Modtagerliste

For at sende breve med WorkZone Mass Dispatch, skal du oprette en modtagerliste. Hver kontakt i listen vil modtage brevet.

Modtagerlisten er en Microsoft Excel-projektmappe med to obligatoriske ark, der beskriver modtagerne; et schema-ark og et data-ark.

• Contacts.Schema—påkrævet navn på schema-arket. Dette ark indeholder systemoplysninger om de aliasser, der er angivet i data-arket, eller som er taget fra WorkZone-databasen. Cellen A1 skal henvise til navnet på data-arket.
• Contacts - Dette er data-arket og det kan navngives som du vil. I eksemplet nedenfor er arket navngivet Recipients. Oplysningerne fra dette ark udfylder brevskabelonen, når du har startet masseforsendelsen.

Note: I denne release er det kun skemaer for kontakter og sager, der understøttes. Skema-ark for dokumenter (journaler) og brugerdefinerede felter understøttes ikke.

Hvis du vil gemme afsendte breve på enkelte sager per modtager, kan du føje et nyt sæt af skema- og data-ark til Microsoft Excel-projektmappen.

• Files.Schema-påkrævet navn for schema-arket. Dette ark angiver forholdet mellem sager og modtagere i masseforsendelsen, og arket indeholder systemoplysninger om de aliasser, der er angivet i data-arket eller hentet fra WorkZone-databasen. Cellen A1 skal henvise til navnet på data-arket.
• Sager- Du kan navngive dette ark som du vil. Dette ark indeholder de sager, som de afsendte breve skal gemmes på.

Modtagersagerne kan enten være eksisterende sager, som du angiver i modtagerlisten eller nye sager, som oprettes på baggrund af sagsskabelonen og oplysninger, som du angiver i dialogboksen Start masseforsendelse. Se Start en masseforsendelse (trin 10-11).

Arket Contacts.Schema

Alle strenge i fanen Contacts.schema, med undtagelse af Type, skelner mellem store og små bogstaver.

Example: Dette eksempel illustrerer fanen Contacts.Schema i en modtagerliste, som indeholder grundlæggende personlige oplysninger.

Cellen A1 henviser til navnet op arket Kontakter. WorkZone Mass Dispatch påkræver en fastlagt struktur i modtagerlisten før den kan bearbejde den, så det er nødvendigt at angive felterne i arket som beskrevet i feltet nedenfor.

Feltnavn
Alias	Navnet på det felt, der bruges på fanen Kontakter og i brevskabelonerne.
ServerPath	Sti til feltværdierne i WorkZone Content Server. Hvis dette felter er tomt, vil oplysningerne ikke blive trukket for WorkZone Content Server, men fra arket Kontakter. Tip: Du kan bruge WorkZone QueryBuilder til at se tilgængelige felter og deres stier.
Type	Dette felt skelner ikke mellem store og små bogstaver. Indtast en af følgende typer: bool uint byte long sbyte ulong char short decimal ushort double string float DateTime int
Constraint	Indtast Required, hvis feltværdierne ikke må være tomme. Indtast ServerKey i det felt, der skal bruges som nøgle.

Note: Felttypen FieldTime bruges til at definere både dato og tid. I brevskabelonen, skift formatering i flettefeltet for typen DateTime for at få det ønskede format for datoer og tidspunkter. Se mere i Tips til formatering af dato, valuta og antal.

Arket Kontakter

Arket Kontakter indeholder de WorkZone-kontakter, der vil modtage brevene med WorkZone Mass Dispatch og de oplysningerne om pågældende kontakter. I dette ark repræsenterer kolonnerne de felter, der angives i arket Contacts.Schema og rækkerne repræsenterer værdier.

