Almindelige processer
Med almindelige processer hentydes der til arbejdsgange, der hyppigt anvendes i offentlig og administrativ forvaltning. For eksempel har mange offentlige institutioner procedurer, der definerer hvordan forskellige sager behandles.
In Denmark, one example of an administrative workflow is how to filter, process, and answer questions submitted to the current government, often called a §20 question as it refers to paragraph 20 in the Danish parliament's rules of procedure. Selvom § 20 i Folketingets forretningsorden og processen herom er specifik for Danmark, har mange regeringer rundt om i verden lignende processer, som WorkZone kan tilpasses til at imødekomme.
Når et folketingsmedlem stiller et skriftligt spørgsmål til en minister, skal ministeren svare inden for seks hverdage, skriftligt eller mundtligt.
I WorkZone kan processen omkring et § 20-spørgsmål opdeles i følgende trin:
1. Modtag og videresend spørgsmålet
Når et medlem af Folketinget stiller et § 20-spørgsmål, skal det registreres korrekt og fordeles til et kontor, der kan levere et fyldestgørende svar inden for tidsfristen på seks hverdage.
Modtag spørgsmålet
Når et folketingsmedlem stiller et spørgsmål til en minister, modtages spørgsmålet i ministerens tilknyttede ministerie. Spørgsmålet er ofte specifikt og kortfattet og oplyser hvem, der stiller spørgsmålet, hvad selve spørgsmålet er, og hvorvidt der ønskes et skriftligt eller mundtligt svar. Spørgsmålet modtages ofte som en mail og hvert ministerie har en mail-adresse, der er beregnet til at modtage disse spørgsmål. Mailadressen er oftest tilknyttet en funktionspostkasse, som flere forskellige brugere har adgang til.
WorkZone Process kan indstilles til at overvåge funktionspostkasser.
Videresend spørgsmålet (fordeling)
Når spørgsmålet er modtaget hos et ministerie, afgør ministersekretariatet, hvilken afdeling/kontor der kan levere et fyldestgørende svar. Ministersekretariatet starter en fordelingsproces. Fordelingen sendes til en person eller en enhed i ministeriet (oftest et kontor), som ministersekretariatet forventer, kan besvare spørgsmålet.
Det pågældende kontor modtager fordelingen fra ministersekretariatet. Det er oftest her, der også oprettes en sag beregnet til udarbejdelse af et svar på spørgsmålet. I nogle ministerier oprettes der allerede en sag i ministersekretariatet, når spørgsmålet modtages, men oftest oprettes sagen af det kontor, der er ansvarlig for at levere et svar.
Det kan hænde, at ministersekretariatet fordeler spørgsmålet til en forkert enhed. I dette tilfælde videresendes fordelingen til en anden enhed, hvilket vil fortsætte indtil, der er en enhed, der "accepterer" opgaven.
Når et kontor har modtaget og accepteret opgaven, fordeles den oftest videre til en medarbejder i kontoret. Herefter vil den pågældende medarbejder være ansvarlig for at oprette en sag til formålet og udarbejde det første udkast til besvarelsen.
Fordelinger
Brugere kan starte en fordelingsproces direkte fra den Outlook-postkasse, som spørgsmålet blev sendt til.
Frister
I eksemplet med § 20-spørgsmål vil fristen oftest altid være seks hverdage. Fristerne kan dog justeres, så de passer din organisations behov og processer. Brugere kan angive en frist, når de starter en proces og eventuelt ændre den efterfølgende.
Sagsoprettelse
Brugere kan enten oprette en ny sag direkte fra den Outlook-postkasse, som spørgsmålet blev sendt til, eller oprette en sag manuelt i WorkZone Client. Hvis postkassen overvåges, oprettes der automatisk en sag på baggrund af den modtagne mail.
Gem et dokument på en sag via Outlook
2. Udarbejd et udkast til et svar
Som del af sagsbehandlingen, kan det være nødvendigt for den ansvarlige medarbejder at indhente oplysninger til udkastet eller sende det i høring, for eksempel i andre kontorer, styrelser eller myndigheder i ministeriet. Dette er en delproces, der fuldføres inden svaret færdiggøres.
