Arbejde med WorkZone Archive

Hvis din organisation bruger WorkZone Archive, kan du tilgå sager og dokumenter i dit WorkZone Archive, som er en samling af historisk data fra ældre databaser. Se Om WorkZone Archive.

Forudsætning: Din WorkZone-administrator skal aktivere WorkZone Archive-modulet i WorkZone Configurator under Global > Feature settings > Client > ArchivWorkZone Archivee, og oprette og konfigurere -databasen.

  • Sager og dokumenter fra WorkZone Archive kan er markeret med et lille arkiv-ikon, for eksempel eller .
  • Du kan søge efter sager og dokumenter i WorkZone Archive og se deres oplysninger direkte fra søgeresultaterne, eller gå til den aktuelle sags- eller dokumentside.

  • Når du har en sag eller et dokument åbent i WorkZone Archive, kan du kopiere til din udklipsholder og dele links til sagen eller dokumentet. Du kan kopiere links til arkiverede sager og dokumenter fra deres detaljeside eller fra sags- eller dokumentlister.

  • For dokumenter kan du også:
    • Importere dokumenter fra WorkZone Archive til eksisterende WorkZone-sager.
    • Du kan se en PDF-version af dokumentet.
    • Åbne dokumentet i et tilsvarende program.
    • Downloade dokumenterne som enkelte filer.

Søg i WorkZone Archive

Søgninger i WorkZone Archive fungerer som almindelige søgninger i WorkZone Client:

  • Du kan søge efter sager og dokumenter iWorkZone Archive på søgesiderne og gemme dine egne brugerdefinerede søgninger, som du kan dele med andre brugere, som herefter selv kan anvende søgningen.
  • Når du søger efter sager og dokumenter i WorkZone Archive, viser dropdown-lister såsom Sagsgruppe, Medarbejder eller Enhed, elementer fra den valgte WorkZone Archive-database og ikke den aktive WorkZone-database. Elementer, der stammer fra en WorkZone Archive-database kan genkendes ved præfikset "P[WorkZone Archive-nummer". For eksempel vil enheden "Technology", placeret i WorkZone Archive 2 blive vist som "P2 Technology".
  • Du kan ændre dine søgekriterier og gemme søgningen igen for at opdatere den oprindelige søgning. Du kan også gemme en søgning med et nyt navn for at oprette en ny gemt søgning.
  • Du kan konfigurere søgesiderne for arkivdokumenter og arkivsager på samme måde som du konfigurerer søgesider for almindelige sags- og dokumentsøgninger. Se Konfigurer en søgsside.
  • Fra dine søgeresultater kan du se metadata for en sag eller et dokument fraWorkZone Archive , eller gå direkte til den pågældende sags- eller dokumentside. For dokumenter kan du klikke Vis i båndet for at se en PDF-visning af dokumentet.
  • Sager og dokumenter i WorkZone Archive kan indeholder færre metadata end almindelige WorkZone-sager eller -dokumenter.
  1. I båndet, klik I arkiv > Sag for at åbne søgesiden Søg i arkivsager.
  2. Indtast de ønskede kriterier i felterne.

    Bemærk: Hvis du indtaster flere søgekriterier i felter, der kan indeholde flere værdier, for eksempel Ansvarlig enhed, udføres der som standard en søgning med søgeoperatoren OR.

  3. I båndet, klik Søg, eller tast Enter for at starte søgningen. Listen med søgeresultater vises nederst på siden.
  4. Vælg en sag fra listen for at gå direkte til den.
  1. I båndet, klik I arkiv > Dokument for at åbne søgesiden Søg i arkivdokumenter.
  2. Indtast de ønskede kriterier i felterne.

    Bemærk: Hvis du indtaster flere søgekriterier i felter, der kan indeholde flere værdier, for eksempel Ansvarlig enhed, udføres der som standard en søgning med søgeoperatoren OR.

  3. I båndet, klik Søg, eller tast Enter for at starte søgningen. Listen med søgeresultater vises nederst på siden.
  4. Vælg et dokument fra listen for at gå direkte til det.

