Start en masseforsendelse
Du starter og sender en masseforsendelse fra WorkZone Client. En masseforsendelsesproces består af tre trin:
Prerequisites:
- Du skal være tildelt indblikket MASSDISPATCH for at kunne starte en masseforsendelsesproces.
- Du skal være tildelt indblikket MASSDISPATCHSEND for at kunne sende en masseforsendelse.
- Du skal have forberedt en Modtagerliste og en Brevskabelon og gemt dem på en sag. Denne sag fungerer nu som forsendelsessagen, hvor du kan administrere den aktuelle masseforsendelse.
- I WorkZone Client, åbn den forsendelsessag, som modtagerlisten og brevskabelonen er gemt på.
- Klik Proces > Start Masseforsendelse.
- Indtast en titel på masseforsendelsen i feltet Titel. Titlen vil blive brugt som navnet på Mass dispatch-processen og som titlen på den mail, der sendes til modtagerens indbakke i e-Boks. Som standard benyttes titlen på den aktuelle sag. Når du vælger et brev, ændres titlen automatisk til navnet på brevet. Du kan ændre titlen.
- I feltet Modtagerliste, vælg den modtagerliste, som du vil bruge. Vælg den Excel-projektmappe, der indeholder de modtagere, du vil sende brevet til. Se Modtagerliste.
- I feltet Brev, vælg den brevskabelon, du vil bruge.
- I feltet Udeladte CPR-statuskoder, vælg de statuskoder, som du vil ekskludere fra forsendelsen, for eksempel, 80, inaktiv, udrejst eller 90, inaktiv, død.
- Vælg en forsendelsesrækkefølge i feltet Forsendelsesrækkefølge. Forsendelsesrækkefølgen kan kun indeholde en e-Boks-afsender, da dette er den eneste afsender, som Mass dispatch understøtter.
- Vælg et materiale i feltet e-Boks-materiale. Materialerne på listen er defineret af din organisation og af e-Boks. For eksempel kan du måske vælge et materiale, der gør det muligt for modtagerene at svare på beskeden, som du skal til at sende.
- Markér afkrydsningsfeltet Send til sagsbehandler, hvis du vil at sagsbehandleren gennemser og godkender masseforsendelsen. Bemærk at sagsbehandleren skal have indblikket MASSDISPATCHSEND for at kunne gennemse og godkende en masseforsendelse. Hvis du ikke markerer afkrydsningsfeltet, vil du, som procesejer, blive godkender på masseforsendelsen.
- Klik på fanen Modtagersager, hvis du vil oprette en ny sag for hver modtager i masseforsendelsen og gem brevet på de nye sager. Hvis du ikke vil oprette nye modtagersager, kan du springe trin 10-11 over.
- På fanen Modtagersager, markér afkrydsningsfeltet Opret modtagersager og udfyld de påkrævede oplysninger om sagstitel, sagsgruppe og sagsskabelon, som nye modtagersager skal baseres på.
Hvis du for eksempel vælger 80, inaktiv, udrejst, vil modtagere med denne statuskode ikke modtage et brev selvom de står på modtagerlisten. Valideringsrapporten viser de modtagere, der er blevet ekskluderet fra masseforsendelsen på baggrund af deres statuskode.
Note: Hvis du får beskeden The recipient with id <CPR number> is not subscribing to the material ID <material ID>", er det fordi du forsøger at sende beskeden til en modtager, der ikke er en registreret bruger i e-Boks. Se SmartPost FAQ for en løsning på dette problem.
Når modtagersager oprettes, vil de få samme sagstitel og sagsgruppe, der er angivet i fanen Modtagersager. Andre oplysninger kan også hentes fra Arket Files.Schema og fra den valgte sagsskabelon. I sagsskabelonen kan du angive yderligere metadata, som du vil have føjet til modtagersagerne, for eksempel en sagstekst eller en sagstilstand.