Det er ofte nødvendigt for den ansvarlige medarbejder at søge i WorkZone efter tidligere svar på § 20-spørgsmål for at sikre overensstemmelse med ministerens tidligere svar.
3. Send udkastet til godkendelse
Når medarbejderen har færdiggjort udkastet til svaret, kan det forelægges til godkendelse, da svaret skal sendes til en række af ansatte, der skal gennemlæse, kommentere, redigere og endeligt godkende svare. Forelæggelsen er en formel metode til at sikre og dokumentere en godkendelse i WorkZone.
Når forelæggelsen oprettes, skal den ansvarlige medarbejder vælge en eller flere godkendere, for eksempel medarbejderens kontorchef, den relevante afdelingschef, departementschefen og/eller ministeren. Nogle ministerier deler ét sekretariat, hvilket forlænger den proces der leder til endelig godkendelse, da forelæggelsen skal forbi flere godkendelser for at nå til den endelige godkendelse hos departementschefen/ministeren.
Svaret skal ofte godkendes af flere parter, som processen skrider frem (for eksempel en kommunikationsafdeling, juridisk afdeling eller flere forskellige kontorchefer eller afdelingschefer, hvis de også har et ansvar ifm. svaret). En bruger kan tilføje de relevante trin i godkendelsesprocessen for forelæggelsen, der slutter hos ministeren.
Vælg godkendere
Godkendelsesprocessen kan opsættes i sekventielle trin eller parallelle trin. I sekventielle trin kan aktørerne kun godkende en ad gangen og i en foruddefineret rækkefølge. I parallelle trin kan alle godkende samtidigt, og når forelæggelsen er godkendt af alle, går den videre til næste trin i processen.
Vælg dokumenter til godkendelse
Den ansvarlige medarbejder vælger de dokumenter, der skal godkendes. Dokumenter findes ofte på sagen, men det er også muligt at inkludere dokumenter fra andre sager. Det er også muligt at tilføje bilag fra sagen, eller andre relevante sager, til svaret for at give yderligere oplysninger, forklaringer eller data vedrørende hoveddokumenter.
Tilføj frister
Den ansvarlige medarbejder angiver relevante frister for forelæggelsen og eventuelt også for hvert trin i forelæggelsesprocessen alt afhængigt af arbejdsgangen i det givne ministerie. Den endelige frist for forelæggelsen placeres oftest én hverdag før fristen for hvornår det endelige svar skal leveres til det folketingsmedlem, der stillede spørgsmålet. Den endelige frist er ofte allerede angivet i den fordeling, som den ansvarlige medarbejder har modtaget fra ministersekretariatet.
Informér kolleger om forelæggelsen
Under forskellige omstændigheder kan der være behov for at løbende informere andre medarbejdere i organisationen om forelæggelsen. For eksempel når forelæggelsen når departementschefen, eller hvis forelæggelsen returneres eller afvises .
Det kan være nødvendigt at angive, hvem der skal modtage svaret til endelig godkendelse, når det er blevet godkendt af ministeren (for eksempel kan det være ministersekretariatet, hvis de har ansvaret for at sende det endelige svar til Folketinget).
Når alle disse oplysninger er angivet, startes forelæggelsesprocessen.
Start en proces
Brugere kan oprette hele arbejdsgangen for besvarelse af et § 20-spørgsmål som én samlet proces, der starter med udarbejdelse og behandling af svar-udkastet og ender ved fremsendelse af det endelige svar. Processen har én endelig frist og kan derudover indeholde flere delfrister for de enkelte trin i processen. Det er muligt at oprette processkabeloner, der indeholder foruddefinerede aktører og så mange trin, som der er behov for. I WorkZone hedder denne procestype en Avanceret forelæggelsesproces.
Når den ansvarlige medarbejder starter en Avanceret forelæggelsesproces for § 20-spørgsmålet, skal de angive godkendere i processen, procestrin og trinfrister og en endelig procesfrist. I dette eksempel er det første trin i processen at sende dokumenter til relevante medarbejdere, der, i parallel med hinanden, kan gennemlæse og bidrage til svar-udkastet. Denne fase efterfølges af et eller flere sekventielle trin, hvor angivne aktører kan godkende i en defineret rækkefølge.