Se også:

Importér et arkivdokument til en WorkZone-sag

  1. Åbn detaljesiden for et arkivdokument i WorkZone Archive. Se Søg efter et dokument.
  2. I båndet, klik .
  3. I dialogen Importér dokument:
    1. Vælg en WorkZone-sag, i feltet Importér til sag.
    2. Du kan eventuelt markere feltet Arkivér dokumenter på en ny sag, hvis de importerede dokumenter skal gemmes på den valgte WorkZone-sag med tilstanden ARK -  Arkiveret.
    3. Klik Importér. Dokumentet gemmes på den valgte WorkZone-sag. Under titlen for det importerede dokument, kan du se et link til det oprindelige WorkZone Archive-dokument med teksten "Stammer fra [link_til_Arkivdokument]".

Udskriv sagsdokumenter fra en arkivsag

Du kan bruge udskriftskabelonen Aktindsigt, udskrift med sagsdokumenter til at danne og hente en PDF-fil, der indeholder dokumenter fra en arkivsag, som du vil udskrive. PDF-filen indeholder metadata, dokumenter og parter, og udvalgte dokumenter fra arkivsagen.

  1. Åbn sagsdetaljesiden for den arkiverede sag.

  2. Klik Udskriv i båndet.

  3. I dialogen Udskriv sag, skal du vælge de dokumenter, som du vil have med i PDF-filen, fra listen i venstre side. Du kan bruge Avanceret søgning for at finde bestemte dokumenter.

    Bemærk: Dokumenter, der ikke har en tilknyttet sag, vil ikke blive vist og kan ikke tilføjes i PDF-filen.
  4. Klik på for at flytte de valgte dokumenter til listen i højre side. Kun dokumenter fra listen i højre side medtages i PDF-filen. Træk og slip dokumenter for at placere dem i den rækkefølge, som du vil have dem vist i PDF-filen.
  5. Klik eventuelt på fanen Avanceret, og juster indstillinger for PDF-filen:
    • Skabelon: Skabelonen Aktindsigt, udskrift med sagsdokumenter er valgt på forhånd.
    • Titel: Indtast et navn for den nye PDF-fil.

  6. Vælg afkrydsningsfeltet Medtag dokumentindhold for at tilføje dokumentets indhold. Hvis markeringen i afkrydsningsfeltet Medtag dokumentindhold er fjernet, vil rapporten kun bestå af en liste over dokumenter uden indhold.

  7. Markér afkrydsningsfeltet Valider PDF/UA hvis du vil tjekke for PDF/UA-overholdelse og konvertere PDF-filen.
  8. Under Angiv printparametre for sagsdokumenter:
    • Angiv om du vil medtage kommentarer og noter i Word-, Excel-, PowerPoint- og PDF-dokumenter.
    • Beslut, om du vil vise, acceptere eller afvise rettelser i Word- eller Excel-dokumenter.
    • Vælg om du vil udligne eventuelle PDF-formularer i PDF-filen.
  9. Klik Udskriv for at danne og gemme PDF-filen på dit lokale drev.
    Bemærk: Hvis du har valgt afkrydsningsfeltet Valider PDF/UA men valideringen fejler, vises fejlmeddelelsen:

    "Kan ikke danne et PDF/UA-dokument for "Aktindsigt". Tjek og ret det oprindelige dokument eller læs her hvordan du kan rette det.".

    Da det ikke er muligt at rette i de oprindelige dokumenter i WorkZone Archive, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Valider PDF/UA og udskrive PDF-filen igen. PDF-filen vil være en standard PDF-fil, ikke en PDF/UA-fil.

Kopiér link til sag eller dokument i WorkZone Archive

Du kan kopiere et direkte link til en sag eller dokument i WorkZone Archive og, for eksempel, sende det via mail eller besked, eller indsætte det i et dokument.

  1. Åbn detaljesiden for en sag eller et dokument i WorkZone Archive eller vælg en sag eller et dokument fra en liste.
  2. I båndet, klik Del > Kopier til udklipsholder.
  3. Indsæt linket, hvor det skal deles.