Listehandlinger

Her beskrives de grundlæggende opgaver i forbindelse med lister. Se også Gem og genbrug søgelister.


Åbn en liste i en ny fane

  1. Vælg den liste på fanen Hjem, som du gerne vil åbne i en ny fane.
  2. I hovedbåndet, klik Åbn i ny fane eller klik på rulleknappen på musen.


Åbn et elements detaljeside fra en liste

Hvis du åbner mere end ét element fra listen, vil detaljesiden for hvert element (for eksempel en sag, et dokument eller en kontakt) åbne i en ny fane. Dette gør navigationen lettere og giver dig et hurtigt overblik over hvert åbent element.

  1. Åbn en liste med det element, hvis detaljeside du vil åbne.
  2. Dobbeltklik på elementet. Elementets detaljeside åbner i en ny fane.


Tilføj/fjern kolonner i en liste

Lister viser de mest anvendte oplysninger i kolonnerne, men du kan tilpasse, hvilke data, der vises i listekolonnerne ved at tilføje eller fjerne kolonner i listen.

For at tilføje/fjerne kolonner i en liste

  1. Åbn en liste og højreklik i kolonnerne øverst for at åbne en liste over alle tilgængelige kolonner1.
  2. I listen, vælg den kolonne, du vil have vist i listen. En kolonne, der ikke vælges, vises ikke på listen.

1Du kan vælge Mere... Åbne formularen Vælg kolonner. I formularen Vælg kolonner kan du tilpasse listekolonnerne og definere de enkelte kolonners bredde i pixels og nulstille indstillingerne til listekolonnerne.


Arbejde med flere listeelementer

Når du arbejder med lister, kan du udføre nogle af funktionerne på båndet på flere valgte elementer på en liste. Se Om knapper på båndet

  1. Vælg det element fra listen, som du vil arbejde med. Tælleren på knapperne på båndet viser, hvor mange af de valgte elementer en specifik knaps funktion kan udføres på.
  2. Klik på en knap i båndet eller højreklik et element i listen og vælg en mulighed fra listemenuen for at anvende denne funktion på de valgte elementer.

Du kan se og redigere op til 50 lister på samme tid. Hvis du har indblikket MULTIEDIT, kan du se og opdatere op til 500 listeelementer på samme tid.


Rediger et eller flere elementer fra en liste

Du kan redigere metadata på et listeelement, f.eks. kan du ændre sagsbehandler på en sag direkte i navigationsruden i listen Åbne sager.

Rediger et enkelt element på en liste

  1. Vælg det element fra listen, som du vil redigere.
  2. I hovedbåndet, klik Rediger eller højreklik listeelementet og vælg Rediger.
  3. Foretag dine ændringer ved at indtaste eller vælge en ny værdi.
  4. Klik Gem.

Rediger flere elementer på en liste

Når du arbejder med sags- og dokumentlister, kan du redigere noget af deres metadata direkte fra listen.

  • Når du har markeret flere sager på en gang, kan du redigere sagsbehandler, ansvarlig enhed, udførende enhed, status, sagstype, planlagt afslutningsdato, afsluttet dato, læseadgang, bevaringskode og standarddokumentklassificering. Du kan også redigere sagsinformation og datotyper.
  • Når du har markeret flere dokumenter på en gang, kan du redigere dokumenttype, ansvarlig enhed, sagsbehandler udførende enhed, dato på svarfrist, sagstype, planlagt afslutningsdato, afsluttet dato, læseadgang, bevaringskode og klassificering. Du kan også redigere dokumentinformation og datotyper.
  • Du kan kun redigere kontaktinformation og datotyper, når du har markeret flere kontakter.
  • Du kan redigere henvisningstype fra lister, som viser dokumenthenvisninger og sagshenvisninger.

Når du vælger flere sager eller dokumenter og redigerer dem fra en liste, er de stadig valgt, efter at du har afsluttet redigeringen og du kan fortsætte med at redigere uden at skulle markere dem igen.

Note: Du kan nu føje nye værdier til flere elementer på en gang. Hvis du skal føje flere nye værdier til flere elementer, for eksempel, hvis du har brug for at ændre felterne Planlagt afsluttede og Afsluttede på flere sager, skal du først opdatere feltet Planlagt afsluttede og derefter datoen Afsluttede for alle de valgte sager.