Start en avanceret forelæggelse
Brugere kan oprette skabeloner til Avancerede forelæggelsesprocesser, hvor procestrin og frister genereres automatisk ud fra hvornår spørgsmålet blev stillet.
Skabeloner til Avancerede forelæggelser
Udkastversionering
Med WorkZone's udkastversionering kan brugere gemme og administrere udkast af deres dokumenter og få et tydeligt overblik over de ændringer, der foretages i løbet af forelæggelsesprocessen.
Udkastversionering i WorkZone Office
Udkastversionering i WorkZone Client
Søgninger
Brugere kan foretage simple eller udvidede søgninger efter lignende § 20-spørgsmål i eksisterende sager eller dokumenter.
4. Kør forelæggelsen
Godkenderne modtager en besked, når forelæggelsen startes. Hvis det første trin i processen er sekventielt, er det kun den første godkender i processen, der får besked. Hvis trinnet er et parallelt trin, vil alle angivne godkendere for trinnet modtage en besked.
Hver godkender modtager en mail, der indeholder alle relevante oplysninger om forelæggelsen. Godkenderne kan åbne eventuelle dokumenter og bilag og redigere dem direkte fra forelæggelsen.
Godkendere kan åbne dokumentet, redigere og lukke det. Herefter gemmes der en ny version af dokumentet på sagen, og de næste godkendere i processen vil kunne se det redigerede dokument, når de åbner det fra forelæggelsen.
Når en godkender har læst dokumentet og foretaget eventuelle ændringer, kan de foretage forskellige handlinger i forelæggelsen.
Typiske handlinger kan være:
-
Godkend: Forelæggelsen sendes videre til den næste godkender i den sekventielle proces.
-
Betinget godkendelse: Forelæggelsen sendes videre til den næste godkender i en sekventiel proces med en forventning om, at et påpeget element i dokumentet tilrettes. Den godkender, der foretog en betinget godkendelse, skal ikke godkende dokumentet igen.
-
Afvis: Forelæggelsen sendes tilbage til den ansvarlige medarbejder, der startede forelæggelsen (sagsbehandleren).
-
Afvis til en tidligere godkender: Forelæggelsen sendes tilbage til den forrige godkender i forelæggelsen. Et eksempel kunne være, at departementschefen afviser forelæggelsen til en afdelingschef, der skal foretage yderligere ændringer i svar-udkastet.
-
Videresend til en anden godkender: Forelæggelsen sendes videre til en anden godkender. Denne handling kan være relevant, hvis den nuværende godkender ikke er den rette til at godkende den pågældende forelæggelse.
-
Spring over: Forelæggelsen sendes videre til den næste godkender. Denne handling kan være relevant, hvis den nuværende godkender ikke har tid til at behandle forelæggelsen og er nødt til sende den videre i processen.
Der er ikke en grænse for hvor mange gange, der kan foretages eventuelle ændringer i svar-udkastet eller udføres en eller flere af de ovenstående handlinger, så alle godkendere får mulighed for at behandle forelæggelsen.
Bemærk: Hver godkender kan redigere forelæggelsen, når de arbejder på den, for eksempel kan de ændre listen over godkendere, opdatere frister, ændre hvem der skal modtage beskeder og fjerne eller tilføje bilag.
Læs en detaljeret beskrivelse af de tilgængelige handlinger for en godkender i en forelæggelsesproces i WorkZone her:
5. Endelig godkendelse fra departementschefen eller ministeren
Godkendelsesprocesser kan variere fra ministerie til ministerie, da de kan have forskellige arbejdsgange, der bygger på kultur, erfaring, lovgivning og almen praksis. Afsnittene nedenfor beskriver nogle mulige processer
Sekretariatet som del af godkendelsesprocessen
I nogle ministerier er det et sekretariat (minister- og ledelsessekretariater), der screener de forelæggelser, der sendes til godkendelse hos departementschefer og ministre. I disse arbejdsgange vil forelæggelser, der har ministeren eller departementschefen stående som den næste godkender i processen, blive vist i sekretariatets indbakke.
