Administrer kontakter

I følgende beskrives de grundlæggende opgaver, der er tilknyttet kontakter. Se også Om kontakter.


Opret en ny kontakt

Hvis du opretter en virksomhed med  CVR eller en person med CPR, se Opret en kontakt via CPR (personer) eller CVR (virksomheder) nedenfor.

  1. I hovedbåndet, klik Kontakt og vælg i menuen den kontakttype, du vil oprette.
  2. En ny detaljeside for kontakten vises på en ny fane.
  3. I kontaktens detaljeside > feltet id, hvis id'et ikke er genereret automatisk, skal du indtaste kontaktens unikke nummer.
  4. I den nye detaljeside for kontakten, angiv eventuelt andre relevante kontaktoplysninger i felterne på fanebladet.
    Læs om felterne i Felter på kontaktdetaljesiden.
  5. I hovedbåndet, klik Gem.

Opret/Opdatér kontakter med CPR (personer) eller CVR (virksomheder)

Opret en ny kontakt eller opdatér en eksisterende kontakt med CPR-nummer

Alle bosiddende i Danmark har et personligt CPR-nummer. Du kan bruge CPR-numre til at hente generelle kontaktoplysninger fra Det Centrale Personregister til WorkZone med CPR-integrationsmodulet, som giver dig mulighed for hurtigt at oprette nye kontakter.

CPR-nummeret skal have følgende format: ddmmåå-xxxx.

Eksisterende CPR-kontakter kan også opdateres automatisk med modulet CPR Batch, som kan af en systemadministrator indstilles til at køre periodisk. CPR Batch opdaterer kun CPR-kontakter, der er importeret og abonnerer på CPR Batch.

Når en kontakt skifter CPR-nummer

Hvis en kontakts CPR-nummer opdateres, for eksempel, hvis pågældende kontakt har registreret et kønsskifte, vil kontaktens tidligere CPR-nummer blive gemt i feltet Tidligere navnekode, så brugere både kan finde kontakten via en søgning på det tidligere CPR-nummer og det nye. Du kan føje feltet Tidligere navnekode til kontaktsøgninger, kontaktlister og kontaktdetaljesider.

Hvis din organisation abonnerer på WorkZone CPR Batch, vil kontaktens data automatisk blive opdateret, også hvis CPR-nummeret ændres.

Hvis din organisation ikke abonnerer på CPR Batch, skal du manuelt opdatere kontakten med CPR Online. Når du manuelt opdaterer kontakten, vil kontaktens gamle CPR-nummer blive vist i en separat formular sammen med det nye CPR-nummer inden der importeres.

Note: Feltet Tidligere navnekode vises ikke som standard og skal føjes manuelt til søgninger og lister. Feltet Tidligere navnekode er skrivebeskyttet og kan ikke opdateres manuelt af WorkZone-brugere.

Prerequisite: CPR Online skal være konfigureret og indstillet til at importere kontakters CPR-data på en korrekt måde fra Det Centrale Personregister CPR  Batch skal være konfigureret og indstillet til at abonnere på opdateringer af kontakters CPR-data på en korrekt måde.

  1. I båndet, klik Kontakt > Personer (med CPR).
  2. I feltet id, klik Importér kontakt for at åbne formularen Importér kontakt med CPR-nummer. Du kan indtaste CPR-nummeret i id-feltet og klikke Importér kontakt.
  3. I formularen Importér kontakt med CPR-nummer, indtast et CPR-nummer i feltet id og klik Søg. Hvis du har angivet et gyldigt CPR-nummer i trin 2, som er nævnt ovenfor, vil feltet id udfyldes med CPR-nummeret på forhånd.
  4. Klik Søg for at søge efter kontaktoplysninger fra Det Centrale Personregister. Søgeresultaterne indeholder også eventuelle nære slægtninge til indehaveren af det pågældende CPR-nummer.

    5. Feltets farve indikerer følgende:

    • Blå: CPR-nummeret eksisterer allerede som en kontakt.
    • Hvis feltet er sort, skyldes det, at et familiemedlem til personen med CPR-nummeret allerede eksisterer som en kontakt.
    • Hvis feltet er gråt, skyldes det, at CPR-nummeret ikke eksisterer som en kontakt.
  5. I formularen Importér kontakt med CPR-nummer, vælg de kontakter, du vil tilføje/opdatere og
    • Klik Opdatér valgte for at opdatere kontaktoplysningerne for de valgte kontakter i formualren Importér kontakt med CPR-nummer.
    • Klik Importer valgte for at importere de valgte kontakter til WorkZone. Kontaktoplysninger opdateres for eksisterende kontakter i overensstemmelse med De Centrale Personregister. Der oprettes nye kontakter, hvis de ikke eksisterer i WorkZone og metadatafelter såsom navn og adresse udfyldes automatisk.