  1. Åbn en liste med flere elementer, som du vil redigere.
  2. I hovedbåndet, klik Rediger eller højreklik listeelementet og vælg Rediger.
  3. Vælg de felter, du vil opdatere fra listen for at åbne formularen Rediger. Det valgte felt bliver vist i titlen på formularen Rediger.
  4. I formularen Rediger skal du indtaste den nye værdi for det valgte felt og klikke Gem.

Hvis sager, dokumenter eller kontakter, der er markeret til masseredigering, indeholder skjulte brugerdefinerede felter (brugerdefinerede felter, der er oprettet, men ikke føjet til de respektive detaljesider), kan du aktivere disse felter, så de kan masseredigeres.

  1. Åbn en liste med flere elementer, som du vil redigere.
  2. Markér de elementer, du vil redigere og, i hovedbåndet, klik Rediger > Aktivér egenskaber til redigering for at åbne formularen Konfigurer bånd. Du kan også højreklikke listeelementet og vælge Rediger > Aktivér egenskaber til redigering. Du kan også klikke Konfigurer bånd i hovedbåndet for at åbne formularen Konfigurer bånd.
  3. I formularen Konfigurer bånd > Menuen Rediger, vælg de nedtonede brugerdefinerede felter, som du vil aktivere til masseredigering, der viser de markerede felter i menuen Rediger. Du kan også rydde felterne for at skjule dem i menuen Rediger.
  4. Klik Gem for at gemme dine ændringer på din personlige konfiguration.
  1. Åbn en liste med flere elementer, som du vil redigere.
  2. I hovedbåndet, klik Rediger eller højreklik listeelementet og vælg Rediger.
  3. I listen, vælg Information for at åbne formularen Rediger informationer.
  4. I formularen Rediger Informationer:
    1. I feltet Informationstype, vælg det informationstypefelt, du vil redigere.
    2. I feltet Informationsværdi, indtast værdien for det valgte informationstypefelt
    .
  5. I feltet Rediger:
    • Vælg Tilføj for at føje den valgte informationstype og værdi til fanen Information i elementets detaljefane.
    • Vælg Fjern for at fjerne den valgte informationstype og værdi fra fanen Information i elementets detaljefane. Kun de felttyper og -værdier, der svarer til præcis den informationstype og -værdi, du har indtastet i formularen Rediger information fjerne fra de valgte elementer.
  6. I dialogen Bekræft, klik Ja for at bekræfte dit valg (TIlføj eller Fjern).
  1. Åbn en liste med flere elementer, som du vil redigere.

  2. I hovedbåndet, klik Rediger eller højreklik listeelementet og vælg Rediger.
  3. I listen, vælg Dato for at åbne formularen Rediger Dato.
  4. I formularen Rediger Dato:
    1. I feltet Datotype, vælg det datotypefelt, du vil redigere.
    2. I feltet Datoværdi, vælg datoen for det valgte datotypefelt. Du kan klikke på ikonet Åbn kalender i feltet Dato for at åbne en kalender, der kan hjælpe med at vælge en gyldig dato.
  5. Klik Rediger og...
    • Vælg Tilføj for at føje den valgte datotype og -værdi til fanen Datoer i elementets detaljefane.
    • Vælg Fjern for at fjerne den valgte informationstype og værdi fra fanen Datoer i elementets detaljefane. Kun de felttyper og -værdier, der svarer til præcis den datotype og -værdi, du har indtastet i formularen Rediger dato fjernes fra de valgte elementer.
  6. I dialogen Bekræft, klik Ja for at bekræfte dit valg (TIlføj eller Fjern).
  1. Åbn en liste med flere elementer, som du vil redigere.
  2. I hovedbåndet, klik Rediger eller højreklik listeelementet og vælg Rediger.
  3. I listen, vælg:
    • Kontakthenvisninger (til kontakter).
    • Parter (til  Sager og Dokumenter).
  4. Formularerne Rediger Parter eller Rediger kontakthenvisninger vises alt afhængig af om du redigerer sager og dokumenter eller kontakter.
  5. I formularen Rediger parter eller rediger kontakthenvisninger:
    • Vælg en type til at filtrere kontakterne, der skal tilføjes eller fjernes i feltet Type.1
    • Vælg en rolle til at filtrere kontakterne, der skal tilføjes eller fjernes i feltel Partrolle.1
    • I feltet Part, vælg navn/ID på den kontakt, der skal tilføjes eller fjernes.
  6. I feltet Rediger:
    • Vælg Tilføj for at føje parten eller kontakthenvisningen til de kontakter, der er valgt i listen.
    • Vælg Fjern for at fjerne parten eller kontakthenvisningen fra de kontakter, der er valgt i listen.
  7. I dialogen Bekræft, klik Ja for at bekræfte dit valg (TIlføj eller Fjern).

