WorkZone Meeting

Du kan oprette WorkZone-møder fra nye eller eksisterende aftaler og møder i din Outlook-kalender, så du kan dele og diskutere flere oplysninger på dem. Du kan føje dagsordenspunkter til dine WorkZone-møder og vedhæfte dokumenter fra WorkZone eller fra dit filsystem til dem.

Du kan se og redigere nogle oplysninger for et allerede oprettet møde fra enten Outlook eller fra WorkZone Client. For eksempel kan du tilføje, redigere eller fjerne dagsordenspunkter eller dokumenter, der er gemt på dem.

Opret et nyt WorkZone-møde

Når du opretter et møde, oprettes der også en ny sag. Vær opmærksom på at du ikke kan gemme et møde på en i forvejen eksisterende sag.

1. Åbn ny eller allerede eksisterende Outlook-aftale eller -møde, som du ønsker at oprette et WorkZone-møde for.
2. Klik på knappen WorkZone-møde i gruppen WorkZone.
3. Rediger mødedetaljerne, hvis der er behov for det.
4. Tilføj en eller flere dagsordenspunkter til mødet, hvis der er behov for det. Se Administrer dagsordenspunkter.
5. Klik Send, hvis du vil oprette et WorkZone-møde for et nyt Outlook-møde.

-Eller-

Klik Send opdatering, hvis du vil oprette et WorkZone-møde for en eksisterende Outlook-aftale eller et eksisterende Outlook-møde.

Administrer dagsordenspunkter

Når du opretter et møde, eller når du åbner et allerede eksisterende WorkZone-møde, kan du tilføje et eller flere dagsordenspunkter med yderligere detaljer.WorkZone Du kan vedhæfte et eller flere dokumenter til dagsordenspunkter fra din WorkZone-server eller fra dit filsystem.

Tilføj et dagsordenspunkt

1. I bunden af et møde, klik Tilføj punkt under Dagsorden.
2. Indtast titlen på dit dagsordenspunkt, og tilføj en beskrivelse, hvis der er behov for dette.
3. Vedhæft eventuelt et eller flere dokumenter til dit dagsordenspunkt.
• Klik på feltet Dokumenter, eller begynd at skrive for at vælge et dokument fra WorkZone-serveren.

-Eller-

• Klik på i højre hjørne af feltet Dokumenter for at vælge et dokument i filsystemet.
  Bemærk: For at se de vedhæftede dokumenter, skal brugere have adgangsrettigheder til dokumenterne og til sagen (mødet).
4. Gentag trin 3 indtil du har tilføjet alle de dokumenter, du har brug for.
5. Klik Save.
6. Gentag trin 1-5 indtil du har tilføjet alle de punkter, du skal bruge.
   Tip: Træk og slip dagsordenspunkterne for at omplacere dem.

Rediger punkt på dagsorden

Du kan til en hver tid redigere dagsordenspunkter, der allerede eksisterer på dit WorkZone-møde.

1. Åbn det møde, du ønsker at ændre et dagsordenspunkt for.
2. Klik på ved siden af titlen på et dagsordenspunkt for at udvide detaljerne om det.
3. Klik Rediger punkt.
4. Foretag dine ændringer.
5. Klik Gem.

Fjern dagsordenspunkt

1. Åbn det møde, du ønsker at ændre et dagsordenspunkt for.
2. Klik på ved siden af titlen på et dagsordenspunkt for at udvide detaljerne om det.
3. Klik Slet punkt, klik derefter Ja i den efterfølgende bekræftelsesdialog.

Opret en møderapport

Du kan generere en rapport med alle detaljer om mødet i en PDF-fil. Rapporten indeholder generelle detaljer om mødet (tidspunkt, deltagere dagsordenspunkter, vedhæftede dokumenter, etc.), dagsordenpunkter, og vedhæftede dokumenter.

1. Åbn et møde, som du vil generere en rapport for.
2. Klik Opret rapport i gruppen WorkZone på hovedbåndet.
3. Indtast titel, dokumenttype, klassificering og andre oplysninger, der er knyttet til rapporten.
4. Klik OK.

Rapporten genereres og vedhæftes til mødet. Du kan sende rapporten til andre mødedeltagere. For at gøre dette, skal du klikke Send Opdatering.

Åbn et møde i WorkZone Client

Du kan åbne en ny detaljeside for et møde i WorkZone Client og se alle detaljer for mødet. Du kan også tilføje, redigere eller fjerne dagsordenspunkter og dokumenter, der er gemt på dem.

1. Klik Vis på båndet WorkZone Meeting. Detaljesiden for det valgte møde åbner i WorkZone Client.

Læs mere om WorkZone-møder i WorkZone Client Brugervejledning.