Først når sekretariatet har registreret forelæggelsen som en opgave, hvor departementschefen eller ministeren skal godkende, vil den blive vist på deres godkendelseslister. I disse tilfælde er sekretariatet inkluderet i processen som en godkender, der er placeret før departementschefen eller ministeren i godkendelsessekvensen.
Den ansvarlige medarbejder, der startede processen, skal tilføje ministersekretariatet som en godkender i et sekventielt trin før ministeren.
Opgaveprioritering
De fleste departementschefer sam nogle ministre kan altid se alle forelæggelser, der afventer deres godkendelse. I dette tilfælde sørger sekretariatet for, at prioriteten på godkendelserne er i optimal rækkefølge ved at omarrangere de påkrævede godkendelser til den rækkefølge, som sekretariatet skønner, at de skal godkendes i.
Ministersekretariatet kan omarrangere opgaverne i rækkefølgen i WorkZone efter behov.
Når godkendelsen ikke foregår digitalt
Nogle ministre foretrækker at læse og godkende forelæggelser på papir. I disse tilfælde kan sekretariatet udskrive de dokumenter, der skal godkendes af ministeren.
Når ministeren har godkendt den udskrevne kopi af forelæggelsen, modtager sekretariatet papirudgaven af forelæggelsen med ministerens skriftlige kommentarer og opdaterer derefter den digitale forelæggelse på vegne af ministeren. Sekretariatet registrerer ministerens handling på forelæggelsen (godkendt, afvist, og lign.) på vegne af ministeren.
For at sikre sporbarhed registreres sekretariatets digitale handlinger i databaseloggen.
I WorkZone kan brugere angive andre brugere som deres stedfortrædere. I denne situation ville sekretariatet arbejde som stedfortræder for ministeren.
Uformel kommunikation omkring en forelæggelse
I visse situationer har departementschefer og ministre behov for at stille afklarende spørgsmål til den ansvarlige medarbejder, der har udarbejdet svar-udkastet eller til andre relevante parter i processen.
De involverede parter, der har adgang til forelæggelsen og dens bilag, kan bruge WorkZone Chat til at starte en uformel dialog omkring forelæggelsen. Brugere kan chatte om sager og dokumenter i WorkZone Client og WorkZone Mobile (Legacy). Når en afklaring er nået, kan godkendere foretage eventuelle rettelser i forelæggelsen og dens bilag og foretage en handling i processen.
Hvis diskussionen i chatten resulterer i ændringer på forelæggelsen, kan chatten gemmes i et dokument på sagen som dokumentation for, hvordan ministeriet fandt frem til den pågældende beslutning.
6. Afslut processen
Når forelæggelsen er blevet godkendt, kan den samlede svar-proces færdiggøres.
Afslut forelæggelsen
Når ministeren har leveret sin endelige godkendelse, vil den person, der er angivet som modtager efter endelig godkendelse, modtage besked herom.
Det er oftest ministersekretariatet (eller et EIM-sekretariat), der sikrer overholdelse af alle formelle krav til besvarelse på § 20-spørgsmål. Den ansvarlige medarbejder modtager også en meddelelse herom. Den medarbejder der skal godkende kvitteringen af svaret og dermed afslutte forelæggelsen. Forelæggelsen vil ikke længere vises på listen over igangværende forelæggelser.
Den medarbejder der startede den avancerede forelæggelsesproces (i WorkZone betegnet som procesejeren), vil automatisk modtage en besked om den endelige godkendelse, hvorefter de kan afslutte processen. Afhængigt af hvordan den avancerede forelæggelsesproces defineres, vil andre medarbejdere og enheder også modtage besked om afslutningen.
Start en avanceret forelæggelse (Notifikationer og avancerede indstillinger)
Aflevering af det endelige svar
Den medarbejder, der modtager den endeligt godkendte forelæggelse kan nu levere svaret til Folketinget. Svaret kommer som en mail, hvortil relevante dokumenter er vedhæftede og sendes med digital signatur i overensstemmelse med de retningslinjer, der er angivet i spørgsmålet.
Registrering af en godkendt forelæggelse
Den godkende forelæggelse registreres som det sidste trin i den fordeling, der oprindeligt blev sendt fra ministersekretariatet. Dette sikrer sammenhæng mellem fordelingerne og de dertilhørende svar samt overeholdelse af frister.