Der oprettes ikke nye sager for de modtagere, der har henvisninger til eksisterende sager i Arket Cases (med en foreign key kolonne).
|
Sagstitelskabelon |
Angiv hvordan sagstitler på nyoprettede modtagersager skal oprettes. Du kan bruge kolonnenavnene fra Arket Contacts.Schema til at definere en titelskabelon. Angiv kolonnenavnene i krøllede parenteser.
Resulterer, for eksempel, i sagstitlen: Amy Duke — 210206-8621 Note: Den titel som du angiver i feltet Sagstitelskabelon overskriver titlen som er angiver i Arket Cases. |
|
Sagsgruppe |
Vælg den sagsgruppe, du vil anvende på nye modtagersager. Andre sagsdata tages enten fra modtagerlisten eller fra den sagsskabelon, som du vælger i feltet Sagsskabelon. Note: Den sagsgruppe, som du angiver i feltet Sagsgruppe, overskriver den sagsgruppe, der er angivet i Arket Cases. |
|
Sagsskabelon |
Vælg en sagsskabelon som du vil bruge som skabelon for nye modtagersager. I sagsskabelonen kan du angive hvilke metadata, du vil have bliver føjet til nye sager som standard, for eksempel sagstype, sagstilstand eller sagstekst. Den sag, du bruger som sagsskabelon, skal have sagsgruppen TEMPLATES, Template case group før dne kan vælges i feltet Sagsskabeloner. |
- Klik Start for at sætte masseforsendelsen i gang. Valideringen af modtagerlisten begynder herefter.
- Klik på fanen Processer og dobbeltklik processen for at åbne den i visningsruden, hvor du kan følge procesforløbet og åbner opgaver, der er relateret til processen.
- Hvis valideringen af modtagerlisten fejler, vil du modtage en opgave med navnet Validér masseforsendelse, se Valider modtagerlisten. Hvis valideringen lykkes, vil masseforsendelsesprocessen gå direkte videre til godkendelsesdelen af processen, hvor du som procesejer vil modtage en opgave med navnet Godkend masseforsendelse. Se Godkend og send en masseforsendelse.
Når du klikker Start i dialogboksen Start masseforsendelse, vil Mass dispatch-processen begynde at validere modtagerne i modtagerlisten. Hvis der findes fejl i modtagerlisten, vil du, som procesejer, modtage en smarttask/smartmail med navnet Valider masseforsendelse.
- Åbn opgaven fra visningsruden i WorkZone Client eller som en smartmail i Outlook, på samme måde som med andre processer. Smarttasken indeholder brevskabelonen, modtagerlisten og en valideringsrapport.
- I smarttasken/smartmailen har du følgende valgmuligheder:
- Klik Gentag, hvis du vil gentage valideringen, når du har rettet fejlene i modtagerlisten. Du kan basere dine rettelser på fejlbeskrivelserne i valideringsrapporten. Du kan gentage dette trin indtil du er tilfreds med modtagerlisten.
- Klik Annuller for at annullere masseforsendelsen og slette valideringsrapporten fra forsendelsessagen.
- Klik Acceptér for at acceptere modtagerlistens indhold og gå videre til godkendelse af masseforsendelsen.
Du kan læse mere om arbejde med opgaver i Arbejde med opgaver i WorkZone Process User Guide.
Ret fejl i modtagerlisten
- I opgaven Validere masseforsendelse, klik på valideringsrapporten for at åbne den.
- Vis eller åbn rapporten. Rapporten viser modtagere, der ikke opfylder kravene for modtagerlisten samt en fejlbeskrivelse ved siden af modtagerne.
Rapporten viser alle fejl i modtagerlisten. Eventuelle fejl kan, for eksempel, være:
- Strukturkravene for modtagerlisten er ikke opfyldt. Tjek og ret fejl i Excel-arket på baggrund af fejlmeddelelserne, der vises i valideringsrapporten. Se Modtagerliste.
- Kontakter i modtagerlisten eksisterer ikke som WorkZone-kontakter.
