Arbejde med dokumenter og aktører på en opgave

Efter en proces er startet, for eksempel en basis-forelæggelse eller en udvidet fordeling, kan procesejeren når som helst foretage ændringer på en opgave på vegne af enhver aktør. Hvis du er aktør eller stedfortræder for en aktør i en proces, kan du omrokere, tilføje eller fjerne indhold som for eksempel dokumenter og aktører.

Du skal være online for at kunne redigere en opgave.


Administrere dokumenter og aktører

For at redigere indholdet af en opgave, følg disse trin:

  1. Åbn opgaven. For eksempel kan du åbne en opgave fra oversigten Processer fra en fælles postkasse eller en indbakke, der tilhører en person, som du er stedfortræder for (hvis denne person har givet dig adgang). Du kan også åbne den fra WorkZone Mobile. Se WorkZone Mobile Brugervejledning.
  2. Foretag dine ændringer, for eksempel redigering af godkendere (aktører) og dokumenter.

    3. Rediger aktører eller godkendere

    Klik på for at redigere.

    • Klik på følgende ikoner under Godkendere for at tilføje en aktør eller en godkender:
      • Søg efter aktører eller godkendere. Du kan søge efter kontakter af typen Medarbejder og Organisatorisk enhed, som har en registret mailadresse.
      Vælg en aktørsekvens. Se Arbejde med aktørsekvenser.
    • Fjern en aktør eller en godkender: Klik på i afsnittet Aktører for at fjerne en aktør eller en godkender.
    • Juster rækkefølgen af aktører eller godkendere: Vælg et navn, og træk det op eller ned for at ændre rækkefølgen af godkendere på en opgave.

    Rediger dokumenter

    Klik på for at redigere.

    • Klik på følgende ikoner under Dokumenter til godkendelse eller under Bilag:
      • Søg efter dokumenter med tilknytning til sagen.
      Klik for at anvende et filter til dokumentsøgning. Når du anvender et filter, bliver dokumenter, som er arkiveret eller lukket, kun vist, hvis du har tilføjet dem som favoritter. Ellers vises arkiverede og lukkede dokumenter ikke på filtrerede lister over dokumenter.
      Klik for at søge efter eller filtrere dokumenter, når du arbejder med basishøringer.

      For en høring kan du ikke redigere de dokumenter eller aktører, der er en del af processen, men når du besvarer en opgave, kan du tilføje et dokument i tillæg til din kommentar.

    • Fjern et dokument: Klik på under Dokumenter for at fjerne dokumentet.
    • Juster rækkefølgen på dokumenter: Træk et dokument op eller ned.
  3. Gem dine ændringer på én af disse to måder:
    • Klik Gem. Du kan nu lukke vinduet.

      • - Eller -

    • Hvis det er din opgave, eller hvis den tilhører en person, som du er stedfortræder for, skal du svare ved at klikke Godkend, Afvis, Spring over eller Videresend - se for ekstempel Besvar en forelæggelse.

Opgaven er nu opdateret. Fremtidige aktøre vil modtage det opdaterede indhold i deres opgaver.

Notes:  

  • En opgave vil være låst, hvis en anden allerede arbejder på den, når du åbner den. Se Låste opgaver..
  • Hvis en anden har opdateret en opgave, efter at du har åbnet den, og før du har svaret på den, bliver den automatisk opdateret. Fra WorkZone for Office skal du dog opdatere den, før du svarer. Se Opdater en ændret opgave i hjælpen WorkZone for Office Brugervejledning.