Start en ministerproces

Dette emne beskriver de trin, der forekommer i de forskellige faser i en ministerproces.

Start en ministerproces

Når du starter en proces, bliver du procesejer. Som procesejer skal du indtaste detaljer, såsom en sagsansvarlig, bidragydere, og dokumenthenvisninger.

  1. Du kan åbne, for eksempel, en sag fra mappen Sager & Dokumenter i Outlook, fra WorkZone Client eller fra WorkZone One.
  2. Klik Proces på båndet.

    3. Hvis du starter processen fra din indbakke i Outlook, og mailen er blevet gemt på flere sager, kan du vælge en sag på en liste over disse sager.

  3. Klik på Ministeriel. Den sagstitel, som tilføjes i dialogboksen Ministerprocesser, afspejler sagens titel. Titlen på sagen indsættes automatisk i feltet Titel.

  4. Vælg en Frist. Hvis feltet Frist allerede indeholder en deadline, er det fordi din organisation har defineret en standardfrist for processen. Du kan ændre fristen.

    • Når du starter processen for første gang er fristen sat til midnat (00:00).

    • Hvis du klikker Slet i feltet Frist, vil processen ikke have en frist.

  5. Sæt eventuelt prioriteten til Høj eller Lav i feltet Prioritet. Standardværdien er Normal.
  6. Lav en beskrivelse af paragraf ministerprocessen i feltet Beskrivelse.
  7. Vælg en sagsansvarlig. Klik i feltet Sagsansvarlig, og vælg en kontakt fra listen. Kontakten kan være enten en person, for eksempel en sagsbehandler eller en organisatorisk enhed.
  8. Vælg det eller de dokumenter, som understøtter sagen. Klik i feltet Dokumenthenvisninger, og vælg et eller flere dokumenter fra listen, for eksempel et sagsdokument og den gemte mail. De dokumenter, der vises på listen, afhænger af dine adgangsrettigheder:
  9. Du kan vælge en eller flere bidragydere. Klik i feltet Bidragydere og vælg en eller flere bidragydere fra listen. En bidragyder kan enten være en person, for eksempel en sagsbehandler, eller en organisatorisk enhed.
  10. Klik Start.
Bemærk: Ministerprocessen starter automatisk, hvis din organisation modtager rekvisitioner fra F2.

Processen er nu i Fordelingsfasen, og Fordelingsfasen begynder.

  • Den sagsansvarlige modtager en smarttask og bliver bedt om at acceptere rollen som sagsansvarlig. Den sagsansvarlige kan foretage ændringer på processen før de accepterer ansvaret for sagen.
  • Bidragyderne modtager smarttasks og bedes om at acceptere rollen som fordelere.

Ministerprocessen går videre til Behandlingsfasen, så snart bidragyderne i Fordelingsprocessen har svaret.

Under  Behandlingsfasen arbejder sagsbehandleren med sagen og gør den klar til godkendelse.

Forelæggelse til godkendelse

Når Behandlingsfasen er overstået, er næste skridt at begynde Forelæggelsesprocessen (Standard eller udvidet) for at kunne sende sagen til godkendelse.

Du kan starte forelæggelsen fra Outlook, Office-programmer eller WorkZone Client.

  • Klik Proces > Forelæggelse (Basis) eller Forelæggelse (Udvidet).

Se Start en basis-forelæggelsesproces eller Start en udvidet forelæggelse.

Ministerprocessen går nu over til Forelæggelsesfasen og en mail sendes til godkender.

Når forelæggelsesprocessen når en bestemt godkender, flyttes ministerprocessen til Godkendelsesfasen. Godkender kan være en medarbejder eller en organisatorisk enhed, der er blevet tildelt en bestemt procesrolle.

Når godkenderen har godkendt sagen, modtager procesejeren en meddelelse og kan derefter lukke forelæggelsesprocessen.

Luk ministerprocessen

For at lukke ministerprocessen, skal du rykke den fremad en gang.

  • Højreklik på ministerprocessen i oversigten Processer og klik derefter Ryk frem.