- Nogle påkrævede felter i modtagerlisten har ikke værdier i WorkZone. I dette tilfælde kan du enten fjerne Required fra feltet i modtagerlisten, hvis det ikke er påkrævede oplysninger, eller du kan tilføje de manglende oplysninger på kontakten i WorkZone.
For en liste over fejl og mulige løsninger, se Fejlhåndtering.
- Klik Gentag i opgaven Valider masseforsendelse for at gentage valideringen indtil du er tilfreds med modtagerlisten.
- Klik Acceptér når du er tilfreds med modtagerlisten og klar til at fortsætte med masseforsendelsen.
Når du klikker Acceptér, genereres et testbrev på baggrund af brevskabelonen og en af modtagerne i modtagerlisten. Som procesejer vil du modtage en smarttask/smartmail med navnet Godkend masseforsendelse. Se Godkend og send en masseforsendelse.
Ret fejl i brevskabelonen
Hvis der er fejl i brevskabelonen, vil forsendelsen fejle og du vil modtage en smarttask/smartmail med navnet Masseforsendelse mislykkedes.
Hvis brevskabelonen ikke indeholder de samme felter som er angivet i modtagerlisten, kan du enten tilføje eller fjerne felterne i brevskabelonen i Microsoft Word, eller fjerne felterne fra modtagerlisten. Felterne skal matche hinanden.
- Klik Færdig for at lukke opgaven Masseforsendelse mislykkedes. Masseforsendelsen annulleres.
- Ret fejlene i skabelonen og start Mass dispatch-processen igen.
Godkend og send en masseforsendelse
Som procesejer, vil du modtage smarttasken/smartmailen Godkend masseforsendelse, når modtagerlisten er valideret og der ikke er nogle fejl i brevskabelonen.
- Åbn opgaven fra visningsruden i WorkZone Client eller som en smartmail i Outlook, på samme måde som med andre processer. Opgaven indeholder et testbrev, modtagerlisten og brevskabelonen.
- I opgaven har du følgende valgmuligheder:
- Klik Godkend, hvis du er tilfreds med testbrevet og er klar til at starte forsendelsen af brevene.
- Klik Gentag, hvis du foretog rettelser i testbrevet eller modtagerlisten. Valideringen gentages og du vil modtage en ny godkendelsesopgave med et nyt testbrev.
- Klik Annuller for at annullere masseforsendelsen. Alle dokumenter, der er blevet genereret vil blive slettet fra forsendelsessagen.
- Klik Videresend hvis du vil videresende godkendelsen til en anden bruger.
Note: Hvis der opdateres kontaktoplysninger efter du har godkendt en masseforsendelse, vil de opdaterede oplysninger ikke blive flettet ind i brevet. Det er nødvendigt at du udfører masseforsendelsesvalideringsprocessen igen for at anvende de senest opdaterede oplysninger.
Hvad sker der efter godkendelse?
Når du godkender masseforsendelsen, vil WorkZone generere brevene og flette data ind i flettefelterne i brevene. WorkZone sender brevene til e-Boks. Når e-Boks har sendt alle brevene, sendes der kvitteringer til WorkZone og der genereres Historikdokumenter. De genererede breve og historikdokumenter gemmes på forsendelsessagen eller på individuelle modtagersager, hvis du har angivet eksisterende sager i modtagerlisten og/eller angivet at nye sager oprettes på baggrund af indstillingerne på fanen Modtagersager i dialogboksen Start Masseforsendelse.
Note: Hvis e-Boks sender en fejl tilbage kvitteringen, vil fejlen blive behandlet i overensstemmelse med de samme regler, som er konfigureret for SmartPost. Se e-Boks errors i WorkZone Process Administrator Guide.
Gem breve på forsendelsessagen
Hvis du ikke angiver en modtagersag for hver modtager i modtagerlisten, vil brevene blive gemt på forsendelsessagen med et Mass dispatch-historikdokument for hele forsendelsen og historikdokumenter for hver enkelte forsendelse. De enkelte historikdokumenter gemmes som bilag på brevdokumentet. Se Historikdokumenter.
