Modtage svar på en fordeling

Som procesejer vil du modtage en meddelelse om status på de fordelinger, du har startet, for eksempel hvis en fordeling er blevet godkendt, afvist eller hvis procesfristen er nået.

Dette afsnit beskriver, hvordan du arbejder med fordelingsbesvarelser i den udvidede WorkZone Process-pakke.

Svar fra den ansvarlige kontakt

Den kontakt, du valgte som ansvarlig kontakt, da du startede fordelingsprocessen, kan enten acceptere, afvise eller videresende opgaven - Accepteret fordeling, Afvist fordeling eller Videresendt fordeling.

Accepteret fordeling

Hvis den ansvarlige kontakt har accepteret en fordeling, som du har startet, vil du kunne se dette i Procesoversigten, for eksempel under Mine processer.

Afvist fordeling

Hvis den ansvarlige kontakt har afvist en fordeling, som du har startet, vil du modtage en smarttask med titlen Fordeling afvist med dette svar.

Du har følgende muligheder: At stoppe, genstarte eller videresende processen.

Genstart processen

Klik på Genstart, og vælg en anden som ansvarlig kontakt. Som vist herunder bliver listen med kontakter tilgængelig, når du klikker på knappen Genstart.

Fordelingsopgaven Accepter sagsejerskab sendes til den nye ansvarlige kontakt, og historikken vises i opgavens Proceslog. Se Besvar som ansvarlig kontakt.

Stop processen

Klik på Stop på opgaven Fordeling afvist.

Processen vil blive vist som afsluttet på listen Afsluttede processer i oversigten Processer. Se Vis en liste.

Videresend fordelingsopgaven

    1. Vælg en ny ansvarlig kontakt i feltet foran knappen Videresend som vist nedenfor.
    2. Klik Videresend.

Videresendt fordeling

Den ansvarlige kontakt kan videresende fordelingsopgaven til en anden kontakt. Denne oplysning vil blive vist i oversigten Processer.

I eksemplet nedenfor viser status på Charlottes opgave, at hun har videresendt fordelingsopgaven til Johan.

Påmindelsesfristen er nået

Hvis den ansvarlige kontakt ikke har besvaret fordelingsopgaven inden påmindelsesdatoen er nået, bliver opgaveikonet i oversigten Processer gult - se Ikoner i Procesoversigten. Du vil, som procesejer, modtage en smarttask med titlen Fordelingspåmindelse. Som standard er påmindelsesdatoen 24 timer før svarfristen, men din organisation kan definere den anderledes.

Se også: Gensend en opgave

Svar fra bidragydere

De kontakter, du valgte som bidragydere, da du startede fordelingsprocessen, eller som er blevet tilføjet af den ansvarlige kontakt, kan enten acceptere, afvise eller videresende opgaven.

Du kan følge deres handlinger i oversigten Processer, som vist nedenfor, eller i Procesloggen i smarttasken Fordeling afsluttet, som du vil modtage, med mindre du fravalgte Besked efter fordeling, da du startede processen.

Påmindelsesfristen er nået

Hvis en bidragyder ikke har besvaret fordelingen, før fordelingsfristen er nået, vil du modtage en besked i en smarttask med titlen Fordelingspåmindelse bidragyder. Som standard er påmindelsesdatoen 24 timer før svarfristen, men din organisation kan definere den anderledes. Se også Gensend en opgave.

Ingen svar fra bidragydere på fristdatoen

Hvis ingen bidragyder har besvaret en fordeling før fordelingsfristen, vil du modtage en smarttask med titlen Fordelingsfrist for bidragyder overskredet.

Åbn smarttasken og klik OK. Processen fortsætter, indtil alle bidragydere har svaret.

Ingen svar på fristdatoen

Hvis ingen (den ansvarlige kontakt eller bidragydere) har besvaret en fordeling inden fordelingsfristen, vil du modtage en smarttask med titlen Fordelingsfrist for bidragyder overskredet.

Du kan modtage en af to smarttasks, alt afhængigt af om du valgte afkrydsningsfeltet Afslut fordeling ved frist, da du startede fordelingen. Disse smarttasks indeholder forskellige svarmuligheder.

Du valgte afkrydsningsfeltet Afslut fordeling ved frist

Når procesfristen er nået, vil du modtage en smarttask med følgende svarmuligheder (de samme som når du modtager en smarttask med titlen Afvist fordeling):

I Procesoversigten ændres opgaveikonet til og procesikonet ændres til - se Ikoner i Procesoversigten.

Du valgte ikke afkrydsningsfeltet Afslut fordeling ved frist

Hvis du ikke valgte afkrydsningsfeltet Afslut fordeling ved frist. Aktørerne kan stadig svare.

Åbn smarttasken Fordelingsfrist nået - bidragyder og klik OK.

Besked om at fordelingen er afsluttet

Hvis du, som procesejer, valgte afkrydsningsfeltet Besked ved afsluttet fordeling (standard), da du startede fordelingsprocessen, vil du (det vil sige både procesejeren og den ansvarlige kontakt) modtage en smarttask med titlen Fordeling afsluttet, når alle aktører (det vil sige den ansvarlige kontakt og alle bidragydere) har svaret.

Åbn smarttasken og klik OK.