Arbejde med opgaver

Vælg det styresystem, du bruger nedenfor for at se den vejledning, der er gældende for din mobile enhed.



Fra modulet Opgaver kan du se de WorkZone-opgaver, som du er tildelt , overtage opgaver der er tildelt andre brugere, besvare en opgave, se opgaveoplysninger, tilføje kommentarer på en opgave, se en opsummering af din opgave og vedhæftede dokumenter i én samlet PDF-fil, se, tilføje eller fjerne opgavedokumenter, redigere og annotere opgaver fra PDF-visningen og redigere Microsoft-dokumenter (Word, Excel og PowerPoint) i en tilsvarende Microsoft 365-app.

Fra modulet Opgaver kan du se de WorkZone-opgaver som du er tildelt , besvare en opgave, se en opsummering af din opgave og vedhæftede dokumenter i en samlet PDF-fil, se opgavedokumenter, annotere opgaver fra PDF-visningen og redigere Microsoft-dokumenter (Word, Excel og PowerPoint) i en tilsvarende Microsoft 365-app.

Opgaverne i listen vises i tre grupperinger: Åbne, Kommende og Afsluttede. Du kan skjule og udvide hver sektion for lettere navigation.

Opgaverne er markeret i forhold til frister:

  • Frister vises ved siden af opgaverne. Den røde linje i højre side indikere, at fristen for den pågældende opgave er overskredet. En gul linje indikerer, at opgavens frist er indenfor 24 timer.

Om opgavefrister og prioriteter

Frister

  • Grøn — Processen er i gang.
  • Gul — Procesfristen nærmer sig.
  • Rød — Procesfristen er overskredet.

Åbn en opgave for at se flere oplysninger om opgavens frist.

Som standard er opgaverne sorteret efter tidsfrist. Tryk på Prioritet, Rækkefølge eller Opdateret øverst i listen, hvis du vil sortere opgaverne efter prioritet, rækkefølge eller hvornår dokumentet sidst blev opdateret.

Før du besvarer en opgave, kan du se oplysninger eller dokumenter på opgaven, tilføje kommentarer, redigere Microsoft-dokumenter, annotere PDF'er, tilføje eller fjerne opgavedokumenter, godkendere eller trin i et workflow. Du kan også overtage ejerskab af opgaven og dermed låse opgaven for redigering af andre brugere.

Vis en opgave

  1. Tryk Opgaver i navigationsruden.
  2. Tryk på en opgave for at se opgaveoplysningerne.
Tip: I din opgaveliste kan du trykke på en opgaver eller et opgavedokument for at sikre, at det hentes først fra WorkZone-serveren. Denne funktion kan, for eksempel bruges, når der skal hentes et stort antal opgaver og dokumenter, for eksempel efter du har geninstalleretWorkZone Mobile (Ny)-appen.

Besvar en opgave

Når du har modtaget en opgave, kan du besvare den. Afhængig af opgavetypen, kan du for eksempel, Accepter, Videresend,Spring over, Godkend, Afvis eller Afvis til., Betinget godkendelse, eller OK opgaven.

Hvis du accepterer ejerskab af, for eksempel, en fordelingsopgave, bliver du sagsbehandler.

Hvis du ikke kan eller ikke ønsker at udføre en opgave, kan du videresende den til en anden.

  1. Tryk Videresend til.
  2. Start med at skrive et navn, og vælg herefter den aktuelle opgave fra listen.
  3. Tryk på Videresend.

Du kan springe nogle opgavetyper over. Hvis du springer en opgave i en forelæggelsesproces over, videresendes opgaven til næste person i godkendelsesrækkefølgen.

En opgave kan bestå i at godkende eller afvise noget, for eksempel et dokument.

  • Tryk Godkend eller Afvis for enten af godkende eller afvise opgaven. Når du har foretaget en godkendelse eller en afvisning, vil sagsbehandleren modtage en meddelelse herom, og process kan startes om eller gå til næste fase.
  • Tryk Afvis til og vælg en af godkenderne, hvis du ønsker at personen skal foretage en handling og du ønsker at se denne opgave igen.