I Arket Cases i modtagerlisten, kan du angive en modtagersag for hver af modtagerne eller du kan angive enkelte feltværdier for sagsoprettelse. Oprettelse af nye sager kræver, at du har markeret afkrydsningsfeltet Opret modtagersager og udfyldt indstillingerne på fanen Modtagersager i dialogboksen Start masseforsendelse, se trin 10-11.
Afhængigt af hvordan sagsarket i modtagerlisten er defineret og dine indstillinger på fanen Modtagersager, når du har startet masseforsendelses, kan følgende scenarier finde sted:
- Hvis der ikke er angivet en sag i modtagerlisten og du har markeret afkrydsningsfeltet Opret modtagersager og angivet indstillingerne for nye modtagersager på fanen Modtagersager, vil brevene og historikdokumenterne blive gemt på nyoprettede sager. Se trin 10-11 under Start en masseforsendelse.
- Hvis der er angivet en sag for hver modtager i modtagerlisten og sagen eksisterer, vil brevene og historikdokumenterne blive gemt på de angivne sager. Se Arket Cases.
- Hvis der er angivet en sag, som ikke eksisterer i WorkZone, vil valideringen generere en fejl for modtageren, som vil blive vist i valideringsrapporten.
Når en masseforsendelsesprocess er færdig, genererer WorkZone ét overordnet historikdokument for den samlede masseforsendelse samt historikdokumenter for hver forsendelse. Masseforsendelsens historikdokumenter er dokumenter, der opsummerer handlingerne under masseforsendelsesprocessen. Historikdokumenterne er i .csv-format. Du kan åbne historikdokumenter i Excel, hvis du vil gennemse oplysninger om forsendelserne. Du kan eventuelt gemme .csv-filen som en Excel-projektmappe, som du kan bearbejde yderligere i Excel.
Historikdokumentet for hele masseforsendelsen indeholder en liste over modtagerne med oplysninger om de enkelte forsendelser.
Example: Historikdokument for den samlede masseforsendelse
Historikdokumenterne indeholder følgende oplysninger:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| RecipientCode | Id på modtageren, for eksempel et CPR-nummer eller et CVR-nummer. |
| EboksSubscriber | Hvis værdien i dette felt er True, betyder det at modtageren er registreret som e-Boks-bruger. |
| RecordKey_Value | Dokumentnummeret på det brev, der blev sendt til modtageren. |
| ExternalId |
Eksternt id, der bruges til at spore leveringen af forsendelsen. Hvis beskeden sendes gennem e-Boks og feltet indeholder et id, betyder det, at forsendelsen er gennemført og, at e-Boks har anerkendt modtagelsen af beskeden. |
| ShipmentDate | Dato og tidspunkt for forsendelsen af brevet. |
| ReceiptDate | Dato og tidspunkt for hvornår e-Boks har modtaget brevet og ge-Boksenereret en kvittering. |
|
ShipmentState_Summary |
Viser status på den forsendelse, der blev sendt til hver modtager. Hvis forsendelsen var succesfuld, er status Afsluttet. Hvis forsendelsen fejlede, vises en fejlkode og -beskrivelse i feltet Forsendelsesfejl. |
|
ShipmentError |
En fejlkode og -beskrivelse, der vises ved siden af den modtager, der ikke modtog brevet. |
Gem breve på forsendelsessagen
Hvis du har besluttet dig for at gemme alle de genererede breve på forsendelsessagen, vil de individuelle historikdokumenter blive gemt som bilag på brevene som illustreret nedenfor. Historikdokumentet for hele forsendelsen gemmes også på forsendelsessagen.
Gem breve på modtagersagerne
Hvis du har besluttet dig for at gemme alle de genererede breve på individuelle modtagersager, vil de individuelle historikdokumenter blive gemt på modtagersagen som et bilag på brevet. Historikdokumentet for hel forsendelsen gemmes på forsendelsessagen.