Hvis din organisationer bruger CPR Batch til at opdatere kontakters  CPR-data, oprettes der automatisk et abonnement på opdateringer, når du importerer kontakterne til WorkZone.

Værger og borgere under værgemål

Værger med CPR-numre skal manuelt vælges fra en liste over CPR-kontakter, når den kontakt, der er under værgemål, importeres fra CPR Online.Værger, der ikke har et CPR-nummer vises ikke i listen og bliver som standard importeret automatisk som en kontakt af typen Person (uden CPR), når kontakte under værgemål importeres.

Note: Standardkontakttypen (kendt som navnetype) for værger uden CPR-nummer kan ændres, så den bedre passer din organisations behov. Se mere i Configure CPR Connection

Når der importeres en værge, vil der automatisk blive oprettet en henvisning af typen Værge mellem kontakten og værgen. Hvis det er nødvendigt, opdateres henvisningen, når kontakten opdateres.

Hvis der angives en værge uden CPR-nummer for kontakten, og kontakten abonnerer på opdateringer fra CPR Batch, vil den næste opdatering oprette den nye værge i WorkZone sammen med ny henvisning af typen Værge. Den tidligere værgekontakt vil ikke blive slettet fra WorkZone, men henvisningen mellem den tidligere værge og kontakten vil blive fjernet.

Opret en virksomhedskontakt via CVR- eller P-nummer

Alle virksomheder i Danmark skal have et CVR-nummer (Det centrale virksomhedsregister). Du kan bruge CVR-numre til at hente kontaktoplysninger om virksomheder fra det centrale virksomhedsregister til WorkZone og dermed hurtigt oprette nye kontakter eller opdatere de eksisterende kontakter. Et CVR-nummer er nummer på otte cifre med følgende format: xxxxxxxx. En virksomhed kan have flere adresser, såsom et hovedkvarter og flere produktionsadresser. Hver adresse skal have et unikt P-enhedsnummer (P-nummer). Et P-nummer er et nummer på 10 cifre med følgende format: xxxxxxxxxx. P-enheder kan have det samme CVR-nummer.

Feltet Kommune (hedder Kommunekode i WorkZone Client) kan nu vises i detaljefanen Adresse på sagens detaljeside og kan føjes til kontaktsøgninger via knappen Vis alle felter. Feltet Kommunekode kan også føjes til henvisningsvælgeren for kontakter.

Tip: Du kan søge efter en virksomhed med CVR-nummer, P-nummer og/eller navn på virksomheden. søgninger efter P-nummer er hurtigere end søgninger efter  CVR-nummer. Søgninger efter navn på virksomheden er den langsommeste, da dette er den bredeste søgning.

  1. I båndet, klik Kontakt > Virksomheder (med CVR).
  2. I kontaktens detaljefane, > feltet ID, klik på ikonet Import kontakt for at åbne formularen Importér virksomhed.
  3. I formularen Importér virksomhed > feltet ID, indtast et gyldigt CVR- eller P-nummer for at søge med CVR- eller P-nummer.
  4. (Valgfri) I formularen Importér virksomhed > feltet Navn, indtast et navn på en virksomhed. Du behøver ikke at søge på virksomhedsnavn, hvis du har CVR- og/eller P-nummeret. Du skal indtaste virksomhedens navn præcis som det står registreret i det Centrale Virksomhedsregister. Bemærk at virksomhedens registrerede navn kan være forskelligt fra det normalt kendte navn på virksomheden. Søgningen ser forskel på store og små bogstaver og viser ikke "fuzzy" resultater.
  5. Markér afkrydsningsfeltet Importér kun CVR virksomheder for at ekskludere P-numre fra søgeresultaterne, så kun CVR-numre vises. Hvis du har indtastet et gyldigt P-nummer i feltet ID ovenfor, vises P-nummeret selvom afkrydsningsfeltet er blevet markeret.
  6. Klik Søg for at indlæse virksomhedsdata fra CVR-registret. Søgeresultater omfatter virksomheden, der er søgt på, og dens enheder.

