Administrer gemte søgelister

Du kan gemme og genbruge de søgelister, du opretter og dele søgningerne med andre og bruge de gemte søgninger som grundlag for andre søgninger, brugerdefinerede faneblade eller muligheder i listerne.


Gem en søgning som en liste

Når du gemmer en søgning bliver du automatisk ejer af søgningen.

En ejer af en søgning kan dele søgningen med andre brugere, opdatere søgningen og tildele den til en anden bruger. Når du overfører en søgning til en anden bruger, overfører du ejerskabet af søgningen og den nye bruger bliver ejer af søgningen.

Brugere, der ikke er ejere af en søgning, kan bruge søgningen i en liste og bruge den delte søgning som et grundlag for deres egne, nye søgninger.

Opret en gemt søgeliste.

  1. Åbn en søgeside som beskrevet i Opret din søgning trin 1-2.
  2. Udfyld de relevante søgefelter, og klik Søg.
  3. For at opdatere dine søgeresultater skal du redigere søgekriterierne og klikke Søg.

  4. I båndet, klik Gem for at åbne formularen Gem søgning.
  5. Indtast et navn og eventuelt en beskrivelse af søgelisten.
  6. Klik Gem. Du kan nu finde din gemte søgeliste i navigationsruden under Mine lister.
  7. Se Administrer lister for flere oplysninger om hvordan man føjer en liste til navigationsruden.

Rediger en gemt søgeliste

Du kan ændre en gemt søgning, så den afspejler din organisations behov.

Du kan:

  • Rediger din egen gemte søgning og søgekriterier.
  • Hvis du omdøber en søgning, oprettes en dermed en ny søgning med de samme eller ændrede kriterier.
  • Opret en ny søgning baseret på din egne gemte søgning med samme eller andre kriterier.
  • Opret en ny søgning baseret på en delt søgning, som ejes af en anden bruger.

Rediger en gemt søgning

Hvis du er ejer af en søgning, kan du redigere søgningen, ændre kriterier og derefter opdatere søgningen eller gemme den som en ny søgning.

Hvis du ikke er ejer af en delt søgning, kan du ikke overskrive (eller opdatere) søgningen, selvom den er delt med dig. Du dog gemme den redigerede udgave af søgningen som en ny gemt søgning med dig som ejer. Du kan derefter dele den nye gemte søgning.

Hvis du redigerer en søgning, som du ikke er ejer af, skal du være sikker på at navnet på søgningen ikke er identisk med den oprindelige.
Navnet på søgningen ændres, når du klikker Gem.

Alle elementer, der bruger en søgning, opdateres, når ændringerne på søgningen gemmes.

Hvis kolonnen Ejer ikke vises i listen, kan du tilføje den for at se, hvem der ejer den delte søgning. Se Tilføj/fjern kolonner i en liste.

Slet en gemt søgeliste

Du kan slette en gemt søgeliste, hvis den ikke behøves eller bruges længere.

Du kan kun slette søgninger, du ejer.

Når du sletter en gemt søgning, vil alle elementer, der er baseret på den gemte søgning, f.eks brugerdefinerede detaljefaner, også blive slettet. Hvis den søgning, du vil slette findes i en eller flere delte konfigurationer, vises et overblik over de konfigurationer, der indeholde den. Du skal bekræfte din sletning af søgningen for at opdatere konfigurationerne.

Hvis kolonnen Ejer ikke vises, kan du tilføje den for at se, hvem der ejer den delte søgning. Se Tilføj/fjern kolonner i en liste.

Opret en ny søgning baseret på en gemt søgning.

Du kan oprette en ny søgning baseret på en eksisterende delt eller gemt søgnings kriterier. På denne måde, kan du oprette flere forskellige grundsøgninger, som kan bruges som skabeloner for flere tilpassede søgninger. Søgninger, som er baseret på andre søgninger opdateres ikke, hvis den oprindelige søgning ændres.

Hvis kolonnen Ejer ikke vises, kan du tilføje den for at se, hvem der ejer den delte søgning. Se Tilføj/fjern kolonner i en liste.

Del en gemt søgeliste

Når du har gemt en søgning, kan du dele den med hele din organisation eller med udvalgte brugere, inklusive grupper af brugere. Andre brugere kan også bruge delte søgninger som søgninger på lister eller som grundlag for en ny søgning.

Important: Husk at føje dig selv til listen over brugere, som søgningen deles med.

Du kan kun dele en søgning ad gangen.

Se brugere som søgningen deles med.

Hvis du vil se hvem, du deler en søgning med, kan du bruge formularen Del søgning.

Omfordel en delt søgning.

Hvis du har delt en af dine søgninger, kan du omfordele den til en af de brugere, som du har delt søgningen med. Du kan ikke omfordele de søgninger, du ejer, men ikke har delt.

Når du omfordeler en søgning til en anden bruger, overgiver du også ejerskabet af søgningen. Den bruger, som tildeles søgningen bliver nu den nye ejer.

Du kan også omfordele en delt søgning, som du ikke ejer, hvis ejeren (en WorkZone-bruger) er inaktiv, f.eks., hvis ejeren ikke længere er en del af din organisation. Dette er for at gøre det muligt at redigere delte søgninger, der bruges ofte, også selvom den oprindelige ejer ikke længere er en del af organisationen.

Du kan tildele den delte søgning til dig selv ved at angive [@me] i feltet.

Hvis kolonnen Ejer ikke vises, kan du tilføje den for at se, hvem der ejer den delte søgning. Se Tilføj/fjern kolonner i en liste.

 

Gem en søgning som en brugerdefineret detaljefane

Du kan oprette en ny detaljefane på en sag, et dokument eller en kontakt, for at få vist mere specifikke lister over dokumenter og parter. Du kan, for eksempel i stedet for at have en standard-fane med aller parter, have en bestemt fane, der kun viser parter med typen Kommuner.

Filtrer dokumenter er kun tilgængelige på sager.

Opret en brugerdefineret fane

For at oprette din egen brugerdefinerede fane, skal du først definere søgekriterier til filteret, anvende filteret og gemme de efterfølgende resultater som en fane.

Konfigurer en brugerdefineret fane

Du kan omdøbe en brugerdefineret fane, redigere et brugerdefineret filter og fjerne en brugerdefineret fane. Du kan kun omdøbe standardfaner.