1 Du behøver ikke filtrere kontakterne ved type eller rolle, men filtre kan hjælpe dig, når du skal vælge kontakten, du skal tilføje eller fjerne ved at gøre listen over kontakter kortere i feltet Part.


Vis listeelementet i indholdsruden

Du kan se yderligere oplysninger på et listeelement i indholdsruden.

Example: Du kan få vist et dokument fra listen Dokumenter på sagsdetaljesiden i indholdsruden.

Important: PDF-dokumenter kan kun vises i indholdsruden fra detaljesiden.

  1. Åbn en liste, for eksempel Dokumenter.
  2. Vælg et dokument.
  3. I hovedbåndet, klik Vis eller højreklik listeelementet og vælg Vis for at vise en liste over parter og bilag i visningsruden.


Vis bilag

Du kan udvide et hoveddokument for at se dets bilag i dokumentlisten. For at gøre dette skal du klikke på den lille sorte trekant på venstre side af dokumentet. Du kan se følgende oplysninger om hvert bilag:

  • Filtype vist ud fra ikonet.
  • Dokumentnummer
  • Dokumentnavn

Dobbeltklik på et specifikts bilags navn for at se alle oplysningerne om det. Dokumentdetaljesiden åbner i en ny fane.


Vis undersager

Du kan udvide en oversag for at se dens undersager i sagslisten. For at gøre dette skal du klikke på den lille sorte trekant til venstre for sagen. Du kan se følgende oplysninger om hver undersag:

  • Sagsnavn
  • Sagsnummer

Dobbeltklik på en specifik undersags navn for at se alle oplysningerne om den. Sagsdetaljesiden åbner i en ny fane.

En undersags undersager vises ikke i denne liste.


Eksportér en liste til Excel

Du kan eksportere enhver liste fra WorkZone Client til Excel og få alle oplysninger om denne listes elementer automatisk indsat i et Excel-dokument i samme rækkefølge og med de samme kolonnenavne som i WorkZone Client.

Notes:  

  • Du kan redigere et eksporteret Excel-dokument (for eksempel for at danne en rapport), på samme måde som du ville redigere ethvert andet Excel-dokument. De ændringer, du foretager i Excel-dokumentet, gemmes dog IKKE i WorkZone Client.
  • Du kan til enhver tid få seneste version af en eksporteret liste og dens elementer i WorkZone Client ved at eksportere listen igen.

Eksportér en liste til Excel

Første gang du eksporterer en liste fra WorkZone til Microsoft Excel, skal du indstille din Excel-forbindelse.

For at indstille din Excel-forbindelse, skal du definere sikkerhedsniveauet for dit aktuelle regneark og for den aktuelle forbindelse, der bruges til at integrere Excel med WorkZone.

  • Privat: Dit regneark og din forbindelse vil ikke kunne kommunikere med hinanden eller andre regneark.
  • Organisation: Dit regneark og din forbindelse kan kun kommunikere med andre regneark, der på organisationsniveau.
  • Offentlig: Dit regneark og din forbindelse kan kommunikere med alle andre regneark.

Når du har indstillet forbindelsen, behøver du kun at angive sikkerhedsniveauet for det aktuelle regneark næste gang du eksporterer WorkZone-data til Excel.

  1. Vælg en liste, som du vil eksportere til Excel.
  2. I båndet, klik Eksportér til Excel for at åbne et nyt Excel-ark, der indeholder informationerne fra de valgte listeelementer, der er eksporteret i samme rækkefølge og med samme kolonnenavne som i WorkZone Client.
  3. I det øverste panel i Excel-regnearket, klik Aktivér redigering og derefter Aktivér indhold så regnearket kan opdateres med data fra WorkZone.
  4. I formularen Niveauer for beskyttelse af personlige oplysninger, angiv sikkerhedsniveauet for data for dit aktuelle regneark for at starte dataoverførslen fra WorkZone til regnearket.
  5. Du kan arbejde med regnearket og gemme det lokalt.