    7. Feltets farve indikerer følgende:

    • Mørkeblå: CVR-nummeret eksisterer allerede som en kontakt.
    • Mørkegrå: CVR-nummeret eksisterer ikke som en kontakt.
    • Lyseblå: P-nummeret eksisterer allerede som en kontakt.
    • Lysegrå: P-nummeret eksisterer ikke som en kontakt.
  7. Vælg de virksomheder og enheder, du vil tilføje som kontakter, og klik på Importér valgte. Når du har klikket på knappen, oprettes de nye kontakter og gemmes i WorkZone. Metadatafelter såsom navn og adresse udfyldes automatisk. Hvis du vælger eksisterende kontakter, opdateres deres oplysninger via det centrale personregister.

Opret en person uden et CPR-nummer eller en virksomhed uden et CVR-nummer

Personer og virksomheder, der ikke er danske skal oprettes som Person (uden CPR) og Virksomheder (uden CVR-nummer).


Rediger en kontakt

Du kan ændre oplysninger på en eksisterende kontakt. For eksempel kan du tilføje og fjerne adresser eller redigere sagshenvisninger.

Du kan redigere kontakter fra detaljesiden eller fra en kontaktliste.

Fra kontaktens detaljeside

  1. Åbn detaljesiden for en kontakt, du vil redigere.
  2. Klik i det metadatafelt, du vil redigere.

    3. -Eller-

    Åbn en relevant detaljefane (for eksempel Sagsreferencer), og foretag dine ændringer.

  3. I hovedbåndet, klik Gem.

Fra en kontaktliste

  1. I fanen Hjem, i navigationsruden, vælg en kontaktliste.
  2. I området med lister, vælg den kontakt, du vil redigere. Du kan vælge og redigere flere kontakter på en gang.
  3. Højreklik kontakten i listen og vælg Rediger og de oplysninger, du vil redigere.
  4. Definer de nye værdier i dialogen og klik Rediger.


Rediger kontakttilstand

  1. Åbn detaljesiden for den kontakt, hvor du vil ændre tilstanden.
  2. Vælg en tilstand fra listen i feltet Tilstand.
  3. Klik Gem for at gemme kontakten. Kontaktens livscyklus er opdateret med den nye tilstand.


Vis en kontakts livscyklus

Livscyklus viser en kontakts forløb siden dens oprettelse; det vil sige:

  • Hvornår feltet Tilstand er blevet ændret.
  • Til hvilken tilstand feltet Tilstand er blevet ændret.
  • Hvem har udført ændringen (kolonnen Udført af).
  • Hvornår kontakten blev oprettet, lukket eller genåbnet (kolonnen Handling).

Følg disse trin for at se en kontakts livscyklus:

  1. Åbn detaljesiden for den kontakt, hvis livscyklus du vil se.
  2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus.

    3. Læs mere om at tilføje og fjerne kolonner i Tilføj flere kolonner.


Luk en adressat

Normalt lukker man en kontakt, hvis kontakten er en organisation, der ikke eksisterer længere.

En lukket kontakt bevares som part de steder, den er tilføjet som part.

  1. Åbn detaljesiden for den kontakt du vil lukke.
  2. Indsæt en dato i feltet Kontakt slutdato.
  3. Klik Gem. Kontakten lukkes fra og med denne dato.


Kopiér en kontakt til udklipsholderen

Du kan kopiere et link til en kontakt i WorkZone og, for eksempel, indsætte det i et dokument.

  1. Åbn detaljesiden for en kontakt, du vil kopiere til din udklipsholder, eller vælg den fra en liste.
  2. I hovedbåndet, klik Del > Kopiér til udklipsholder. Hvis du bruger en kontaktliste, kan du også højreklikke kontakten i listen og vælge Del > Kopiér til udklipsholder
  3. Indsæt linket, for eksempel i et dokument.


Slet en kontakt

Prerequisite:

  • Kontakten må ikke have referencer til sager, dokumenter eller andre kontakter. Fjerne eventuelle henvisninger til disse elementer før du sletter kontakten.
  • Du kan ikke slette kontakter med typerne Medarbejder og Enhed.

Du kan danne dig et overblik over en kontakts henvisninger vha. detaljefanerne Sagshenvisninger, Dokumenter, Henvisninger til slettede dokumenter og Henvisninger til slettede sager på kontaktens detaljeside.

For at slette en kontakt, skal du fortsætte med de følgende trin:

  1. Åbn detaljesiden for den kontakt du vil slette.
  2. I båndet, klik Slet og derefter Ja i dialogen Bekræft.

Important: Kontakter slettes permanent med det samme og kan ikke gendannes.