne i mødet. Du kan kun redigere mødeparametrene i Outlook. Se WorkZone-møder i WorkZone 365 User Guide for at lære mere om arbejde med WorkZone-møder i Outlook.
WorkZone-møder gemmes på WorkZone Meeting-serveren med alle mødedetaljer såsom deltagere, emne, tid, dato og sted samt relaterede dagsordenspunkter og dokumenter.
Opdatér mødedata
Du kan ikke redigere mødets data fra WorkZone og det er nødvendigt mødet fra din kalender i Outlook.
Mødesager
WorkZone-møder er WorkZone-sager. Når et WorkZone-møde oprettes, oprettes der også en speciel WorkZone-sag, som indeholder mødet, dagsordenen og eventuelle dokumenter, der føjes til dagsordenen. WorkZone-mødesager betragtes som en speciel slags WorkZone-sag og de gemmes på SJ-TEMP-system-sagen. WorkZone-mødesager får et unikt sagsnummer, så hvert møde kan identificeres.
Du kan udføre mange af de samme handlinger på WorkZone-møder, som du kan på normale sager, f.eks., kan du angive dokumentklassifikation for de dokumenter, der oprettes på sagen. Du kan ændre sagsgruppen på en mødesag, men du kan ikke ændre den primære part (hvis sagen har en) eller sagskategorien.
Åbn en WorkZone-mødesag
I WorkZone Client, kan du kan åbne WorkZone-mødesager fra sagslisterne (f.eks listerne Åbne sager) eller fra mødet ved at klikke på knappen Gå til sag i hovedbåndet.
Dagsordenspunkter
Et møde kan indeholde en dagsorden, som kan have et eller flere dagsordenspunkter. Du kan oprette dagsordenen og tilføje dagsordenspunkter, når du opretter mødet i Outlook. Hvis du skal tilføje, redigere eller omarrangere elementer i mødets dagsorden, kan du gøre dette både i Microsoft Outlook og WorkZone.
I WorkZone kan du åbne WorkZone-mødet fra WorkZone-mødesagen ved at klikke på knappen Gå til møde i hovedbåndet. WorkZone-mødet kan også åbnes ved at bruge specielle mødelister. Når du har åbnet mødet i WorkZone, kan du redigere mødets dagsorden. Alle de ændringer, der foretages på dagsordenspunkterne i WorkZone synkroniseres med mødet i Outlook.
Alle ændringer synkroniseres også til mødet i WorkZone, hvis du redigerer dagsordenen i din kalender i Outlook.
Hvis du føjer dokumenter til dagsordenspunkter på mødet, registreres dokumenterne også og vises på mødesagen.
Slet WorkZone-møder
Du kan slette WorkZone-møder fra din kalender i Outlook som med normale Outlook-møder, men mødet slettes ikke automatisk i WorkZone.
Du kan slette de aflyste møder manuelt fra WorkZone, men hvis WorkZone-mødet indeholder dokumenter, skal du enten slette dokumenterne eller fjerne henvisningerne til dokumenterne før du sletter mødet i WorkZone.
Bemærk: Hvis du sletter mødet i WorkZone, synkroniseres denne handling ikke med din kalender i Outlook.
Vis eksisterende møder som en liste
I fanen Hjem under Sager kan du se følgende foruddefinerede mødelister:
- Møder jeg er ansvarlig for: Viser alle de møder, som du er mødearrangør for. Som standard viser den møder med alle mødestatusser, men du kan manuelt filtrere i listen, så den kun viser møder med bestemte statusser.
- Møder: Denne liste filtreres automatsk til kun at vise aktive møde (Hvor feltet Mødetilstand er sat til Aktiv).
Se også Listehandlinger.
Søg efter et møde
Du kan søge efter et møde på samme måde, som du søger efter en sag.
- Klik Ny søgning > Møde på båndet. Siden Mødesøgning åbner i en ny fane.
Se også Foretag en søgning.
Åbn en mødedetaljeside
På mødedetaljesiden kan du se metadata for mødet. Du kan også tilføje, redigere, omarrangere eller fjerne dagsordenspunkter og deres bilag.
Bemærk: Du kan ikke tilføje parter til eller fjerne dem fra et møde, og du kan heller ikke redigere metadata. Du kan redigere dagsordenspunkter og dokumenter, der er gemt på et møde.