Du kan vælge at foretage en betinget godkendelse af en opgave, hvis du forventer, at din forespørgsel om ændringer vil blive imødekommet, og du ikke ønsker at se opgaven igen.

  • Tryk Betinget godkendelse og anmod om ændringer fra en af de tidligere godkendere og fra sagsbehandleren. Når den valgte godkender udfører ændringerne og godkender, flyttes opgave til næste fase.

Hvis du som procesejer modtager en besvarelse på din proces, beder systemet dig om at bekræfte modtagelse af besvarelsen. Opgaverne opdateres derefter i oversigten Processer og i Outlook, og processen lukkes.

Når du har besvaret en opgave, vises den næste åbne opgave. Hvis der ikke er nogen åbne opgaver, vises opgavelisten i stedet.

Andre handlinger på en opgave

Der findes en række andre handlinger, du også kan foretage på en opgave.

De fleste opgaver har vedhæftede dokumenter. Tryk på dokumenttitlen for at se det indhold.

Forudsætning:

Du kan se dokumenter med de følgende formater: .docx, .xlsx, .pptx, .txt, .csv, .pdf, .jpeg, .png.

  • Fra dokumentvisningen, tryk og i toppen for at åbne forrige eller næste dokument på den pågældende opgave.
  • Tryk for at opdatere dokument, du har åbent.
  • Stryg op og ned for at gå til næste eller forrige side i det åbnede dokument.

Du kan overtage opgaver, som er tildelt andre brugere. Når du overtager en opgave, tildeles opgaven dig og låses for redigering af andre brugere: Når de åbner opgavens detaljevisning, vil de se en meddelelse om at du har tjekket opgaven ud og alle handlingsknapperne er deaktiveret på opgaven. Hvis en bruger vil arbejde på opgaven, skal de først overtage ejerskabet af den fra dig. Denne funktion er introduceret for at sikre, at der kun er én bruger, der aktivt redigerer opgaven ad gangen.

  1. Tryk på en opgave.
  2. I øverste højre hjørne, tryk Overtag. Opgaven tildeles dig og låses for redigering af andres brugere, der selv skal overtage ejerskab, hvis de vil redigere den.

Du kan skrive en kommentar på en opgave. Når et workflow-trin er fuldført, vises alle kommentarer i listen, der viser smarttask-loggen. så der er fuld synlighed over opgaverelaterede diskussioner og beslutninger.

  1. Tryk på en opgave.
  2. I den nederste del af detaljesiden for en opgave, skriv din kommentar i inputfeltet og klik .
  • WorkZone PDF.
  • Du skal være online.
  • Dokumenter skal have et filformat, der tillader konvertering til PDF. Se Understøttede dokumentformater.
  • Dokumenter skal være ubeskyttede.

Tryk for at se en opsummering af din opgave og vedhæftede dokumenter i én samlet PDF-fil. Tryk Rediger for at redigere PDF-filen.

Du kan redigere eller annotere dine opgaver i PDF-editoren direkte fra en PDF-visning. Dine ændringer gemmes i en kopi af den oprindelige PDF og tilføjes på opgaven som et nyt dokument- På denne måde kan du foreslå ændringer uden at redigere det oprindelige dokument. Dette giver også brugere mulighed for at tilføje deres rettelser som separate PDF-kopier af den samme opgave.

Forudsætning:

  • WorkZone PDF.
  • Funktionaliteten er kun tilgængelig for udvidede og avancerede forelæggelser, der er oprettet i WorkZone version 2023.2 eller senere versioner.
  • Du skal være online.
  • Dokumenter skal have et filformat, der tillader konvertering til PDF. Se Understøttede dokumentformater.
  • Dokumenter skal være ubeskyttede.
  • Du skal have skriveadgang til sagen.
  1. Tryk på en opgave.
  2. Tryk .
  3. Tryk Rediger for at åbne PDF-editoren.
  4. Foretag dine ændringer.
    • For annoteringer: I PDF-editoren, tryk Rediger for at åbne en værktøjslinje med forskellige annoteringsværktøjer. Tryk på den relevante knap i værktøjslinjen og tryk herefter dér i dokumentet, hvor du vil lave en annotering. Du kan, for eksempel trykke på Huskeseddel for at føje en huskeseddel til et bestemt afsnit i dokumentet.