Note: De kontakter, som du føjer til modtagerlisten, skal eksistere som kontakter i WorkZone før masseforsendelsesprocessen kan sende til dem. Valideringen vil registrere om kontakten eksisterer. Hvis en kontakt ikke eksisterer, vil valideringen tilføje en fejl i valideringsrapporten. Du kan derefter oprette de manglende kontakter i WorkZone, eller du kan vælge at fortsætte masseforsendelsesprocessen uden at sende til disse kontakter.

Example: Arket Kontakter I dette eksempel er arket navngivet Recipients.

Note: Hvis en celle i arket er tom og der er angivet en serversti for aliaset, vil værdien blive taget fra WorkZone Content Server. I eksemplet ovenfor, bliver værdierne for aliasserne AddressMain, AddressSuppl og ZIPcode udfyldt fra WorkZone Content Server.

Arket Files.Schema

Arket Files.Schema bruges til at angive forholdet mellem sager og modtagerne af masseforsendelsen.

Cellen A1 henviser til navnet på data-arket (i dette eksempel er det Cases-arket). WorkZone Mass Dispatch påkræver en fastlagt struktur i på felterne før de kan bearbejdes, så det er nødvendigt at angive felterne i arket som beskrevet i feltet nedenfor.

Feltnavn
Alias	Det feltnavn der bruges på Cases-arket.
ServerPath	Sti til feltværdierne i WorkZone Content Server. Du kan bruge WorkZone QueryBuilder til at se tilgængelige felter og deres stier.
Type	Dette felt skelner ikke mellem store og små bogstaver. Indtast en af følgende typer: bool uint byte long sbyte ulong char short decimal ushort double string float DateTime int json
Constraint	Indtast ServerKey i det felt, der skal bruges som kontaktnøgle. Indtast ForeignKey i det delt, der udpeger eksisterende sager. I det ovenstående eksempel vil sagerne med numrene udfyldt i feltet CaseNo. på arket Sager blive brugt til at opbevare de dokumenter, der skal sendes. Felter uden begrænsninger bruges til at oprette de nye sager.

Arket Cases

Arket Sager er et data-ark, der indeholder nødvendige oplysninger, der bruges til at finde eller oprette sager, hvor de afsendte breve gemmes. Arket Sager kan kun indeholde modtagere, der også står i arket Contacts.

I arket Cases repræsenterer kolonnerne de felter, der er defineret i arket File.Schema og rækkerne repræsentere værdier. De afsendte breve gemmes på de eksisterende sager, der er angivet for modtagerne. Hvis der ikke er angivet et sagsnummer, vil et brev i stedet blive gemt på en ny sag eller på forsendelsessagen, alt afhængigt af hvad, du angiver i dialogboksen Start masseforsendelse. Se Start en masseforsendelse (trin 10).

Note: Hvis en celle er tom og serverstien er angivet for aliasset, vil værdien blive taget fra den sagsskabelon, der er angivet i fanen Modtagersager i dialogen Start masseforsendelse.
Hvis der er angivet en modtager i arket Modtagere, men ikke i arket Sager, vil der blive oprettet en ny sag for modtageren, hvis afkrydsningsfeltet Opret modtagersager er valgt i dialogen Start masseforsendelse. Se Start en masseforsendelse (trin 10).

Validering

For sikre at forsendelsen lykkes, skal de følgende krav på modtagerlisten være opfyldt:

• Alle felter er tilknyttet hinanden på tværs af schema- og data-arkene. For eksempel skal alle felter i arket Contacts.Schema også findes i arket Contacts og alle felter i arket Contacts skal være defineret i arket Contacts.Schema.
• Alias og type skal være udfyldt for hvert felt.
• Hvert felt har et unikt alias og en unik serversti.
• Serverstier indeholder bogstaver, tal, understregningstegn og skråstreger.
• Det er kun et felt, der er angivet som ServerKey. Vær opmærksom på at nøgleværdierne skal være unikke i WorkZone.
• Hvis der er angivet en ServerKey i data-arket Cases, skal den svare til den ServerKey, der er angivet i data-arket Contacts.