Arbejde med WorkZone Archive

Hvis din organisation bruger WorkZone Archive, kan du tilgå sager og dokumenter i dit WorkZone Archive, som er en samling af historisk data fra ældre databaser. Se Om WorkZone Archive.

Forudsætning: Din WorkZone-administrator skal aktivere WorkZone Archive-modulet i WorkZone Configurator under Global > Feature settings > Client > ArchivWorkZone Archivee, og oprette og konfigurere -databasen.

  • Sager og dokumenter fra WorkZone Archive kan er markeret med et lille arkiv-ikon, for eksempel eller .
  • Du kan søge efter sager og dokumenter i WorkZone Archive og se deres oplysninger direkte fra søgeresultaterne, eller gå til den aktuelle sags- eller dokumentside.
  • For dokumenter kan du også:
    • Importere dokumenter fra WorkZone Archive til eksisterende WorkZone-sager.
    • Du kan se en PDF-version af dokumentet.
    • Åbne dokumentet i et tilsvarende program.
    • Downloade dokumenterne som enkelte filer.

Søg i WorkZone Archive

Søgninger i WorkZone Archive fungerer som almindelige søgninger i WorkZone Client:

  • Du kan søge efter sager og dokumenter iWorkZone Archive på søgesiderne og gemme dine egne brugerdefinerede søgninger, som du kan dele med andre brugere, som herefter selv kan anvende søgningen.
  • Når du søger efter sager og dokumenter i WorkZone Archive, viser dropdown-lister såsom Sagsgruppe, Medarbejder eller Enhed, elementer fra den valgte WorkZone Archive-database og ikke den aktive WorkZone-database. Elementer, der stammer fra en WorkZone Archive-database kan genkendes ved præfikset "P[WorkZone Archive-nummer". For eksempel vil enheden "Technology", placeret i WorkZone Archive 2 blive vist som "P2 Technology".
  • Du kan ændre dine søgekriterier og gemme søgningen igen for at opdatere den oprindelige søgning. Du kan også gemme en søgning med et nyt navn for at oprette en ny gemt søgning.
  • Du kan konfigurere søgesiderne for arkivdokumenter og arkivsager på samme måde som du konfigurerer søgesider for almindelige sags- og dokumentsøgninger. Se Konfigurer en søgsside.
  • Fra dine søgeresultater kan du se metadata for en sag eller et dokument fraWorkZone Archive , eller gå direkte til den pågældende sags- eller dokumentside. For dokumenter kan du klikke Vis i båndet for at se en PDF-visning af dokumentet.
  • Sager og dokumenter i WorkZone Archive kan indeholder færre metadata end almindelige WorkZone-sager eller -dokumenter.
  1. I båndet, klik I arkiv > Sag for at åbne søgesiden Søg i arkivsager.
  2. Indtast de ønskede kriterier i felterne.

    Bemærk: Hvis du indtaster flere søgekriterier i felter, der kan indeholde flere værdier, for eksempel Ansvarlig enhed, udføres der som standard en søgning med søgeoperatoren OR.

  3. I båndet, klik Søg, eller tast Enter for at starte søgningen. Listen med søgeresultater vises nederst på siden.
  4. Vælg en sag fra listen for at gå direkte til den.
  1. I båndet, klik I arkiv > Dokument for at åbne søgesiden Søg i arkivdokumenter.
  2. Indtast de ønskede kriterier i felterne.

    Bemærk: Hvis du indtaster flere søgekriterier i felter, der kan indeholde flere værdier, for eksempel Ansvarlig enhed, udføres der som standard en søgning med søgeoperatoren OR.

  3. I båndet, klik Søg, eller tast Enter for at starte søgningen. Listen med søgeresultater vises nederst på siden.
  4. Vælg et dokument fra listen for at gå direkte til det.

Se også:

Importér et arkivdokument til en WorkZone-sag

  1. Åbn detaljesiden for et arkivdokument i WorkZone Archive. Se Søg efter et dokument.
  2. I båndet, klik .
  3. I dialogen Importér dokument:
    1. Vælg en WorkZone-sag, i feltet Importér til sag.
    2. Du kan eventuelt markere feltet Arkivér dokumenter på en ny sag, hvis de importerede dokumenter skal gemmes på den valgte WorkZone-sag med tilstanden ARK -  Arkiveret.
    3. Klik Importér. Dokumentet gemmes på den valgte WorkZone-sag. Under titlen for det importerede dokument, kan du se et link til det oprindelige WorkZone Archive-dokument med teksten "Stammer fra [link_til_Arkivdokument]".