Anvend afdelinger i processer

Når du arbejder med processer, vil du måske anvende en enhed eller afdeling som, for eksempel, den ansvarlige kontakt for eller som en bidragyder i en proces. Dette vil være i stedet for, eller i tilføjelse til at tilføje individuelle aktører i processen.

For at anvende en enhed eller en afdeling som aktør i en process skal enheden eller afdelingen eksistere som kontakt af typen Enhed, og denne kontakt skal have en mailadresse. Derudover skal medarbejdere være oprettet som stedfortrædere for afdelingen, før de kan besvare opgaver.

Du sender måske regelmæssigt høringer ud for at få en eller flere medarbejdere til at deltage. Men det er ikke sikkert, at du ved hvem i afdelingen, der håndterer høringen. Hvis du anvender en afdeling som aktør i processen, kan enhver medarbejder, der er oprettet som stedfortræder, svare på høringen.

Tildel en mailadresse til en afdeling

Afdelingen skal have en mailadresse for at kunne modtage opgaver. For at tildele en mailadresse til en afdeling skal du blot tilføje mailadresse-detaljerne til afdelingens kontakt i WorkZone Client. Se mere i afsnittet Håndter kontakter i WorkZone Client-brugervejledningen.

Opret stedfortrædere for en afdeling

Stedfortrædere er medarbejdere i en afdeling der har adgang til de opgaver, der er blevet sendt til afdelingen.

Stedfortrædere oprettes på kontakten i WorkZone Client. Du kan læse mere i Tilføj, rediger eller fjern stedfortrædere for en kontakt i WorkZone Client Brugervejledning.

Klik på Arbejde med stedfortrædere, hvis du vil vide mere.

Tillad adgang til stedfortrædere i Outlook

Stedfortrædere for en enhed kan tillades adgang til enhedens indbakke fra Microsoft Outlook. Ved at oprette adgang for stedfortrædere fra Microsoft Outlook kan du give personer tilladelse til at agere på dine vegne og dermed tilgå opgaver fra Microsoft Outlook.

Klik på Håndter en anden persons mail- og kalenderelementer i Microsoft Office Support, hvis du vil vide mere om at håndtere stedfortræderes adgang til en indbakke.

Hvis adgang fra Microsoft Office ikke er oprettet for en medarbejder, kan medarbejderen ikke tilgå opgaver fra Microsoft Outlook. Medarbejderen kan dog stadig tilgå opgaver fra oversigten Processer.