Om ministerprocesser

I WorkZone Process Styrelsespakke kan du arbejde med ministerprocesser. Du kan manuelt starte en ministeriel process på samme måde som med en hver anden process, eller du kan indstille den til at starte automatisk når den modtager en rekvisition fra  F2. Det afhænger af hvordan den ministerielle proces er sat op i din organisation.

Faser i den ministerielle proces

Ministerprocessen er en fase-proces, der er opdelt i fire faser.

Fase	Beskrivelse
Fordeling	Fase for fordeling af processen til en sagsbehandler. Distributionen starter automatisk med en frist på +1 dag fra nu.
Behandling	Fase for forberedelse af sagen. Fasen indeholder normalt manuelle opgaver, men opgaverne kan understøttes med hørings- og fordelingsproces.
Forelæggelse	Fristen for forelæggelsesfasen angives oftest når der sendes en basis- eller udvidet forelæggelse til godkendelse. Fristen sættes automatisk til klokken 12:00 to dage efter faseprocessens frist. Se Forelæggelsesprocesser (Basis) og Udvidede forelæggelsesprocesser.
Godkendelse	Den endelige godkendelsesfrist, der også er fristen for ministerprocessen, håndteres manuelt. Den eneste undtagelse er, hvis afleveringsfasen håndteres i en kombination med funktionerne i F2 Integrationspakke.

Du kan se faserne og den nuværende status på ministerprocessen i faselinjen i smarttasks og i oversigten Processer.

Frister

Fristerne bliver automatisk foreslået på baggrund af processtarten, men du kan dog ændre fristerne selv efter dit eget behov.

• Fristen for forelæggelsesfasen indstilles til klokken 12:00 to dage fra hovedfristen for den ministerielle faseproces.
• Fordelingsfristen sættes automatisk til at være processtart + 3 timer, hvis der er mere end tre timer til hovedfristen for ministerprocessen.
• Der sætte ikke nogen fasefrister, hvis den ministerielle procesfrist er sat til fortiden. Man kan angive fristerne manuelt.

Trin i en ministerproces

Trinene nedenfor beskriver standardopsætningen af en ministerproces, men din organisation kan dog have konfigureret ministerprocessen på en anden måde for at tilpasse den til din organisations særlige arbejdsgang. Se Configure Ministerial Process i WorkZone Process Administrator guide.

Processtarten

Procesejeren starter en ministerproces med en eller flere referencedokumenter, angiver en frist og tilføjer en sagsansvarlig, der derefter accepterer ansvaret for sagen.

Når procesejeren starter processen, sendes en opgave til den sagsansvarlige. Den sagsansvarlige kan enetn godkende, afvise eller videresende opgaven. Før den sagsansvarlige svarer, er der mulighed for at ændre processen i henhold til, for eksempel, bidragydere og dokumenter, se Arbejde med dokumenter og aktører på en opgave. Når den sagsansvarlige godkender bliver vedkommende og sagsbehandler for sagen.

Den sagsansvarlige svarer

Når procesejeren starter processen, bliver den sagsansvarlige bedt om at svare på opgaven, og procesforløbet er styret af det svar, der er givet.

• Hvis en sagsansvarlig afviser processen, sendes den tilbage til procesejeren, som så kan redigere dokumentet, udskifte bidragydere eller genstarte processen med en anden sagsansvarlig.
• Hvis den sagsansvarlige godkender processen, sendes opgaven til alle bidragydere (hvis der er nogen).
• Procesejeren får besked om at ministerprocessen er godkendt.
• Hvis en sagsansvarlig ikke har svaret på opgaven før svarfristen nås, sendes en smarttask til procesejeren (se Ingen svar på fristdatoen).

Bidragyderne svarer

Når den sagsansvarlige har godkendt rollen som sagsansvarlig, sendes der automatis opgaver til alle bidragydere. Medarbejdere eller organisatoriske enheder kan enten godkende eller afvise rollen som bidragyder eller videresende opgaven. Distribueringsprocessen er forbi når alle bidragydere har svaret. Procesejeren underrettes om at distribueringen er fuldført og at ministerprocessen fortsætter til behandlingsfasen.

Indsend til godkendelse

Procesejeren kan indsende til godkendelse når behandlingsfasen er fuldført - enten manuelt eller gennem andre processer, som for eksempel, en høringsprocess. Se Start en basis-forelæggelsesproces eller Start en udvidet forelæggelse. Ministerprocessen bliver i behandlingsfasen. Dokumenter, der er blevet føjet til en ministerproces i fordelingsfasen foreslås igen som dokumenter til godkendelse når procesejeren starter forelæggelsesprocessen.

Godkendelse

Opgaver sendes til de godkendere, der blev angivet i den udvidede forelæggelsesproces. Godkenderne kan Besvar en udvidet eller en avanceret forelæggelse, Besvar en udvidet eller en avanceret forelæggelse, Besvar en udvidet eller en avanceret forelæggelse, Afvis til, Besvar en udvidet eller en avanceret forelæggelse eller Besvar en udvidet eller en avanceret forelæggelse. Når opgaverne er godkendt, underrettes procesejeren, der derefter kan lukke den udvidede forelæggelsesproces. Ministerprocessen flytter til næste fase - forelæggelsesfasen.

Afslut ministerprocessen

For at afslutte processen, skal procesejeren lukke forelæggelsesprocessen, hvorefter ministerprocessen flyttes til næste fase - Godkendelsesfasen, hvilket fuldender ministerprocessen.

Processens historik

Processvarene logges i proceshistorikken for hver delproces i ministerprocessen, såsom den udvidede fordelingsproces og den udvidede forelæggelsesproces.

Når en proces er afsluttet, oprettes et historikdokument for processen. Den gemmes på sagen som et sagsdokument (et PDF-dokument af dokumenttypen PROHIST, History), f.eks, Fordeling (udvidet): Ministerproces.