      Se Brug PDF-redigeringsprogram (iOS-version).

      Se Brug PDF-redigeringsprogram (Android-version).

  5. Tryk Gem. Der gemmes et PDF-dokument med dine ændringer og/eller annoteringer på opgaven med titlen "<Document number> , <Task name> - <editor's user name>, <Date>". For eksempel, "DT-05236, Application_02 - Ann, 08.05.2023".
Before you respond to a task with final action, you can add or remove task documents to/from this task.
  1. Tryk på en opgave.
  2. Tryk Rediger og tryk derefter:
Søg

Søg i alle dokumenter på den aktuelle sag. Tryk på et dokument for at føje det til opgaven.

Tip: Når du begynder at skrive i søgefeltet, filtreres der løbende i de viste dokumenter.
Tilføj

Denne funktionalitet vil være tilgængelig i kommende versioner.

Filter

Filtrér i de viste dokumenter, når du skal vælge vedhæftede filer til opgaven.

Slet

Fjern et dokument fra opgaven.

  1. Tryk for at vende tilbage til opgaven og derefter gemme eller annullere dine ændringer.

Du kan redigere Microsoft-dokumenter såsom Word, Excel og PowerPoint i den tilsvarende Microsoft 365-app.

Forudsætning:
  • Du skal haven den tilsvarende app installeret på din enhed.
  • Du skal være online.
  1. Tryk på et dokument i opgaven.
  2. I dokumentviseren, tryk Rediger. Dokumentet åbner i den tilsvarende Microsoft 365-app.
  3. Foretag dine ændringer og tryk Gem (eller aktivér Automatisk lagring, så dine ændringer gemmes automatisk). Dine ændringer synkroniseres til WorkZone.

Du kan annotere PDF-dokumenter. Størrelsen på PDF-dokumenter, der kan annoteres afhænger af din organisations kapacitet og internetforbindelsen.

Vigtigt:

  • Du vil ikke kunne gemme dine ændringer i et stort PDF-dokument. Hvis du prøver at gemme dine ændringer og beskeden "opdaterer 0 ud af 1" vises i statuslinjen i længere tid, anbefaler vi, at du lukker, sletter og derefter geninstallerer appen.
  • Hvis en anden bruger redigerer og gemme det samme PDF-dokument før du nåede at gemme dine ændringer, modtager du en meddelelse om dokumentkonflikten, hvor du har mulighed for at kassere dine ændringer eller at overskrive den anden brugers ændringer. Hvis udkastversionering er slået til for din organisation, kan du altid se og gendanne tidligere versioner af dokumentet i WorkZone Client. Se WorkZone Client Brugervejledning.
  1. Tryk på det PDF-dokument, du vil annotere.
  2. I dokumentviseren, tryk Rediger. Dokumentet åbner i PDF-editoren.
  3. I PDF-redigeringsprogrammet, tryk Rediger for at åbne en værktøjslinje med forskellige annoteringsmuligheder. Tryk på den relevante knap i værktøjslinjen og tryk herefter dér i dokumentet, hvor du vil lave en annotering. Du kan, for eksempel trykke på Huskeseddel for at føje en huskeseddel til et bestemt afsnit i dokumentet. Se Brug PDF-redigeringsprogram (iOS-version).
  4. Tilføj dine annotationer og tryk derefter på Gem.

For avancerede forelæggelser kan du tilføje eller fjerne trin i workflowet.

  1. Tryk Rediger ved siden af TRIN og tryk derefter:
Tilføj Tilføj et nyt trin.
Slet Fjern trinnet.
  1. Tryk på for at vende tilbage til opgaven og gemme eller annullere dine ændringer.
  1. Tryk på en opgave.
  2. Tryk Rediger ved siden af GODKENDERE og tryk derefter:
Søg Søg efter medarbejdere og enheder, der er registreret i WorkZone og tilføj dem som godkendere.
Aktørsekvens Søg i aktørsekvenserne og tilføj sekvenser. Denne funktion er kun gældende for udvidede processer.
Slet Fjern godkenderen.
  1. Tryk på for at vende tilbage til opgaven og gemme eller annullere dine ændringer.