I Microsoft Excel, klik Data > Forespørgsler og forbindelser for at åbne panelet Forespørgsler og forbindelser, hvor du kan følge med i behandlingen af dataoverførslen fra WorkZone i WorkZone OData-forbindelsen.

Opdater en eksporteret liste fra Excel

Du kan opdatere en eksporteret liste i Excel og få den seneste version af denne liste i WorkZone Client.

  1. Åbn Excel-dokumentet med en eksporteret liste.
  2. På fanen Data, klik Opdater alle i gruppen Forespørgsler og forbindelser.
  3. Hvis du har redigeret tilhørende tekster for kolonner, overskrives dine ændringer med de tilhørende tekster fra WorkZone.

Du kan beskytte dine ændringer i kolonnen ved at redigere de tilhørende tekster for kolonner i den forespørgsel, der bruges til at udtrække WorkZone-data og på denne måde undgå at WorkZone-formularen opdaterer dine tilhørende tekster for kolonnerne, når du opdaterer data i regnearket.


Filtrer en liste

Du kan filtrere enhver liste for, for eksempel, at få vist en delmængde af dens indhold eller finde et særligt element. Du kan tilføje et filter på en eller flere kolonner på en liste. Når en listekolonne er filtreret, vises kolonnens titel med gul baggrund.

Gem filter

Det anvendte filter bliver automatisk nulstillet, når du åbner en ny liste. Du kan gemme dit listefilter i din nuværende konfiguration ved at markere afkrydsningsfeltet Gem filter, når du opretter filteret. Alle gemte listefiltre slettes, hvis du nulstiller din konfiguration, som også gendanner standardkonfigurationen. Hvis du ikke ønsker at nulstille hele konfigurationen, kan du gendanne et listefilter ved at fjerne alle filterkriterier og gemme filteret.

De anvendte listefiltre gemmes i din private konfiguration og kan ikke fordeles som en del af en WorkZone-konfiguration.

Anvend et filter

  1. Åbn en liste, du vil føje et filter til.
  2. Peg på navnet på den kolonne, du vil filtrere. Kolonnens filterikon vises.
  3. Klik på filterikonet i kolonnen for at åbne dialogen filet.
  4. I dialogen Filter, klik på det tomme felt for at åbne en liste og filterkriterier. Hvis du kender navnet på det kriterium, du vil anvende, kan du indtaste navnet for at søge efter det i listen. For at tilføje flere filterkriterier, klik på feltet igen og gentag disse trin.
    Afhængig af kolonnetypen kan du vælge filterkriterier såsom datointerval, fritekst eller en værdi såsom @Me, @My unit, @Empty eller @Filled in.
  5. Hvis du vil gemme filteret i din konfiguration, markér afkrydsningsfeltet Gem filter.
  6. Klik Anvend for at tilføje filteret og lukke dialogboksen.

Fjern et filter

Du kan nulstille ethvert listefilter, hvilket også fjerner alle filtre fra listen. Hvis du har flere listekolonner med hver deres filter, slettes alle filtre.

Hvis du vil fjerne et listefilter fra en kolonne, men vil beholde filtrene på de andre kolonner, skal du redigere det filter, du vil nulstille og fjerne alle filterkriterier kun fra dette filter.

  1. Åbn en liste, du vil fjerne et filter fra.
  2. Klik på ikonet for at åbne dialogen Filter.
  3. I dialogen Filter, klik Nulstil alle filtre for at fjerne alle listefiltre fra listen, luk derefter dialogboksen.

Skift et filter

Hvis du vil fjerne enkelte værdier fra dit filter, skal du:

  1. Åbne en liste, du vil redigere filtre på.
  2. Klik på filterikonet i kolonnen for at åbne dialogen filter.
  3. I dialogen Filter, klik på krydset foran de værdier, du vil fjerne.
  4. Hvis du vil gemme filteret i din konfiguration, markér afkrydsningsfeltet Gem filter.
  5. Klik Anvend for at gemme dine ændringer, dialogen lukker derefter.