Anvendelsesmuligheder

Skilleark kan anvendes på flere forskellige måder. Du skal bruge skilleark, når du skanner flere uafhængige dokumenter med automatisk registrering. Når du skanner med manuel registrering kan du derimod helt undlade skilleark.

Skanning med automatisk registrering

Ved skanning med automatisk registrering kan skilleark benyttes med nedarvning eller uden.

Nedarvning

Når du skanner Closedmed nedarvning, skal du ordne dokumenter og skilleark på en særlig måde. Alle de dokumenter, der skal arve de samme data, skal samles, så de ligger efter hinanden.

I nedenstående eksempel er der 3 breve hvoraf det sidste har et bilag. Når de indskannes "arver" alle brevene sagsbehandler HBL.

 

Det første skilleark skal være et konvolutark og skal være bærer af alle de data, der skal nedarves. Dernæst kommer det første dokument. Så kommer et konvolutark uden data til nedarvning, så et dokument og så fremdeles indtil næste samling dokumenter, der skal arve andre data. Og så starter det hele forfra med et konvolutark, der er bærer af det næste sæt data o.s.v.

Også bilagene arver oplysningerne fra konvolutskillearket, med mindre der står oplysninger på dokumentskillearket.

Uden nedarvning

Når du skanner Closeduden nedarvning, er hvert konvolutark bærer af al information. Du skal ordne dokumenterne sådan, at der før hvert nyt dokument kommer et konvolutark med alle oplysninger.

I dette eksempel er der 3 breve, hvoraf det sidste har et bilag. De indskannes, så hvert brev registreres til sagsbehandleren HBL.

Forskellige oplysninger på konvolut- og dokumentskilleark

Du kan bruge Closedforskellige oplysninger konvolutskilleark og dokumentskilleark. Det betyder at du f.eks. kan registrere een sagsbehandler på hoveddokumentet - med konvolutskillearket, og en helt anden sagsbehandler på bilaget - med dokumentskillearket.

I dette eksempel arver brevet sagsbehandleren LOF medens bilaget arver sagsbehandleren HBL.

Skanning med manuel registrering

Med skilleark

Du kan Closedbenytte skilleark, når du skanner til manuel registrering. Så kommer dokumenterne ind i registreringsprogrammet hver for sig. Du kan udelukkende bruge konvolutark - KON SKB1 -  til dette formål.

I dette eksempel er der 4 breve. Når de indskannes, bliver hvert enkelt brev registreret til sagsbehandler HBL.

Du kan ikke bruge bilagsskilleark - hvert dokument uanset skilleark opfattes som et selvstændigt dokument.

Når du skal Closedregistrere et dokument, skal du huske at blade frem til sidste side i dokumentet.

Når du har registreret dokumentet - klikket på Registrer-knappen, bliver det næste dokument vist.

Hvis du vil opdele dokumentet i flere dele, skal du blot blade frem til den side, der skal være sidste side i den første del af dokumentet. Når du klikker på Registrer-knappen, gemmes denne del af dokumentet som et selvstændigt dokument i WorkZone.

Uden skilleark

Du kan helt Closedundlade at bruge skilleark. Når du skanner en stabel dokumenter på denne måde, ligger de i registreringsprogrammet som et stort "dokument". Du kan blade hele stablen igennem fra side til side. Du har f.eks. skannet en bunke med 23 stykker papir. Disse 23 stykker papir udgør i virkeligheden 6 særskilte dokumenter.

Her er vist en bunke med 9 dokumenter af forskellig art. Når de er skannet uden skilleark, ligger de som vist her i een stor stabel uden adskillelse.

Blad frem til den sidste side i det første dokument - f.eks. til den fjerde side, indtast oplysninger i de felter, du vil udfylde. Klik så på knappen Registrer. Nu er det første dokument på 4 sider blevet udskilt og sendt til WorkZone. Fortsæt på denne måde til du har registreret alle dokumenterne.