Send PDF/UA-dokumenter

Du kan sende PDF/UA-dokumenter via SmartPost ved at vælge en af indstillingerne under PDF/UA (Universal Accessibility, understøtter kun PDF- og Word-filer) på fanen Avanceret i dialogen Send SmartPost. Du kan vælge at:

  • Validere alle dokumenter i forsendelsen: Både brevdokumentet og vedhæftede dokumenter bliver tjekket om de overholder PDF/UA.

  • Validere kun brevet: Kun brevet bliver tjekket. Du bør kun anvende denne mulighed, hvis du har et specifikt behov for kun at tjekke brevet for PDF/UA-overholdelse og ikke de vedhæftede dokumenter.

  • Deaktivere al PDF/UA-validering: Valideringen er slået fra for hele forsendelsen.

Afhængig af den indstilling, du vælger, bliver dokumenterne i forsendelsen tjekket om de overholder PDF/UA før SmartPost-beskeden oprettes. Din organisation kan have konfigureret en standard PDF/UA-indstilling der skal bruges. Se Start en SmartPost-proces.

PDF/UA-valideringen starter, når du starter SmartPost-processen i dialogen Send SmartPost. Hvis dokumenterne valideres som PDF/UA-dokumenter, vil SmartPost-processen fortsætte som normalt. Se Hvad sker der i løbet af processen?. Hvis valideringen fejler, vil procesejeren modtage en meddelelse herom i en opgave/smartmail med titlen PDF/UA-validering fejlede.

Hvis du sender en SmartPost-meddelelse til modtagere, der har beskyttet adresse, eller til kopimodtagere, skal den forside, der føjes til meddelelsen også overholde PDF/UA. SmartPost-forsendelsen vel fejle, hvis forsiderne ikke overholder PDF/UA. Se også Beskyttede adresser og Kopimodtagere.

PDF/UA-validering mislykket

Hvis PDF/UA-valideringen af brevet og de vedhæftede filer mislykkes, vil følgende ske:

  1. Procesejeren modtager en opgave/smartmail med titlen PDF/UA-validering mislykket. Fra denne opgave/smartmail, kan procesejeren åbne de oprindelige dokumenter og bruge en tilgængelighedskontrol til at rette PDF/UA-fejlene. Læs mere om fejlrettese i Ret et mislykket PDF/UA-dokument.

  2. Når alle fejlene er rettet i de oprindelige dokumenter, skal procesejeren gemme dokumenterne og gå tilbage til opgaven/smartmailen og klikke Gentag for at gentage PDF/UA-valideringen.

    3. Andre valgmuligheder i opgaven/smartmailen:

    • Klik Annuller for at annullere SmartPost-processen.

    • Klik Videresend for at sende opgaven med at rette PDF/UA-fejlene til en anden bruger.

    • Klik Godkend for at sende SmartPost-beskeden selvom PDF/UA-valideringen mislykkede. Når du gør dette, ignoreres PDF/UA-fejlene. Når du godkender en fejlet SmartPost-besked, skal du skrive en forklaring på, hvorfor der fortsættes med SmartPost-beskeden, der fejlede PDF/UA-valideringen.

  1. Hvis PDF/UA-valideringen lykkes, vil SmartPost-processen fortsætte med at flette data og oprette PDF/UA-dokumenter, der føjes til beskeden.

  2. De flettede dokumenter PDF/UA-valideres herefter. PDF/UA-valideringen foretages også på eventuelle forsider, der bruges i forbindelse med kopimodtagere og skjulte adresser. Hvis valideringen lykkes, vil meddelelsen blive sendt.

  3. Hvis PDF/UA-valideringen af de flettede PDF-dokumenter mislykkes, vil procesejeren modtage en task/smartmail med titlen PDF/UA validering mislykket, hvor de fejlede dokumenter og en valideringsrapport er vedhæftet.PDF/UA For at rette fejlene, kan procesejeren gennemgå de oprindelige dokumenter for PDF/UA-fejl en gang til, eller bruge PDF/UA-valideringsrapporten og rette de fejl, der står nævnt i den.

    4. For at tjekke de oprindelige dokumenter, klik på Luk-knappen i øverste højre hjørne for at lukke opgaven uden at annullere SmartPost-processen, hvorefter du kan åbne de oprindelige dokumenter og rette PDF/UA-fejlene, og derefter vende tilbage til opgaven og klikke Gentag for at køre valideringen igen.

    Hvis alle de tilgængeligshedsfejlene, som findes under tilgængelighedskontrollen, er rettet, men PDF/UA-valideringen stadig mislykkes, kan procesejeren åbne den vedhæftede PDF/UA-valideringsrapport fra opgaven for at se de specifikke fejl og rette dem enten i de oprindelige filer, eller i de fejlede PDF-dokumenter. Se PDF/UA-valideringsrapport og Fejlfinding.

    Andre valgmuligheder i opgaven/smartmailen:

    • Klik Annuller for at annullere SmartPost-processen.
    • Klik Videresend for at sende opgaven med at rette PDF/UA-fejlene til en anden bruger.
    • Klik Godkend for at ignorere PDF/UA-fejlene og sende SmartPost-meddelelsen, selvom PDF/UA-valideringen fejlede. PDF/UA-fejlene ignoreres. Når du godkender en fejlet SmartPost-besked, skal du skrive en forklaring på, hvorfor der fortsættes med SmartPost-beskeden, der fejlede PDF/UA-valideringen.